Pomio CRM bewaart leads, contacten en bedrijven met bron, eigenaar, labels en een activiteitentijdlijn. In de meeste mkb-databases is de grootste groep geen klant. Het zijn mensen die ooit een formulier invulden, iemand spraken op een beurs of een offerte kregen, en daarna stil werden. Niemand heeft besloten ze te bewaren. Ze zijn gewoon gebleven.
Waarom “alles bewaren” de verkeerde standaard is
Oude leads lijken gratis, maar dat zijn ze niet. Volgens de AVG mag u persoonsgegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel waarvoor u ze verzamelde. Een lead van vier jaar geleden zonder contact sindsdien is lastig uit te leggen aan een toezichthouder, en nog lastiger aan de persoon die vraagt waarom u diens telefoonnummer nog hebt. Oude records maken zoekopdrachten, lijsten en imports ook rommeliger, wat de duplicaatcontrole bij een import ondermijnt.
Kies één termijn en leg die vast
Stel één regel op voor leads zonder open deal en zonder recente activiteit, bijvoorbeeld 12 of 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact. Het exacte aantal is een zakelijke keuze; consequent zijn telt zwaarder dan het getal. Zet de termijn in uw privacyverklaring en in uw interne CRM-afspraken, zodat sales, marketing en wie privacyverzoeken behandelt allemaal met hetzelfde antwoord werken. Twijfelt u welke termijn bij uw situatie past, leg die dan voor aan uw privacyadviseur.
Tel vanaf het laatste echte contact
Tel vanaf de laatste activiteit die echte interesse laat zien: een antwoord, een gesprek, een afspraak, een offerte. Een automatische nieuwsbrief die niemand opende, zet de klok niet terug. Hier helpen een nette lifecycle-fase en een vastgelegde leadbron: u ziet wie lead is, wie klant werd en waar elk record vandaan kwam.
Archiveren is geen bewaartermijn
Voor deals en bedrijven met zakelijke historie houdt archiveren in plaats van verwijderen rapportages en relaties heel. Een lead die nooit kocht, heeft zo’n historie meestal niet. Archiveren verbergt hem alleen; de persoonsgegevens staan er nog. Is de bewaartermijn voorbij, verwijder of anonimiseer dan de persoonlijke gegevens, tenzij er een concrete reden is om ze te houden, zoals een lopend geschil of een legal hold.
Controleer op een vaste datum
Vertrouw niet op iemands geheugen. Zet elk kwartaal of elk halfjaar een controle in de agenda. Filter leads zonder open deal en zonder activiteit binnen de termijn, laat elke eigenaar de enkele markeren die echt nog lopen, en ruim de rest in één keer op. Hebt u een overzicht nodig van wat is verwijderd, exporteer dan alleen aantallen of bedrijfsnamen die u mag bewaren, niet de persoonsgegevens die u net hebt besloten te schrappen.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM houdt elke lead en elk contact bron, eigenaar, labels en een activiteitentijdlijn bij, zodat “geen echt contact meer sinds” op het record zichtbaar is. Privacyverzoeken, legal hold en bewaartermijnen beheert u binnen dezelfde tenant als het CRM, en het auditlog laat zien wie wat wanneer deed. Pomio kiest uw bewaartermijn niet voor u; het geeft u de gegevens om de termijn toe te passen die u koos.
Een praktische checklist
Kies één bewaartermijn voor leads zonder deal; leg die vast in uw privacyverklaring en CRM-afspraken; tel vanaf het laatste echte contact; controleer op een vaste datum; laat eigenaren alleen echt actieve leads houden; verwijder of anonimiseer de rest, tenzij er een legal hold geldt.
Verder lezen
Schrijft de AVG een vast aantal maanden voor?
Nee. De AVG vraagt dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel. U kiest een termijn die u kunt onderbouwen en past die consequent toe.
En leads die zich voor een nieuwsbrief aanmeldden?
Hun toestemming geldt voor de nieuwsbrief. Melden zij zich af of reageren zij nooit, dan geldt dezelfde bewaarvraag voor de rest van het record.
Geldt dezelfde regel voor klanten?
Nee. Klantgegevens hebben andere doelen en verplichtingen, zoals contracten en facturatie. Behandel klanten en leads als aparte groepen.
Wie bepaalt of een lead nog actief is?
De eigenaar, tijdens de geplande controle. Kan niemand een concrete volgende stap noemen, dan is de lead niet actief.