Viele mittelständische Unternehmen verkaufen zwei Arten von Leistungen gleichzeitig: etwas, das einmal bezahlt wird, etwa eine Installation, eine Migration oder ein Schulungstag, und etwas, das immer wiederkommt, etwa eine Lizenz, ein Supportvertrag oder ein monatlicher Service. Landen beide in einem Geschäftsbetrag, sieht die Pipeline gesund aus, aber niemand kann sagen, wie viel planbarer Umsatz darin steckt. Pomio CRM empfiehlt, beides bei jedem Geschäft getrennt zu halten.
Warum ein Betrag nicht reicht
Nehmen Sie zwei Geschäfte über je 12.000. Das erste ist ein einmaliges Projekt, das im nächsten Monat abgerechnet wird und dann endet. Das zweite ist ein Vertrag über 1.000 pro Monat, der weiterläuft, solange der Kunde bleibt. In einer Spalte sehen sie gleich aus. Für Liquidität, Kapazitätsplanung und den Wert Ihres Kundenstamms sind sie es nicht. Werden sie vermischt, werden auch Monatsvergleiche unzuverlässig, weil ein großes Projekt einen Monat verdecken kann, in dem kaum neuer wiederkehrender Umsatz gewonnen wurde.
Beide Teile am Geschäft erfassen
Geben Sie jedem Geschäft zwei Werte: den wiederkehrenden und den einmaligen Wert. Ein Geschäft kann nur einen davon haben oder beide. Halten Sie die Regel so einfach wie möglich, damit der Vertrieb sie richtig ausfüllt, und machen Sie sie zum Teil dessen, was jedes offene Geschäft braucht, bevor es zählt. Erfassen Sie beide Werte ohne Mehrwertsteuer, wie alle Geschäftsbeträge im CRM.
Festlegen, wie wiederkehrender Wert zählt
Die größte Quelle für Verwirrung ist nicht die Trennung selbst, sondern die Einheit. Eine Person trägt die Monatsgebühr ein, eine andere den Jahreswert und eine dritte den ganzen Vertrag über drei Jahre. Wählen Sie eine Regel, zum Beispiel den monatlichen wiederkehrenden Wert, halten Sie sie schriftlich fest und wenden Sie sie für alle an. Wird ein Gesamtbetrag gebraucht, berechnen Sie ihn mit einer festen Formel aus den Teilen, etwa einmaliger Wert plus zwölf Monate wiederkehrender Wert, statt ein Gesamtergebnis von Hand eintippen zu lassen.
Zwei Zahlen berichten, nicht eine
Zeigen Sie in der wöchentlichen Pipeline-Besprechung und im Forecast neuen wiederkehrenden Umsatz und einmaligen Umsatz als getrennte Zeilen. So sehen Sie, wann ein guter Monat von einem einzigen Projekt getragen wurde, und können Ziele setzen, die belohnen, was das Unternehmen wirklich braucht. Das passt gut dazu, Geschäfte mit Neu- und Bestandskunden getrennt zu erfassen, weil eine Erweiterung bei einem Bestandskunden oft überwiegend wiederkehrend ist.
Mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen
Vergleichen Sie einmal im Monat den Forecast für beide Teile mit dem, was tatsächlich gewonnen und abgerechnet wurde, als Teil des monatlichen Vergleichs von Forecast und Ergebnis. Wiederkehrender Umsatz beginnt meist später, als das Abschlussdatum vermuten lässt, wegen Onboarding oder Kündigungsfristen. Wenn Sie dieses Muster pro Teil sehen, planen Sie realistischer.
Änderungen sichtbar halten
In Verhandlungen ändert sich die Aufteilung oft: niedrigere Einrichtungskosten gegen einen längeren Vertrag oder umgekehrt. Behandeln Sie eine Änderung in einem der beiden Teile wie jede andere Betragsänderung und fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, damit der Forecast im Nachhinein erklärbar bleibt.
Bei Gewinn die richtigen Angaben übergeben
Ist das Geschäft gewonnen, müssen die Personen, die abrechnen und liefern, wissen, was einmal und was pro Zeitraum abgerechnet wird und ab wann. Nehmen Sie beide Werte und das Startdatum in die Übergabeaufgabe für gewonnene Geschäfte auf, damit die Buchhaltung es nicht aus E-Mails rekonstruieren muss.
Wie Pomio CRM dabei hilft
In Pomio CRM stehen Beträge, Stage, erwartetes Abschlussdatum und Verantwortlicher zusammen in einem Geschäftsdatensatz, sodass Pipeline-Ansichten und Berichte sie nutzen können. Rollen bestimmen, wer Geschäftsdaten ändern darf, und das Audit-Log zeigt, wer welchen Betrag wann geändert hat.
Kurz gesagt
Erfassen Sie wiederkehrenden und einmaligen Wert bei jedem Geschäft getrennt, legen Sie eine Einheit für den wiederkehrenden Teil fest, berechnen Sie den Gesamtbetrag statt ihn einzutippen, berichten Sie beide Zahlen in Pipeline-Besprechungen und Forecasts und geben Sie beide an die Buchhaltung weiter, sobald das Geschäft gewonnen ist.