Pomio CRM geeft elke deal een waarde, naast stage, eigenaar en bron, en toont deals in een bord- en lijstweergave. Een waarde helpt alleen als iedereen die op dezelfde manier invult. Het meest voorkomende verschil in kleine teams is eenvoudig: sommige bedragen zijn inclusief btw en andere niet.
Waarom inclusief btw een verkeerd beeld geeft
Btw int u voor de Belastingdienst en draagt u af. Het is geen omzet. Als een deel van de pipeline inclusief btw is, lijken totalen ongeveer een vijfde hoger dan de omzet die u overhoudt, en die fout is ongelijk verdeeld, omdat hij afhangt van welke verkoper welke deal invoerde. Targets, provisies en een forecast op basis van die totalen erven dezelfde vertekening.
Zakelijke klanten, verschillende tarieven
In zakelijke verkoop hangt de btw op een factuur af van de klant: in Nederland, in een ander EU-land met verlegging, of buiten de EU. Hetzelfde aanbod van 10.000 wordt op de factuur 12.100, 10.000 of iets anders. Exclusief btw is het enige bedrag dat u eerlijk tussen klanten kunt vergelijken.
Spreek één regel af en schrijf hem op
Houd de regel kort: elk dealbedrag is exclusief btw, in euro, voor de waarde van de eerste contractperiode. Zet die zin in uw salesafspraken en in de helptekst bij het bedragveld, en noem hem als er iemand nieuw begint. Een regel die alleen in iemands hoofd zit, is geen regel.
Eenmalige en terugkerende bedragen
Bepaal of een abonnementsdeal het eerste jaar, de eerste contractperiode of het maandbedrag toont. Elke keuze werkt als iedereen hem gebruikt. Door elkaar gebruiken is erger dan btw, want dan staan 500 per maand en 6.000 per jaar naast elkaar in dezelfde kolom. De meeste kleine teams kiezen de waarde van de eerste contractperiode.
Corrigeer bestaande deals in één keer
Als u de regel invoert, loop dan de open deals door en corrigeer bedragen die inclusief btw zijn. Doe dat in één sessie, samen met de eigenaar van elke deal, in plaats van langzaam over maanden. Gesloten deals kunnen blijven zoals ze zijn als u noteert vanaf welke datum de regel geldt, zodat latere rapportages weten waar de grens ligt.
Maak het onderdeel van de pipelinereview
Elke open deal heeft om te beginnen een bedrag nodig. Controleer in de wekelijkse pipelinereview nieuwe deals op de regel: komt het bedrag overeen met de offerte exclusief btw? Dat kost seconden per deal en houdt de forecast eerlijk.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM heeft elke deal een waardeveld, samen met stage, eigenaar, bron en notities, en deals zijn gekoppeld aan bedrijven en contactpersonen. Omdat de waarde één veld op elke deal is, is één afgesproken regel genoeg en blijven pipelinetotalen in de bord- en lijstweergave vergelijkbaar tussen verkopers en periodes.
Een praktische checklist
Spreek af dat dealbedragen exclusief btw zijn; kies hoe terugkerende deals worden gewaardeerd; zet de regel in de salesafspraken en bij het bedragveld; corrigeer open deals in één sessie; noteer vanaf welke datum de regel geldt; controleer nieuwe deals in de wekelijkse pipelinereview.
Verder lezen
En bij verkoop aan consumenten?
Ook als klanten prijzen inclusief btw zien, rapporteert u omzet meestal exclusief btw. Houd het CRM gelijk aan hoe uw boekhouding omzet rapporteert.
Horen kortingen in het bedrag?
Ja. Voer het bedrag in dat u verwacht te factureren, na afgesproken korting, exclusief btw.
En als een deal in een andere valuta is?
Spreek één rapportagevaluta af voor de pipeline en reken om tegen de koers op de offertedatum, zodat totalen in één eenheid blijven.
Wie controleert of de regel wordt gevolgd?
De salesmanager, tijdens de wekelijkse pipelinereview. De meeste fouten verschijnen in de eerste week nadat een deal is aangemaakt.