In vielen mittelständischen Unternehmen füllt sich die Pipeline nach und nach mit Vorgängen, die niemand verkaufen muss. Ein Stammkunde bestellt per E-Mail zehn weitere Kartons, jemand im Innendienst legt ein Geschäft an, damit es „im CRM steht“, und noch am selben Nachmittag ist es gewonnen. Jeder einzelne Fall wirkt harmlos. Zusammen verändern sie, was die Pipeline aussagt. Pomio CRM empfiehlt, vorab festzulegen, welche Aufträge ein Geschäft werden und welche nicht, statt das jedem Einzelnen zu überlassen.
Was schiefgeht, wenn jeder Auftrag ein Geschäft wird
Schnelle Aufträge werden fast immer gewonnen und kosten kaum Zeit. Dadurch steigt die Abschlussquote und die durchschnittliche Zykluszeit sinkt, obwohl sich an der eigentlichen Vertriebsarbeit nichts geändert hat. Das wöchentliche Pipeline-Review füllt sich mit Geschäften, über die es nichts zu besprechen gibt, und der monatliche Abgleich von Forecast und tatsächlichem Ergebnis wird schwerer zu lesen, weil ein Teil des Umsatzes nie im Forecast stand.
Was schiefgeht, wenn kleine Aufträge unsichtbar bleiben
Kleine Aufträge ganz wegzulassen hat ebenfalls seinen Preis. Wer als Kundenbetreuer nicht sieht, dass ein Kunde weniger bestellt als im Vorjahr, verpasst ein frühes Warnsignal, und ein wachsender Strom kleiner Bestellungen kann genau der Anlass sein, einen Rahmenvertrag vorzuschlagen. Die Lösung ist nicht, aus jedem Auftrag ein Geschäft zu machen, sondern das Bestellverhalten beim Unternehmen sichtbar zu machen: eine regelmäßige Umsatzsumme aus dem Rechnungssystem oder eine kurze Aktivität am Unternehmensdatensatz, mit dem richtigen Kunden verknüpft.
Wo Sie die Grenze ziehen
Nutzen Sie dieselbe Art von Prüfung wie bei der Frage, wann ein Lead zum Geschäft wird. Ein Auftrag wird zum Geschäft, wenn mindestens eines davon zutrifft: Es braucht ein Angebot oder einen Vorschlag, jemand im Vertrieb muss aktiv werden, um ihn zu gewinnen, oder der Kunde vergleicht Sie mit einem anderen Anbieter. Sie können eine Betragsgrenze ergänzen, sollten den Wert aber anhand Ihrer eigenen Auftragsgrößen festlegen, statt eine Zahl von anderswo zu übernehmen. Eine Verlängerung oder Erweiterung eines Vertrags zählt als Geschäft, wenn die Konditionen neu verhandelt werden; läuft der Vertrag einfach weiter, nicht. Das passt gut dazu, wiederkehrende und einmalige Umsätze zu trennen.
Wenn kleine Aufträge doch Nachverfolgung brauchen
Manche Teams müssen kleine Anfragen tatsächlich nachverfolgen, etwa Preisanfragen am Verkaufstresen oder aus einem Webshop für Geschäftskunden. Dann funktioniert eine eigene Pipeline mit weniger Stages besser, als sie in die Hauptpipeline zu mischen, und Sie berichten getrennt darüber, so wie Sie Geschäfte mit Neu- und Bestandskunden getrennt erfassen. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Beschreiben Sie die Regel in zwei Sätzen in Ihrem CRM-Leitfaden und prüfen Sie sie bei der monatlichen Datenqualitätsprüfung. Geschäfte, die am selben Tag ohne Angebot angelegt und gewonnen wurden, zeigen schnell, welche Aufträge in die Pipeline gerutscht sind.