In veel mkb-bedrijven loopt de pipeline langzaam vol met dingen die niemand hoeft te verkopen. Een vaste klant mailt om tien extra dozen, iemand op kantoor maakt een deal aan zodat het ‘in het CRM staat’, en dezelfde middag staat die deal op gewonnen. Elk geval lijkt onschuldig. Bij elkaar veranderen ze wat de pipeline u vertelt. Pomio CRM raadt aan vooraf te bepalen welke orders een deal worden en welke niet, in plaats van dat aan ieder afzonderlijk over te laten.
Wat er misgaat als elke order een deal wordt
Snelle orders worden bijna altijd gewonnen en kosten nauwelijks tijd. Daardoor stijgt de winstkans en daalt de gemiddelde doorlooptijd, terwijl er aan het echte verkoopwerk niets veranderd is. De wekelijkse pipelinereview raakt vol met deals waar niets over te bespreken valt, en de maandelijkse vergelijking van forecast en werkelijke omzet wordt lastiger te lezen, omdat een deel van de omzet nooit in de forecast heeft gestaan.
Wat er misgaat als kleine orders onzichtbaar zijn
Kleine orders helemaal weglaten heeft ook een prijs. Een accountmanager die niet ziet dat een klant minder bestelt dan vorig jaar, mist een vroeg signaal, en een groeiende stroom kleine bestellingen kan juist de aanleiding zijn om een contract voor te stellen. De oplossing is niet om van elke order een deal te maken, maar om het bestelgedrag zichtbaar te maken bij het bedrijf: een periodiek omzettotaal uit het facturatiesysteem, of een korte activiteit op het bedrijfsrecord, gekoppeld aan de juiste klant.
Waar u de grens legt
Gebruik dezelfde soort toets als bij de vraag wanneer een lead een deal wordt. Een order wordt een deal als ten minste één van deze dingen geldt: er is een offerte of voorstel nodig, iemand van verkoop moet een stap zetten om hem binnen te halen, of de klant vergelijkt u met een andere leverancier. U kunt er een bedragsgrens aan toevoegen, maar kies die waarde zelf op basis van uw eigen ordergroottes in plaats van een getal van elders over te nemen. Een verlenging of uitbreiding van een contract telt als deal als de voorwaarden opnieuw worden besproken; loopt het contract gewoon door, dan niet. Dat sluit goed aan bij terugkerende en eenmalige omzet scheiden.
Als kleine orders toch opvolging nodig hebben
Sommige teams moeten kleine aanvragen wel opvolgen, bijvoorbeeld prijsaanvragen via de balie of een webshop voor zakelijke klanten. Dan werkt een aparte pipeline met minder stages beter dan ze door de hoofdpipeline te mengen, en rapporteert u er apart over, net zoals u deals van nieuwe en bestaande klanten apart bijhoudt. Wat u ook kiest: beschrijf de regel in twee zinnen in uw CRM-handleiding en controleer hem tijdens de maandelijkse datakwaliteitscontrole. Deals die op dezelfde dag zijn aangemaakt en gewonnen zonder offerte, wijzen snel op orders die in de pipeline zijn beland.