Pomio CRM laat een salesteam één pipeline delen terwijl iedereen een duidelijke reikwijdte houdt. Zodra u teams inricht in een CRM, neemt u beslissingen over zichtbaarheid, reviews en doelen, vaak zonder dat u het merkt. Veel mkb-bedrijven nemen simpelweg het organogram over: één team per afdeling of vestiging. Dat voelt overzichtelijk, maar het organogram beantwoordt een andere vraag dan het CRM stelt.
Waarom teams in een CRM zwaarder wegen dan op papier
In het organogram zegt een team wie aan wie rapporteert. In een CRM bepaalt een team meestal ook drie praktische dingen. Ten eerste zichtbaarheid: met een teamreikwijdte zien mensen de deals van hun eigen team en niet die van anderen, zoals uitgelegd in hoe de reikwijdte eigen, team en organisatie werkt. Ten tweede aansturing: de salesmanager bespreekt de pipeline van een team, dus het team bepaalt welke deals in die review terechtkomen. Ten derde resultaten: doelen en het scorebord worden vaak per team gelezen, dus het team bepaalt waar een gewonnen deal meetelt. Zit de teamindeling verkeerd, dan gaan alle drie tegelijk mis.
Het organogram beantwoordt een andere vraag
Een organogram is bedoeld voor hiërarchie, budgetten en personeelszaken: wie keurt verlof goed, wie voert het beoordelingsgesprek, op welke kostenplaats staat het salaris. Verkoop volgt die lijnen zelden precies. Een accountmanager kan formeel bij de klantenservice horen, maar dezelfde pipeline voor verlengingen bewerken als het salesteam. Een salesmanager op de ene vestiging kan verkopers op twee locaties begeleiden. De directeur rapporteert aan niemand, maar beheert misschien wel een handvol sleutelklanten. Neemt het CRM het organogram één op één over, dan bespreekt de salesmanager deals die hij of zij niet stuurt en mist de deals die er wel toe doen.
Deel teams in rond een gedeelde pipeline en één manager
Een werkbare regel voor de meeste teams van vijf tot vijftig mensen: een CRM-team is een groep mensen die hetzelfde soort deals bewerkt en van wie de pipeline door dezelfde salesmanager wordt besproken. Gangbare voorbeelden zijn nieuwe klanten, accountmanagement voor bestaande klanten, partner- of resellerverkoop, of een regionale verkoopgroep als regio’s echt apart worden aangestuurd. Elk team heeft één verantwoordelijke manager die de wekelijkse pipelinereview leidt en verantwoordelijk is voor het teamdoel. Elke verkoper heeft één vast team, zodat een resultaat nooit dubbel of helemaal niet meetelt, in lijn met de keuze uit verkoopdoelen per persoon of per team.
Gebruik locaties en labels voor de rest
Niet elke indeling hoeft een team te zijn. Vestiging, land, productlijn, klantsegment of branche zijn handig om op te filteren en over te rapporteren, maar hoeven niet te bepalen wie welke deals ziet. Leg de vestiging vast als locatie en de productlijn of het segment als label uit een vaste lijst labels. Zo kunt u nog steeds antwoord geven op de vraag “hoe doet de vestiging Utrecht het?” of “hoeveel deals hebben we lopen voor onderhoudscontracten?”, zonder extra teams die toegang en doelen ingewikkelder maken.
Als organogram en verkoopstructuur wel samenvallen
In veel kleine bedrijven valt er niets te kiezen: één salesmanager, één team, één pipeline. Dan zijn organogram en CRM hetzelfde en is er geen reden om extra teams te bedenken. De keuze wordt pas belangrijk zodra er meerdere managers, meerdere vestigingen of meerdere manieren van verkopen zijn. Een bruikbare toets: worden twee groepen in dezelfde pipelinereview door dezelfde manager besproken, dan vormen ze samen één CRM-team, wat het organogram ook zegt.
Zichtbaarheid volgt het team, dus controleer die
Omdat een teamreikwijdte bepaalt wat mensen zien, is elke teamwijziging ook een wijziging in toegang. Verplaatst u een verkoper naar een ander team, dan kunnen de oude deals uit beeld raken bij de vorige manager, of ziet de verkoper ineens een pipeline waar hij of zij nooit aan heeft gewerkt. Bepaal vooraf of verkopers alleen hun eigen deals zien, die van hun team of alles, zoals besproken in of verkopers elkaars deals mogen zien. Controleer bij een overstap dat elke open deal nog één duidelijke eigenaar heeft, en neem het teamlidmaatschap mee in de controle van gebruikerstoegang per kwartaal.
Wijzig teams op een natuurlijk moment
Teamwijzigingen midden in een periode maken doelen en het scorebord lastig te lezen, omdat de helft van de resultaten in het oude team staat en de andere helft in het nieuwe. Pas de indeling waar mogelijk aan bij het begin van een maand of kwartaal, spreek af wat er met open deals gebeurt en informeer de betrokkenen vooraf. Vertrekt een verkoper in plaats van over te stappen, dan geldt de aanpak uit open deals hertoewijzen als de eigenaar vertrekt.
Hoe Pomio CRM helpt
Pomio CRM kent teams en locaties, filterbare labels en vier rollen: verkoper, salesmanager, kijker en organisatiebeheerder. Elk recht heeft een reikwijdte, eigen, team of organisatie, die op de server wordt afgedwongen, zodat een teamindeling echt bepaalt wie welke deals ziet. Doelen stelt u in per gebruiker of per team voor een maand, kwartaal of jaar, en het scorebord toont omzet, gewonnen deals, funnel, bronnen en een ranglijst per periode. Salesmanagers zien team- en organisatiecijfers volgens hun rol, verkopers standaard hun eigen reikwijdte. Een overzicht van de mogelijkheden staat op de functiepagina.
Een praktische checklist
Deel teams in rond mensen die één pipeline en één salesmanager delen; neem afdelingen of kostenplaatsen niet één op één over; geef elk team één verantwoordelijke manager; geef elke verkoper één vast team voor doelen en reviews; leg vestigingen vast als locatie en producten of segmenten als label; begin met één team als er één manager is; bepaal wat een teamreikwijdte laat zien; controleer het deal-eigenaarschap bij een overstap; neem teamlidmaatschap mee in de kwartaalcontrole van toegang; wijzig de indeling aan het begin van een maand of kwartaal.
Verder lezen
Kan iemand in twee teams zitten?
Voor een manager die twee groepen begeleidt kan dat handig zijn, maar voor doelen en reviews hoort elke verkoper één vast team te hebben. Anders telt een gewonnen deal al snel dubbel of ontstaat er discussie over.
Hoort de directeur in een salesteam?
Alleen als hij of zij deals in die pipeline beheert. Kijkt de directeur vooral naar cijfers, dan past een rol met leesrechten voor de hele organisatie beter dan een teamlidmaatschap.
Moet elke vestiging een eigen team zijn?
Alleen als elke vestiging een eigen salesmanager en een eigen pipelinereview heeft. Leg de vestiging anders vast als locatie en filter daarop.
Hoe vaak mag de teamindeling veranderen?
Zo zelden mogelijk, en het liefst aan het begin van een maand of kwartaal, zodat doelen en het scorebord vergelijkbaar blijven.