Pomio CRM archiviert Datensätze, statt sie endgültig zu löschen: Ein archiviertes Unternehmen oder ein archivierter Kontakt verschwindet aus den täglichen Ansichten, behält die Verknüpfungen zu Geschäften und Aktivitäten und lässt sich wiederherstellen, wenn er doch noch gebraucht wird.
Warum Löschen aufgeräumt wirkt
Ein CRM füllt sich mit Unternehmen, die nie Kunde wurden, Kontakten, die den Job gewechselt haben, und Geschäften, die im Sand verlaufen sind. Löschen macht Listen kürzer und die Suche schneller, also wirkt es wie gute Datenpflege. Die Kosten zeigen sich später: Ein ehemaliger Kunde ruft wieder an und niemand sieht, was beim letzten Mal angeboten wurde, der gewonnene Umsatz des Vorjahres schrumpft in einem Bericht, oder eine Massenaktion löscht die falschen hundert Datensätze und es gibt keinen Weg zurück.
Was Archivieren bewahrt und Löschen wegwirft
Archivierte Datensätze behalten ihren Verlauf. Die Aktivitätszeitleiste zeigt weiterhin, was wann geschehen ist, und das funktioniert nur, wenn jede Aktivität mit einem Kontakt oder Geschäft verknüpft ist. Beziehungen zwischen Unternehmen, Kontakten und Geschäften bleiben bestehen, sodass ein zurückkehrender Kunde mit Kontext zurückkommt statt als leerer Datensatz. Frühere Ergebnisse bleiben erklärbar, weil die Geschäfte dahinter noch existieren. Und eine fehlerhafte Bereinigung ist eine Wiederherstellung, kein Neuaufbau.
Wann endgültiges Löschen richtig ist
Manche Daten müssen wirklich weg. Ein Löschantrag nach Datenschutzrecht für personenbezogene Daten, die Sie nicht aufbewahren müssen, ist der klarste Fall; Testdatensätze aus der Einrichtung und personenbezogene Daten, die nie hätten erfasst werden dürfen, sind weitere. Behandeln Sie das als bewussten, dokumentierten Schritt mit einer namentlich verantwortlichen Person, nicht als Teil des wöchentlichen Aufräumens. Prüfen Sie vorher Aufbewahrungsfristen und eine mögliche Aufbewahrungspflicht, denn manche Datensätze müssen eine bestimmte Zeit bestehen bleiben, auch wenn niemand mehr damit arbeitet.
Wer archivieren darf
Archivieren ist umkehrbar, blendet Datensätze aber für Kolleginnen und Kollegen aus. Lassen Sie Vertriebsmitarbeitende innerhalb ihrer eigenen Reichweite archivieren und behalten Sie das Archivieren in großen Mengen Managern oder Administratoren vor; siehe die Reichweite eigene Datensätze, Team und Mandant. Erstellen Sie vor einer großen Bereinigung einen CSV-Export als Momentaufnahme; siehe CRM-Kontakte als CSV exportieren. Und verhindern Sie Datenmüll an der Quelle, indem Sie jeden Import zuerst auf Duplikate prüfen.
Wie Pomio CRM das Archivieren unterstützt
Unternehmen, Kontakte und Geschäfte lassen sich archivieren und wiederherstellen, die Beziehungen zwischen ihnen bleiben erhalten, und Massenaktionen stehen zur Verfügung, wo eine Rolle sie erlaubt. Wichtige Aktionen werden im Audit-Log protokolliert, sodass klar bleibt, wer was wann archiviert hat. Datenschutzanfragen, Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht werden in derselben Umgebung wie die CRM-Daten bearbeitet, sodass ein echter Löschantrag nicht improvisiert werden muss.
Eine praktische Checkliste zum Archivieren
Vor jeder Bereinigung: Legen Sie fest, welche Datensätze als inaktiv gelten, zum Beispiel zwölf Monate ohne Aktivität; archivieren Sie standardmäßig statt zu löschen; behalten Sie das Archivieren in großen Mengen Managern oder Administratoren vor; erstellen Sie vor einer großen Bereinigung einen CSV-Export; behandeln Sie Löschanträge nach Datenschutzrecht als eigenen, dokumentierten Prozess; prüfen Sie Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht, bevor etwas endgültig verschwindet; gleichen Sie archivierte Datensätze einmal im Jahr mit Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie ab.
Mehr dazu
Sollten wir einen Kontakt archivieren, der beim Kunden ausgeschieden ist?
Ja. Archivieren Sie den alten Kontakt, damit der Verlauf mit dem Unternehmen verknüpft bleibt, und legen Sie die neue Person als neuen Kontakt an. Den alten Kontakt mit einem neuen Namen zu überschreiben, vermischt den Verlauf zweier Personen.
Erledigt Archivieren einen Löschantrag nach Datenschutzrecht?
Nein. Archivieren blendet personenbezogene Daten aus, bewahrt sie aber auf. Greift ein Löschantrag und gibt es keinen rechtlichen Grund zur Aufbewahrung, braucht es eine eigene, bewusste und dokumentierte Bearbeitung.
Wie lange sollten archivierte Datensätze aufbewahrt werden?
So lange, wie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie es vorsieht, und personenbezogene Daten nicht länger als nötig. Legen Sie die Frist pro Art von Datensatz fest und gleichen Sie archivierte Daten mindestens einmal im Jahr damit ab.
Entscheidet Pomio CRM, was archiviert wird?
Nein. Ihr Team entscheidet, welche Datensätze inaktiv sind und wer sie archivieren darf. Pomio CRM stellt Archivieren und Wiederherstellen innerhalb der Reichweite jeder Rolle bereit und protokolliert wichtige Aktionen im Audit-Log.