Pomio CRM archiveert records in plaats van ze hard te verwijderen: een gearchiveerd bedrijf of contact verdwijnt uit de dagelijkse overzichten, houdt de koppelingen met deals en activiteiten en is te herstellen wanneer het toch nodig blijkt.
Waarom verwijderen opgeruimd voelt
Een CRM loopt vol met bedrijven die nooit klant werden, contacten die van baan zijn gewisseld en deals die nergens toe leidden. Verwijderen maakt lijsten korter en zoeken sneller, dus het voelt als goede hygiëne. De kosten komen later: een oud-klant belt opnieuw en niemand ziet wat er vorige keer is aangeboden, de gewonnen omzet van vorig jaar krimpt in een rapportage, of een bulkactie verwijdert de verkeerde honderd records en er is geen weg terug.
Wat archiveren bewaart en verwijderen weggooit
Gearchiveerde records houden hun historie. De activiteitentijdlijn laat nog steeds zien wat er wanneer is gebeurd, en dat werkt alleen als elke activiteit aan een contact of deal gekoppeld is. Relaties tussen bedrijven, contacten en deals blijven staan, zodat een terugkerende klant met context terugkomt in plaats van als leeg record. Eerdere resultaten blijven verklaarbaar, omdat de deals erachter nog bestaan. En een verkeerde opschoning is een herstelactie, geen herbouw.
Wanneer definitief verwijderen de juiste keuze is
Sommige gegevens moeten echt weg. Een verzoek tot gegevenswissing voor persoonsgegevens die u niet wettelijk hoeft te bewaren is het duidelijkste geval; testrecords uit de inrichting en persoonsgegevens die nooit hadden mogen worden ingevoerd zijn andere. Behandel dit als een bewuste, vastgelegde stap met een verantwoordelijke op naam, niet als onderdeel van de wekelijkse opruimronde. Controleer eerst bewaartermijnen en een eventuele bewaarplicht, want sommige records moeten een vaste periode blijven bestaan, ook als niemand er nog mee werkt.
Wie mag archiveren
Archiveren is omkeerbaar, maar het verbergt records wel voor collega’s. Laat verkopers archiveren binnen hun eigen bereik en houd archiveren in bulk bij managers of beheerders; zie bereik op eigen, team- en tenantniveau. Maak voor een grote opschoning eerst een CSV-export als momentopname; zie CRM-contacten exporteren naar CSV. En voorkom vervuiling bij de bron door elke import eerst op duplicaten te controleren.
Hoe Pomio CRM archiveren ondersteunt
Bedrijven, contacten en deals zijn te archiveren en te herstellen, de relaties ertussen blijven bewaard en bulkacties zijn beschikbaar waar een rol dat toestaat. Belangrijke acties worden vastgelegd in het auditlog, zodat duidelijk blijft wie wat wanneer heeft gearchiveerd. Privacyverzoeken, bewaartermijnen en bewaarplicht worden afgehandeld in dezelfde omgeving als de CRM-gegevens, zodat een echt verzoek tot gegevenswissing niet hoeft te worden geïmproviseerd.
Een praktische checklist voor archiveren
Voor elke opschoning: spreek af welke records als inactief gelden, bijvoorbeeld twaalf maanden zonder activiteit; archiveer standaard in plaats van te verwijderen; houd archiveren in bulk bij managers of beheerders; maak een CSV-export voor een grote opschoning; behandel verzoeken tot gegevenswissing als apart, vastgelegd proces; controleer bewaartermijnen en bewaarplicht voordat iets definitief verdwijnt; toets gearchiveerde records eens per jaar aan uw bewaarbeleid.
Verder lezen
Moeten we een contact archiveren dat bij de klant is vertrokken?
Ja. Archiveer het oude contact zodat de historie aan het bedrijf gekoppeld blijft, en voeg de nieuwe persoon toe als nieuw contact. Het oude contact overschrijven met een nieuwe naam vermengt de historie van twee mensen.
Lost archiveren een verzoek tot gegevenswissing op?
Nee. Archiveren verbergt persoonsgegevens maar bewaart ze. Wanneer een verzoek tot gegevenswissing van toepassing is en er geen wettelijke reden is om de gegevens te bewaren, is een eigen, bewuste en vastgelegde afhandeling nodig.
Hoe lang moet u gearchiveerde records bewaren?
Zo lang als uw bewaarbeleid voorschrijft, en persoonsgegevens niet langer dan nodig. Stel de termijn per soort record vast en toets gearchiveerde gegevens daar minstens eens per jaar aan.
Bepaalt Pomio CRM wat er wordt gearchiveerd?
Nee. Uw team bepaalt welke records inactief zijn en wie ze mag archiveren. Pomio CRM maakt archiveren en herstellen beschikbaar binnen het bereik van elke rol en legt belangrijke acties vast in het auditlog.