Pomio CRM lässt ein Vertriebsteam eine gemeinsame Pipeline nutzen, während jede Person einen klaren Sichtbereich behält. Sobald Sie im CRM Teams anlegen, treffen Sie Entscheidungen über Sichtbarkeit, Reviews und Ziele, oft ohne es zu merken. Viele KMU übernehmen einfach das Organigramm: ein Team pro Abteilung oder Standort. Das wirkt aufgeräumt, aber das Organigramm beantwortet eine andere Frage als das CRM.
Warum Teams im CRM mehr Gewicht haben als auf dem Papier
Im Organigramm sagt ein Team, wer an wen berichtet. Im CRM entscheidet ein Team meist zusätzlich über drei praktische Dinge. Erstens Sichtbarkeit: Mit einem Team-Sichtbereich sehen Menschen die Geschäfte ihres eigenen Teams und nicht die anderer, wie in wie die Sichtbereiche eigene, Team und Organisation funktionieren beschrieben. Zweitens Steuerung: Die Vertriebsleitung bespricht die Pipeline eines Teams, das Team legt also fest, welche Geschäfte in diesem Review landen. Drittens Ergebnisse: Ziele und Scoreboard werden oft pro Team gelesen, das Team bestimmt also, wo ein gewonnenes Geschäft zählt. Stimmt die Teamstruktur nicht, geht alles drei gleichzeitig schief.
Das Organigramm beantwortet eine andere Frage
Ein Organigramm dient der disziplinarischen Führung, den Budgets und der Personalabteilung: Wer genehmigt Urlaub, wer führt das Mitarbeitergespräch, auf welcher Kostenstelle läuft das Gehalt. Der Vertrieb folgt diesen Linien selten genau. Eine Account Managerin kann formal zum Kundenservice gehören, aber dieselbe Pipeline für Vertragsverlängerungen bearbeiten wie das Vertriebsteam. Ein Vertriebsleiter an einem Standort betreut vielleicht Mitarbeitende an zwei Standorten. Die Geschäftsführung berichtet an niemanden, betreut aber möglicherweise eine Handvoll Schlüsselkunden. Übernimmt das CRM das Organigramm eins zu eins, bespricht die Vertriebsleitung Geschäfte, die sie nicht steuert, und übersieht die, auf die es ankommt.
Teams um eine gemeinsame Pipeline und eine Führungskraft bilden
Eine praxistaugliche Regel für die meisten Teams von fünf bis fünfzig Personen: Ein CRM-Team ist eine Gruppe von Menschen, die dieselbe Art von Geschäften bearbeitet und deren Pipeline von derselben Vertriebsleitung besprochen wird. Typische Beispiele sind Neukundengeschäft, Account Management für Bestandskunden, Partner- oder Resellervertrieb oder eine regionale Vertriebsgruppe, wenn Regionen tatsächlich getrennt geführt werden. Jedes Team hat eine verantwortliche Führungskraft, die das wöchentliche Pipeline-Review leitet und für das Teamziel geradesteht. Jeder Vertriebsmitarbeitende hat ein festes Stammteam, damit ein Ergebnis nie doppelt oder gar nicht gezählt wird, passend zur Entscheidung in Vertriebsziele pro Person oder pro Team.
Standorte und Labels für alles andere nutzen
Nicht jede Gruppierung muss ein Team sein. Standort, Land, Produktlinie, Kundensegment oder Branche sind nützlich zum Filtern und Auswerten, müssen aber nicht bestimmen, wer welche Geschäfte sieht. Erfassen Sie den Standort als Standort und die Produktlinie oder das Segment als Label aus einer festen Liste von Labels. So beantworten Sie weiterhin Fragen wie „Wie läuft es am Standort München?“ oder „Wie viele Geschäfte haben wir für Wartungsverträge offen?“, ohne zusätzliche Teams, die Zugriff und Ziele verkomplizieren.
Wenn Organigramm und Vertriebsstruktur übereinstimmen
In vielen kleinen Unternehmen gibt es nichts zu entscheiden: eine Vertriebsleitung, ein Team, eine Pipeline. Dann sind Organigramm und CRM identisch, und es gibt keinen Grund, zusätzliche Teams zu erfinden. Wichtig wird die Wahl erst, wenn es mehrere Führungskräfte, mehrere Standorte oder mehrere Arten des Verkaufens gibt. Ein brauchbarer Test: Werden zwei Gruppen im selben Pipeline-Review von derselben Führungskraft besprochen, bilden sie zusammen ein CRM-Team, egal was das Organigramm sagt.
Sichtbarkeit folgt dem Team, also prüfen Sie sie
Weil ein Team-Sichtbereich bestimmt, was Menschen sehen, ist jede Teamänderung auch eine Änderung der Zugriffe. Wechselt ein Vertriebsmitarbeitender das Team, können seine bisherigen Geschäfte für die frühere Führungskraft aus dem Blick geraten, oder er sieht plötzlich eine Pipeline, an der er nie gearbeitet hat. Legen Sie vorher fest, ob Vertriebsmitarbeitende nur eigene Geschäfte, die ihres Teams oder alles sehen, wie in ob der Vertrieb die Geschäfte der Kollegen sehen sollte besprochen. Prüfen Sie bei einem Wechsel, dass jedes offene Geschäft noch eine eindeutig verantwortliche Person hat, und nehmen Sie die Teamzugehörigkeit in die quartalsweise Prüfung der Nutzerzugriffe auf.
Teams zu einem natürlichen Zeitpunkt ändern
Teamänderungen mitten in einem Zeitraum machen Ziele und Scoreboard schwer lesbar, weil die Hälfte der Ergebnisse im alten und die andere Hälfte im neuen Team steht. Ändern Sie die Struktur nach Möglichkeit zu Beginn eines Monats oder Quartals, vereinbaren Sie, was mit offenen Geschäften geschieht, und informieren Sie die Beteiligten vorher. Verlässt jemand das Unternehmen, statt nur zu wechseln, gilt das Vorgehen aus offene Geschäfte neu zuweisen, wenn die verantwortliche Person geht.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM bietet Teams und Standorte, filterbare Labels und vier Rollen: Vertriebsmitarbeitende, Vertriebsleitung, Betrachter und Organisationsadministrator. Jedes Recht hat einen Sichtbereich, eigene, Team oder Organisation, der serverseitig durchgesetzt wird, sodass eine Teamstruktur tatsächlich bestimmt, wer welche Geschäfte sieht. Ziele lassen sich pro Nutzer oder pro Team für Monat, Quartal oder Jahr festlegen, und das Scoreboard zeigt Umsatz, gewonnene Geschäfte, Funnel, Quellen und eine Rangliste nach Zeitraum. Die Vertriebsleitung sieht Team- und Organisationskennzahlen entsprechend ihrer Rolle, Vertriebsmitarbeitende standardmäßig ihren eigenen Sichtbereich. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Teams aus Menschen bilden, die eine Pipeline und eine Vertriebsleitung teilen; Abteilungen oder Kostenstellen nicht eins zu eins übernehmen; jedem Team eine verantwortliche Führungskraft geben; jedem Vertriebsmitarbeitenden ein festes Stammteam für Ziele und Reviews geben; Standorte als Standort und Produkte oder Segmente als Label erfassen; mit einem Team beginnen, wenn es eine Führungskraft gibt; festlegen, was ein Team-Sichtbereich zeigt; bei einem Wechsel die Verantwortung für Geschäfte prüfen; die Teamzugehörigkeit in die quartalsweise Zugriffsprüfung aufnehmen; die Struktur zu Beginn eines Monats oder Quartals ändern.
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Kann jemand zwei Teams angehören?
Für eine Führungskraft, die zwei Gruppen betreut, kann das sinnvoll sein. Für Ziele und Reviews sollte aber jeder Vertriebsmitarbeitende ein festes Stammteam haben, sonst wird ein gewonnenes Geschäft schnell doppelt gezählt oder darüber gestritten.
Gehört die Geschäftsführung in ein Vertriebsteam?
Nur wenn sie Geschäfte in dieser Pipeline verantwortet. Schaut sie vor allem auf Zahlen, passt eine Rolle mit Lesezugriff auf die ganze Organisation besser als eine Teammitgliedschaft.
Sollte jeder Standort ein eigenes Team sein?
Nur wenn jeder Standort eine eigene Vertriebsleitung und ein eigenes Pipeline-Review hat. Ansonsten erfassen Sie den Standort als Standort und filtern danach.
Wie oft sollte sich die Teamstruktur ändern?
So selten wie möglich und am besten zu Beginn eines Monats oder Quartals, damit Ziele und Scoreboard vergleichbar bleiben.