Pomio CRM lässt Sie festlegen, wie weit jede Rolle reicht: die eigenen Datensätze, das Team oder die ganze Organisation. Viele kleine Unternehmen treffen diese Entscheidung nie bewusst. Entweder sieht und ändert jeder alles, weil das am schnellsten eingerichtet war, oder jede Vertriebsperson arbeitet in einer eigenen Ecke des CRM, und niemand weiß, was eine Kollegin mit demselben Kunden macht. Beide Extreme kosten Geld, nur auf unterschiedliche Weise.
Warum es schadet, Geschäfte vor Kollegen zu verbergen
Wenn Vertriebsmitarbeitende die Geschäfte der anderen nicht sehen, ist das CRM kein gemeinsames Gedächtnis mehr. Zwei Personen schicken demselben Interessenten ein Angebot, ohne voneinander zu wissen, und der Kunde merkt es vor dem Team. Ist jemand krank oder im Urlaub, landet ein Kunde mit einer Frage bei einem Kollegen, der weder das Angebot noch den vereinbarten Preis noch das letzte Gespräch sehen kann. Neue Kolleginnen lernen nicht aus gewonnenen oder verlorenen Geschäften, und das wöchentliche Review wird zu einer Reihe einzelner Updates, die niemand prüfen kann. Abschottung erschwert auch, offene Geschäfte neu zuzuweisen, wenn die verantwortliche Person geht, weil niemand weiß, was darin steht.
Warum es ebenfalls schadet, wenn jeder alles bearbeiten kann
Die umgekehrte Einrichtung hat eigene Probleme. Kann jede Vertriebsperson jedes Geschäft ändern, verschieben sich Phasen und Beträge, ohne dass die verantwortliche Person es weiß, und eine gut gemeinte Korrektur kann still den Forecast oder die Provision einer Kollegin verändern. Streit darüber, wem ein Kunde gehört, entscheidet dann, wer den Datensatz zuletzt bearbeitet. Und je breiter der Zugriff, desto mehr Kundendaten erreicht jedes Konto, was zählt, wenn ein Laptop verloren geht oder ein Login missbraucht wird. Ein Geschäft sehen und ein Geschäft ändern sind zwei verschiedene Rechte und verdienen zwei verschiedene Antworten.
Ein praxistauglicher Standard: das Team sehen, das Eigene bearbeiten
Für die meisten Vertriebsteams mit fünf bis fünfzig Personen funktioniert eine einfache Regel. Vertriebsmitarbeitende können die Geschäfte, Unternehmen und Kontakte ihres eigenen Teams ansehen und nur die Datensätze bearbeiten, für die sie verantwortlich sind. Jedes Geschäft behält eine klare verantwortliche Person, damit immer klar ist, wer Phase, Betrag und Abschlussdatum ändert. Fällt einer Kollegin etwas auf, etwa ein neuerer Ansprechpartner oder ein veralteter Betrag, fügt sie eine Notiz hinzu oder sagt es der verantwortlichen Person, statt das Geschäft selbst zu ändern. So bleibt die Pipeline transparent, ohne zu einem gemeinsamen Dokument zu werden, das jeder umschreiben kann.
Wann Sie die Sicht einschränken
Manche Situationen rechtfertigen weniger Einblick. Getrennte Standorte oder Geschäftsbereiche, die an unterschiedliche Märkte verkaufen, brauchen die Pipeline der anderen selten, daher sollte der Team-Sichtbereich dem echten Team folgen und nicht dem ganzen Unternehmen. Freie oder externe Vertriebspartner sehen meist nur die Geschäfte, an denen sie arbeiten. Sehr sensible Geschäfte, etwa ein Übernahmegespräch oder eine vertrauliche Ausschreibung, können bei einem kleinen Kreis bleiben. Halten Sie diese Ausnahmen schriftlich fest und gering; ist die Hälfte der Geschäfte eine Ausnahme, stimmt die Regel nicht.
Vertriebsleitung, Finanzen und Geschäftsführung
Eine Vertriebsleitung braucht die Geschäfte des ganzen Teams, um zu coachen und zu planen, daher passt der Team-Sichtbereich. Geschäftsführung und Finanzen müssen Zahlen oft nur lesen, nicht ändern; dafür gibt es eine Leserolle. Keiner von ihnen braucht Administratorrechte, um die Zahlen zu sehen: Administration betrifft Nutzer und Einstellungen, nicht die Hierarchie, wie in wie viele Administratoren das CRM eines kleinen Unternehmens braucht erklärt. Den Unterschied zwischen dem, was jemand tun darf, und wie weit das reicht, beschreibt wie die Sichtbereiche own, team und tenant funktionieren.
Verdienste bleiben persönlich
Die Geschäfte einer Kollegin zu sehen ist etwas anderes, als ihre Vergütung zu sehen. Provisionsabrechnungen, Ziele mit persönlichem Bonus und ähnliche Zahlen sollten für die Person selbst, ihre Führungskraft und einen kleinen Kreis sichtbar sein, wie bei der Berechnung der Vertriebsprovision im CRM beschrieben. Vereinbaren Sie das im selben Gespräch wie die Sicht auf Geschäfte, damit niemand überrascht ist, was er sehen kann und was nicht.
Die Regel festhalten und prüfen
Schreiben Sie die Sichtbarkeitsregel auf eine Seite: wer welches Team sieht, wer was bearbeitet, welche Ausnahmen es gibt und wer über neue entscheidet. Das funktioniert nur, wenn jeder Nutzer ein eigenes Login hat, denn mit einem geteilten Konto ist jeder Sichtbereich bedeutungslos. Prüfen Sie die Einrichtung bei der vierteljährlichen Zugriffsprüfung, besonders nach Teamwechseln, und nutzen Sie ein Protokoll, wer was geändert hat, wenn sich ein Geschäft geändert hat, ohne dass die verantwortliche Person weiß, warum.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM hat vier Rollen: Vertriebsmitarbeitende, Vertriebsleitung, Betrachter und Organisationsadministrator. Jedes Recht hat einen Sichtbereich, eigene, Team oder Organisation, der serverseitig durchgesetzt wird, sodass zwei Personen mit derselben Art von Recht trotzdem unterschiedliche Datensätze sehen können. Vertriebsmitarbeitende sehen standardmäßig ihre eigenen Zahlen, Führungskräfte die ihres Teams. Jedes Geschäft hat eine verantwortliche Person, und das Protokoll zeigt, wer wann was getan hat, ohne Passwörter oder MFA-Geheimnisse. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Vertriebsmitarbeitende die Geschäfte des eigenen Teams sehen lassen; nur die verantwortliche Person ein Geschäft bearbeiten lassen; jedem Geschäft eine verantwortliche Person geben; Kollegen bitten, eine Notiz hinzuzufügen, statt fremde Geschäfte zu ändern; der Vertriebsleitung den Team-Sichtbereich geben; für Geschäftsführung und Finanzen eine Leserolle nutzen; Administratorrechte auf Nutzer und Einstellungen beschränken; Teams danach festlegen, wie wirklich verkauft wird; Ausnahmen gering halten und schriftlich festhalten; Verdienste nur für die Person, ihre Führungskraft und einen kleinen Kreis sichtbar machen; jedem Nutzer ein eigenes Login geben; Sichtbereiche jedes Quartal und nach Teamwechseln prüfen.
Weiterlesen
Konkurrieren Vertriebsmitarbeitende stärker, wenn sie die Geschäfte der anderen sehen?
Manchmal, und das ist meist gesund, solange die Regeln zur Verantwortung klar sind. Probleme entstehen, wenn Einblick ohne klare Verantwortung kommt, denn dann lädt ein sichtbares Geschäft zum Übernehmen ein.
Sollte der Vertrieb Geschäfte anderer Teams sehen?
Nur wenn die Teams an dieselben Kunden verkaufen. Sonst reicht der Team-Sichtbereich, und der Zugriff auf die ganze Organisation bleibt bei Führungskräften und einem kleinen Kreis.
Was, wenn eine Kollegin bessere Informationen zu einem Geschäft hat?
Dann fügt sie eine Notiz hinzu oder spricht die verantwortliche Person an. Diese aktualisiert das Geschäft, sodass Phase, Betrag und Abschlussdatum immer die Einschätzung einer Person widerspiegeln.
Lässt sich die Sichtbarkeit später ändern?
Ja. Beginnen Sie mit Team-Sicht und eigener Bearbeitung und passen Sie das an, wenn das Team wächst oder sich teilt. Halten Sie die Änderung fest und prüfen Sie sie bei der nächsten Zugriffsprüfung.