Pomio CRM speichert Leads, Kontakte und Unternehmen mit Quelle, Eigentümer, Labels und einer Aktivitätszeitleiste. In den meisten KMU-Datenbanken ist die größte Gruppe nicht die der Kunden. Es sind Menschen, die einmal ein Formular ausgefüllt, jemanden auf einer Messe getroffen oder ein Angebot bekommen haben und dann still wurden. Niemand hat entschieden, sie zu behalten. Sie sind einfach geblieben.
Warum „alles behalten“ der falsche Standard ist
Alte Leads wirken kostenlos, sind es aber nicht. Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist, für den sie erhoben wurden. Ein Lead von vor vier Jahren ohne Kontakt seitdem ist gegenüber einer Aufsichtsbehörde schwer zu erklären, und noch schwerer gegenüber der Person, die fragt, warum Sie ihre Telefonnummer noch haben. Alte Datensätze machen außerdem Suchen, Listen und Importe unübersichtlicher, was die Duplikatprüfung beim Import schwächt.
Eine Frist wählen und festhalten
Legen Sie eine einzige Regel für Leads ohne offenes Geschäft und ohne aktuelle Aktivität fest, zum Beispiel 12 oder 24 Monate nach dem letzten relevanten Kontakt. Die genaue Zahl ist eine geschäftliche Entscheidung; Konsequenz zählt mehr als der Wert. Nehmen Sie die Frist in Ihre Datenschutzerklärung und Ihre internen CRM-Regeln auf, damit Vertrieb, Marketing und die Person, die Datenschutzanfragen bearbeitet, mit derselben Antwort arbeiten. Wenn Sie unsicher sind, welche Frist zu Ihrer Situation passt, klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung.
Ab dem letzten echten Kontakt zählen
Zählen Sie ab der letzten Aktivität, die echtes Interesse zeigt: eine Antwort, ein Anruf, ein Termin, ein Angebot. Ein automatischer Newsletter, den niemand geöffnet hat, setzt die Uhr nicht zurück. Hier helfen eine saubere Lifecycle-Stufe und eine erfasste Lead-Quelle: Sie sehen, wer Lead ist, wer Kunde wurde und woher jeder Datensatz kam.
Archivieren ist keine Aufbewahrungsfrist
Für Geschäfte und Unternehmen mit geschäftlicher Historie hält Archivieren statt Löschen Berichte und Beziehungen intakt. Ein Lead, der nie gekauft hat, hat eine solche Historie meist nicht. Archivieren versteckt ihn nur; die personenbezogenen Daten sind noch da. Ist die Frist abgelaufen, löschen oder anonymisieren Sie die persönlichen Angaben, sofern es keinen konkreten Grund gibt, sie zu behalten, etwa einen laufenden Streit oder einen Legal Hold.
Zu einem festen Termin prüfen
Verlassen Sie sich nicht auf das Gedächtnis einzelner. Setzen Sie jedes Quartal oder jedes Halbjahr eine Prüfung in den Kalender. Filtern Sie Leads ohne offenes Geschäft und ohne Aktivität innerhalb der Frist, lassen Sie jeden Eigentümer die wenigen markieren, die wirklich noch laufen, und bereinigen Sie den Rest in einem Durchgang. Brauchen Sie einen Nachweis über das Entfernte, exportieren Sie nur Anzahlen oder Firmennamen, die Sie behalten dürfen, nicht die personenbezogenen Daten, die Sie gerade streichen wollten.
Wie Pomio CRM hilft
In Pomio CRM hält jeder Lead und jeder Kontakt Quelle, Eigentümer, Labels und eine Aktivitätszeitleiste, sodass „kein echter Kontakt mehr seit“ auf dem Datensatz sichtbar ist. Datenschutzanfragen, Legal Hold und Aufbewahrung verwalten Sie im selben Mandanten wie das CRM, und das Audit-Log zeigt, wer wann was getan hat. Pomio legt Ihre Aufbewahrungsfrist nicht für Sie fest; es liefert die Daten, um die gewählte Frist anzuwenden.
Eine praktische Checkliste
Eine Aufbewahrungsfrist für Leads ohne Geschäft wählen; in Datenschutzerklärung und CRM-Regeln festhalten; ab dem letzten echten Kontakt zählen; zu einem festen Termin prüfen; Eigentümer nur wirklich aktive Leads behalten lassen; den Rest löschen oder anonymisieren, sofern kein Legal Hold gilt.
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Schreibt die DSGVO eine feste Anzahl Monate vor?
Nein. Sie verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als für den Zweck nötig zu speichern. Sie wählen eine Frist, die Sie begründen können, und wenden sie konsequent an.
Was ist mit Leads, die einen Newsletter abonniert haben?
Ihre Einwilligung gilt für den Newsletter. Melden sie sich ab oder reagieren nie, gilt dieselbe Aufbewahrungsfrage für den Rest des Datensatzes.
Gilt dieselbe Regel für Kunden?
Nein. Kundendaten haben andere Zwecke und Pflichten, etwa Verträge und Rechnungen. Behandeln Sie Kunden und Leads als getrennte Gruppen.
Wer entscheidet, ob ein Lead noch aktiv ist?
Der Eigentümer, bei der geplanten Prüfung. Kann niemand einen konkreten nächsten Schritt nennen, ist der Lead nicht aktiv.