Pomio CRM bewaart contacten, bedrijven en deals in één gedeelde werkomgeving. De wekelijkse pipelinereview kijkt naar open deals. Een maandelijkse datakwaliteitscontrole kijkt naar al het andere: de contacten en bedrijven die ongemerkt bepalen of uw rapportages en opvolging te vertrouwen zijn.
Waarom CRM-gegevens verouderen
Niemand maakt een CRM bewust rommelig. Mensen wisselen van baan, collega’s voeren hetzelfde contact twee keer in met een net andere spelling, imports brengen half ingevulde regels mee, en een verkoper vertrekt zonder dat zijn records worden overgedragen. Elk gat is klein. Na een jaar vormen ze samen een lijst die niemand nog helemaal vertrouwt, en gaat het team weer eigen aantekeningen bijhouden.
Wat een maandelijkse controle omvat
Houd de lijst kort en elke maand gelijk, zodat het een gewoonte wordt. Een praktische startset: contacten en bedrijven zonder eigenaar; mogelijke dubbele records, vooral na een import; contacten die niet aan een bedrijf gekoppeld zijn; leads zonder bron; en records waar al lange tijd niemand iets mee heeft gedaan. Voeg pas een punt toe als een echt probleem steeds terugkomt.
Wie de controle doet en hoe lang het duurt
Leg de controle bij één persoon, niet bij „iedereen”. Die persoon draait de filters, herstelt wat duidelijk is en stuurt de rest met een concrete vraag naar de eigenaar van het record. Voor de meeste mkb-bedrijven kost dat minder dan een uur per maand. Duurt het veel langer, dan zit het probleem meestal eerder in het proces: verplichte velden die niet verplicht zijn, of een importproces zonder controle op dubbele records.
Herstel in het CRM, niet in een spreadsheet
Het CRM exporteren, de gegevens in een spreadsheet opschonen en het CRM zelf ongemoeid laten levert alleen een tweede versie van de waarheid op. Voeg dubbele records samen, wijs eigenaren toe en koppel contacten in het CRM zelf. Records die niet meer relevant zijn, kunt u meestal beter archiveren dan verwijderen, zodat de historie bewaard blijft, en leads die nooit klant werden hebben een duidelijke bewaartermijn nodig in plaats van eeuwig te blijven staan.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM heeft elk contact, elk bedrijf en elke deal een eigenaar, en zijn contacten en deals gekoppeld aan bedrijven. Daardoor bestaat de maandelijkse controle uit filteren in de gedeelde lijstweergaven op ontbrekende eigenaren, koppelingen of bronnen, die op het record herstellen en verdergaan. Combineer het met de controle van gebruikerstoegang per kwartaal, zodat zowel gegevens als accounts op orde blijven.
Een praktische checklist
Kies elke maand een vaste datum; leg de controle bij één persoon; filter records zonder eigenaar; zoek mogelijke dubbele records en voeg ze samen; koppel losse contacten aan hun bedrijf; vul ontbrekende leadbronnen aan als ze bekend zijn; archiveer records die niet meer relevant zijn; stuur onduidelijke gevallen naar de eigenaar van het record; noteer terugkerende problemen en verbeter het proces dat ze veroorzaakt.
Verder lezen
Is maandelijks te vaak voor een klein team?
Voor een team van twee of drie mensen met weinig nieuwe records kan eens per twee maanden genoeg zijn. Het gaat om een vast ritme, niet om een vast getal.
Moeten we eerst alles in één keer opschonen?
Alleen als de achterstand klein is. Begin anders nu met de maandelijkse controle en werk oudere records stuk voor stuk af; een perfecte schoonmaak die nooit af komt, helpt niemand.
Kan de controle geautomatiseerd worden?
Opgeslagen filters doen het meeste zoekwerk. Beslissen welke van twee dubbele records klopt, of wie een record zonder eigenaar krijgt, vraagt nog steeds om een mens.
Wat als hetzelfde probleem elke maand terugkomt?
Pak dan de oorzaak aan: maak een veld verplicht, voeg een controle op dubbele records toe aan imports, of spreek af wie records overdraagt als iemand vertrekt.