Pomio CRM hält Kontakte, Unternehmen und Geschäfte in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Das wöchentliche Pipeline-Review betrachtet offene Geschäfte. Eine monatliche Datenqualitätsprüfung betrachtet alles andere: die Kontakte und Unternehmen, die unbemerkt darüber entscheiden, ob Ihre Berichte und Ihre Nachverfolgung belastbar sind.
Warum CRM-Daten veralten
Niemand macht ein CRM absichtlich unordentlich. Menschen wechseln den Arbeitgeber, Kolleginnen und Kollegen legen denselben Kontakt zweimal mit leicht anderer Schreibweise an, Importe bringen halb ausgefüllte Zeilen mit, und jemand aus dem Vertrieb geht, ohne dass die Datensätze neu zugewiesen werden. Jede Lücke ist klein. Nach einem Jahr ergeben sie eine Liste, der niemand mehr ganz vertraut, und das Team führt wieder eigene Notizen.
Was eine monatliche Prüfung umfasst
Halten Sie die Liste kurz und jeden Monat gleich, damit sie zur Routine wird. Ein praktischer Startsatz: Kontakte und Unternehmen ohne verantwortliche Person; mögliche Dubletten, besonders nach einem Import; Kontakte, die nicht mit einem Unternehmen verknüpft sind; Leads ohne Quelle; und Datensätze, die lange niemand bearbeitet hat. Ergänzen Sie einen Punkt erst, wenn ein echtes Problem immer wieder auftaucht.
Wer prüft und wie lange es dauert
Geben Sie die Prüfung einer benannten Person, nicht „allen“. Diese Person lässt die Filter laufen, behebt das Offensichtliche und schickt den Rest mit einer klaren Frage an die verantwortliche Person des Datensatzes. Für die meisten KMU dauert das weniger als eine Stunde im Monat. Dauert es deutlich länger, liegt das Problem meist früher im Prozess: Pflichtfelder, die keine sind, oder ein Importprozess ohne Dublettenprüfung.
Im CRM korrigieren, nicht in einer Tabelle
Das CRM zu exportieren, die Daten in einer Tabelle zu bereinigen und das CRM selbst unverändert zu lassen, erzeugt nur eine zweite Version der Wahrheit. Führen Sie Dubletten zusammen, weisen Sie Verantwortliche zu und verknüpfen Sie Kontakte im CRM selbst. Datensätze, die nicht mehr relevant sind, werden meist besser archiviert als gelöscht, damit die Historie erhalten bleibt, und Leads ohne Kauf brauchen eine klare Aufbewahrungsfrist, statt für immer stehen zu bleiben.
Wie Pomio CRM hilft
In Pomio CRM hat jeder Kontakt, jedes Unternehmen und jedes Geschäft eine verantwortliche Person, und Kontakte und Geschäfte sind mit Unternehmen verknüpft. Die monatliche Prüfung besteht deshalb darin, die gemeinsamen Listenansichten nach fehlenden Verantwortlichen, Verknüpfungen oder Quellen zu filtern, diese am Datensatz zu ergänzen und weiterzumachen. Kombinieren Sie sie mit der vierteljährlichen Zugriffsprüfung, damit Daten und Zugänge gleichermaßen in Ordnung bleiben.
Eine praktische Checkliste
Jeden Monat einen festen Termin wählen; die Prüfung einer benannten Person geben; Datensätze ohne verantwortliche Person filtern; mögliche Dubletten suchen und zusammenführen; lose Kontakte mit ihrem Unternehmen verknüpfen; fehlende Lead-Quellen ergänzen, wenn sie bekannt sind; nicht mehr relevante Datensätze archivieren; unklare Fälle an die verantwortliche Person des Datensatzes schicken; wiederkehrende Probleme notieren und den verursachenden Prozess verbessern.
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Ist monatlich zu oft für ein kleines Team?
Für ein Team von zwei oder drei Personen mit wenigen neuen Datensätzen kann alle zwei Monate genügen. Entscheidend ist ein fester Rhythmus, keine feste Zahl.
Sollten wir zuerst alles auf einmal bereinigen?
Nur wenn der Rückstand klein ist. Starten Sie sonst jetzt mit der monatlichen Prüfung und arbeiten Sie ältere Datensätze abschnittsweise ab; eine perfekte Bereinigung, die nie fertig wird, hilft niemandem.
Lässt sich die Prüfung automatisieren?
Gespeicherte Filter übernehmen den Großteil der Suche. Zu entscheiden, welche von zwei Dubletten stimmt oder wer einen verwaisten Datensatz übernimmt, braucht weiterhin einen Menschen.
Was, wenn dasselbe Problem jeden Monat wiederkommt?
Dann beheben Sie die Ursache: Machen Sie ein Feld verpflichtend, ergänzen Sie Importe um eine Dublettenprüfung oder legen Sie fest, wer Datensätze neu zuweist, wenn jemand das Unternehmen verlässt.