Veel mkb-bedrijven verkopen twee soorten dingen tegelijk: iets dat één keer wordt betaald, zoals een installatie, een migratie of een trainingsdag, en iets dat steeds terugkomt, zoals een licentie, een supportcontract of een maandelijkse dienst. Als beide in één dealbedrag belanden, ziet de pipeline er gezond uit, maar kan niemand zeggen hoeveel voorspelbare omzet erin zit. Pomio CRM raadt aan de twee op elke deal gescheiden te houden.
Waarom één bedrag niet genoeg is
Neem twee deals van elk 12.000. De eerste is een eenmalig project dat volgende maand wordt gefactureerd en daarna stopt. De tweede is een contract van 1.000 per maand dat blijft lopen zolang de klant blijft. In één kolom lijken ze gelijk. Voor cashflow, capaciteitsplanning en de waarde van uw klantenbestand zijn ze dat niet. Door ze te mengen worden vergelijkingen per maand ook onbetrouwbaar, omdat één groot project een maand kan verbergen waarin nauwelijks nieuwe terugkerende omzet is binnengehaald.
Leg beide delen vast op de deal
Geef elke deal twee waarden: de terugkerende waarde en de eenmalige waarde. Een deal kan er één van hebben of allebei. Houd de regel zo eenvoudig mogelijk, zodat verkopers hem goed invullen, en maak het onderdeel van wat elke open deal nodig heeft voordat hij meetelt. Voer beide waarden in zonder btw, net als alle dealbedragen in het CRM.
Spreek af hoe terugkerende waarde telt
De grootste bron van verwarring is niet de splitsing zelf, maar de eenheid. De ene verkoper vult het maandbedrag in, de andere de jaarwaarde en een derde het hele contract over drie jaar. Kies één regel, bijvoorbeeld de maandelijkse terugkerende waarde, leg die vast en laat iedereen hem toepassen. Is het totale dealbedrag nodig, bereken het dan uit de delen met een vaste formule, zoals de eenmalige waarde plus twaalf maanden terugkerende waarde, in plaats van mensen zelf een totaal te laten typen.
Rapporteer twee getallen, niet één
Toon in de wekelijkse pipelinebespreking en in de forecast nieuwe terugkerende omzet en eenmalige omzet als aparte regels. Zo ziet u wanneer een goede maand door één project kwam, en kunt u targets stellen die belonen wat het bedrijf echt nodig heeft. Dit sluit goed aan bij deals van nieuwe en bestaande klanten apart bijhouden, omdat een uitbreiding bij een bestaande klant vaak vooral terugkerend is.
Vergelijk met de werkelijke resultaten
Vergelijk één keer per maand de forecast voor beide delen met wat echt is gewonnen en gefactureerd, als onderdeel van de forecast vergelijken met de werkelijke omzet. Terugkerende omzet begint meestal later dan de sluitingsdatum doet vermoeden, door onboarding of opzegtermijnen. Als u dat patroon per deel ziet, plant u realistischer.
Houd wijzigingen zichtbaar
Tijdens onderhandelingen verandert de verdeling vaak: lagere opstartkosten in ruil voor een langer contract, of andersom. Behandel een wijziging in een van beide delen als elke andere bedragwijziging en voeg een korte notitie toe, zodat de forecast achteraf uit te leggen blijft.
Geef de juiste gegevens door bij winst
Als de deal is gewonnen, moeten de mensen die factureren en leveren weten wat eenmalig wordt gefactureerd, wat per periode en vanaf wanneer. Neem beide waarden en de startdatum op in de overdrachtstaak voor gewonnen deals, zodat de administratie het niet uit e-mails hoeft te reconstrueren.
Hoe Pomio CRM hierbij helpt
In Pomio CRM staan bedragen, fase, verwachte sluitingsdatum en eigenaar samen op één dealrecord, zodat pipelineoverzichten en rapporten ze kunnen gebruiken. Rollen bepalen wie dealgegevens mag wijzigen en het auditlog laat zien wie welk bedrag wanneer heeft aangepast.
Kort samengevat
Leg terugkerende en eenmalige waarde apart vast op elke deal, spreek één eenheid af voor het terugkerende deel, bereken het totaal in plaats van het te typen, rapporteer beide getallen in pipelinebesprekingen en forecasts en geef beide door aan de administratie zodra de deal is gewonnen.