Als een verkoopteam groeit, stelt iemand meestal een tweede pipeline in het CRM voor. Eén voor het nieuwe product, één voor de regio Zuid, één voor partners, één voor de grote klanten. Elk verzoek klinkt redelijk. Een jaar later heeft het bedrijf vijf pipelines, weet niemand meer waar een nieuwe deal thuishoort en is de wekelijkse forecast een optelsom van cijfers die nooit op dezelfde manier zijn gedefinieerd. Pomio CRM gaat uit van het omgekeerde: één gedeelde pipeline die het hele team begrijpt.
Waar een pipeline voor is
Een pipeline beschrijft uw verkoopproces: de stappen die een deal doorloopt en de voorwaarden om naar de volgende stap te gaan. De waarde zit erin dat iedereen dezelfde definities gebruikt, en daarom zijn gedeelde stagedefinities zo belangrijk. Een pipeline is geen map om deals te sorteren op persoon, product of regio. Zodra hij zo gebruikt wordt, gaan de stages op verschillende plekken iets anders betekenen.
Wanneer een tweede pipeline terecht is
Een aparte pipeline is alleen zinvol als een soort verkoop echt een ander proces volgt:
Andere stappen. Een eenmalig installatieproject vraagt om een locatiebezoek, een offerte en een planningsdatum; een software-abonnement gaat van proefperiode naar voorstel naar contract. Als u beide door dezelfde stages perst, wordt de helft van de stages overgeslagen of verkeerd gebruikt.
Andere exitcriteria. Als ‘gekwalificeerd’ of ‘offerte verstuurd’ per soort verkoop iets anders betekent, verbergt een gedeelde stage dat verschil. Leg dit naast de exitcriteria van elke stage.
Andere doorlooptijd. Een verkoop die in een week rond is en een die negen maanden duurt, vertekenen elkaars conversiecijfers en dagen-in-stage als ze een pipeline delen.
Eigenlijk geen verkoop. Verlengingen, het werven van partners of zelfs het werven van personeel worden soms in de verkooppipeline gepropt. Als de stappen niets met verkopen te maken hebben, horen ze daar niet.
Wat geen reden is voor een extra pipeline
De meeste verzoeken om een extra pipeline zijn eigenlijk verzoeken om een weergave. Een verkoper wil alleen de eigen deals zien, een manager één team, iemand wil een lijst met deals voor één product. Daarvoor zijn eigenaren, teams, labels en filters. Vooral splitsen op regio of team geeft problemen, omdat de teamindeling vaker verandert dan het verkoopproces, zoals beschreven in of CRM-teams het organogram of de verkoopstructuur moeten volgen. Hetzelfde geldt voor nieuwe en bestaande klanten: die apart bijhouden is meestal een veld of label, geen hele nieuwe pipeline.
De verborgen kosten van meerdere pipelines
Elke pipeline heeft eigen stagedefinities, eigen exitcriteria, eigen kansen en een eigen plek in het wekelijkse overleg nodig. Rapportage wordt lastiger: de totale pipelinewaarde zegt alleen iets als de stages vergelijkbaar zijn, en conversie tussen stages is niet te vergelijken tussen pipelines. Deals komen in de verkeerde pipeline terecht en moeten worden verplaatst. Nieuwe collega’s moeten meerdere processen leren voordat ze hun eerste deal kunnen invoeren. Voor een team van vijf tot twintig mensen loont die extra last zelden.
Een eenvoudige toets voordat u er een toevoegt
Zet de stages van de voorgestelde pipeline naast de bestaande. Als minstens de helft van de stages, of hun exitcriteria, anders is, kan een tweede pipeline gerechtvaardigd zijn. Zit het verschil vooral in wie de deal behandelt, welk product het is of waar de klant zit, houd dan één pipeline en voeg een veld, label of team toe. Houd het aantal stages in beide gevallen klein, zoals besproken in of een pipeline een maximum aantal stages moet hebben.
Hoe Pomio CRM helpt
Pomio CRM is opgebouwd rond één gedeelde pipeline per organisatie, zodat het team met dezelfde stages werkt en de forecast klopt. Wie welke deals ziet, volgt uit de rol, verkoper, salesmanager, kijker of organisatiebeheerder, en het bereik eigen, team of organisatie, afgedwongen op de server, zodat aparte weergaven geen aparte pipelines vragen. Deals hebben een eigenaar, zijn gekoppeld aan bedrijven en contactpersonen en zijn te filteren en te labelen. Een overzicht staat op de functiepagina.
Een praktische checklist
Begin met één pipeline; schrijf de stages en hun exitcriteria op; regel personen, teams, regio’s en producten met eigenaren, teams, labels en filters; voeg alleen een tweede pipeline toe als de stappen of exitcriteria echt anders zijn; geef elke pipeline een eigenaar die de definities bijhoudt; kijk één keer per jaar of elke pipeline nog gebruikt wordt en voeg samen wat niet meer nodig is.