Pomio CRM gibt jedem Geschäft einen Wert, neben Stage, Eigentümer und Quelle, und zeigt Geschäfte in Board- und Listenansicht. Ein Wert hilft nur, wenn alle ihn gleich ausfüllen. Der häufigste Unterschied in kleinen Teams ist einfach: Manche Beträge enthalten die Mehrwertsteuer, andere nicht.
Warum Bruttobeträge ein falsches Bild geben
Die Mehrwertsteuer wird für das Finanzamt eingezogen und abgeführt. Sie ist kein Umsatz. Enthält ein Teil der Pipeline Mehrwertsteuer, wirken Summen um rund ein Fünftel höher als der Umsatz, der Ihnen bleibt, und dieser Fehler ist ungleich verteilt, weil er davon abhängt, wer welches Geschäft eingetragen hat. Ziele, Provisionen und ein Forecast auf Basis dieser Summen übernehmen dieselbe Verzerrung.
Geschäftskunden, unterschiedliche Sätze
Im B2B-Vertrieb hängt die Mehrwertsteuer auf einer Rechnung vom Kunden ab: im Inland, in einem anderen EU-Land mit Reverse-Charge oder außerhalb der EU. Dasselbe Angebot über 10.000 wird auf der Rechnung zu 11.900, 10.000 oder einem anderen Betrag. Nur der Nettobetrag ist zwischen Kunden vergleichbar.
Vereinbaren Sie eine Regel und schreiben Sie sie auf
Halten Sie die Regel kurz: Jeder Geschäftsbetrag ist netto, in Euro, für den Wert der ersten Vertragslaufzeit. Schreiben Sie diesen Satz in Ihre Vertriebsregeln und in den Hilfetext beim Betragsfeld, und erwähnen Sie ihn, wenn jemand neu anfängt. Eine Regel, die nur im Kopf einer Person existiert, ist keine Regel.
Einmalige und wiederkehrende Beträge
Legen Sie fest, ob ein Abo-Geschäft das erste Jahr, die erste Vertragslaufzeit oder den Monatsbetrag zeigt. Jede Wahl funktioniert, wenn alle sie nutzen. Eine Mischung ist schlimmer als die Mehrwertsteuer, weil dann 500 pro Monat und 6.000 pro Jahr in derselben Spalte stehen. Die meisten kleinen Teams wählen den Wert der ersten Vertragslaufzeit.
Korrigieren Sie bestehende Geschäfte einmal
Wenn Sie die Regel einführen, gehen Sie die offenen Geschäfte durch und korrigieren Sie Bruttobeträge. Tun Sie das in einer Sitzung, zusammen mit dem Eigentümer jedes Geschäfts, statt langsam über Monate. Abgeschlossene Geschäfte können bleiben, wenn Sie notieren, ab welchem Datum die Regel gilt, damit spätere Berichte wissen, wo die Grenze liegt.
Machen Sie es zum Teil des Pipeline-Reviews
Jedes offene Geschäft braucht überhaupt erst einen Betrag. Prüfen Sie im wöchentlichen Pipeline-Review neue Geschäfte gegen die Regel: Entspricht der Betrag dem Nettobetrag des Angebots? Das dauert Sekunden pro Geschäft und hält den Forecast ehrlich.
Wie Pomio CRM hilft
In Pomio CRM hat jedes Geschäft ein Wertfeld, zusammen mit Stage, Eigentümer, Quelle und Notizen, und Geschäfte sind mit Unternehmen und Kontakten verknüpft. Weil der Wert ein Feld auf jedem Geschäft ist, reicht eine vereinbarte Regel, und Pipeline-Summen in Board- und Listenansicht bleiben zwischen Mitarbeitern und Zeiträumen vergleichbar.
Eine praktische Checkliste
Vereinbaren Sie, dass Geschäftsbeträge netto sind; legen Sie fest, wie wiederkehrende Geschäfte bewertet werden; schreiben Sie die Regel in die Vertriebsregeln und neben das Betragsfeld; korrigieren Sie offene Geschäfte in einer Sitzung; notieren Sie, ab welchem Datum die Regel gilt; prüfen Sie neue Geschäfte im wöchentlichen Pipeline-Review.
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Und im Verkauf an Privatkunden?
Auch wenn Kunden Bruttopreise sehen, wird Umsatz meist netto berichtet. Halten Sie das CRM im Einklang damit, wie Ihre Buchhaltung Umsatz berichtet.
Gehören Rabatte in den Betrag?
Ja. Erfassen Sie den Betrag, den Sie nach vereinbartem Rabatt netto in Rechnung stellen wollen.
Und wenn ein Geschäft in einer anderen Währung ist?
Vereinbaren Sie eine Berichtswährung für die Pipeline und rechnen Sie zum Kurs am Angebotsdatum um, damit Summen in einer Einheit bleiben.
Wer prüft, ob die Regel eingehalten wird?
Der Vertriebsleiter im wöchentlichen Pipeline-Review. Die meisten Fehler zeigen sich in der ersten Woche nach Anlage eines Geschäfts.