Pomio CRM führt Provisionsregeln, Bonusszenarien, Geschäftsaufteilungen und Provisionsabrechnungen direkt neben den Geschäften, auf denen sie beruhen. Viele kleine Vertriebsteams berechnen Provisionen noch in einer Tabelle, die jemand am Monatsende aus dem CRM exportiert, von Hand anpasst und herumschickt. Das geht gut bis zur ersten Meinungsverschiedenheit: ein Geschäft, das am letzten Tag des Quartals gewonnen wurde, ein Rabatt, der nachträglich gewährt wurde, oder zwei Kollegen, die beide finden, dass das Geschäft ihres war.
Warum die Tabelle zu Streit führt
Eine Provisionstabelle beginnt als Kopie von CRM-Daten und läuft dann auseinander. Jemand korrigiert einen Betrag in der Datei, aber nicht am Geschäft, ergänzt von Hand eine Zeile für ein Geschäft, das im CRM nie abgeschlossen wurde, oder ändert mitten im Jahr eine Formel. Nach ein paar Monaten weiß niemand mehr, welche Zahl stimmt, und die Vertriebsperson, die an ihrer Auszahlung zweifelt, hat nichts, womit sie sie prüfen kann. Jeden Monat verbringt dieselbe Person Stunden damit, die Datei neu aufzubauen, und sieht dabei oft die Verdienste aller, ohne es zu müssen. Das eigentliche Problem: zwei Quellen der Wahrheit für dieselben Geschäfte.
Eine praxistaugliche Regel für KMU
Machen Sie das CRM zum einzigen Ort, an dem Provisionen berechnet werden, und zwar aus Geschäften, die als gewonnen markiert sind. Legen Sie die Regeln einmal fest: welche Geschäfte zählen, welcher Prozentsatz oder Festbetrag gilt, ob Neukunden und Bestandskunden unterschiedlich behandelt werden und ab welchem Datum eine Regel gilt. Geben Sie jeder Vertriebsperson pro Zeitraum eine Abrechnung, die die zugrunde liegenden Geschäfte auflistet, damit sie sie selbst prüfen kann. Finanzen oder Lohnbuchhaltung zahlen dann auf Basis dieser freigegebenen Abrechnung aus. Die Tabelle verschwindet und mit ihr der monatliche Neuaufbau.
Provision ist nur so gut wie die Geschäftsdaten
Die Berechnung im CRM macht schwache Geschäftsdaten sofort sichtbar, und das ist gut so. Jedes gewonnene Geschäft braucht eine klare verantwortliche Person; haben zwei Personen es wirklich gemeinsam gewonnen, erfassen Sie die Aufteilung am Geschäft, statt hinterher darüber zu streiten. Erfassen Sie Beträge ohne Mehrwertsteuer, denn Provision auf Steuern ist Geld, das das Unternehmen nie verdient hat. Setzen Sie das Abschlussdatum auf den Tag, an dem das Geschäft tatsächlich gewonnen wurde, damit es in den richtigen Zeitraum fällt. Und ändert sich ein Betrag nach dem Gewinn, verlangen Sie eine Notiz mit dem Grund.
Korrekturen erfassen, nicht überschreiben
Provisionen ändern sich nachträglich: Ein Kunde kündigt im ersten Monat, nach der Unterschrift wird ein Rabatt vereinbart, oder ein Geschäft gehört doch zu einer Kollegin. Ändern Sie dann nicht still die frühere Abrechnung. Erfassen Sie im nächsten Zeitraum eine Korrektur mit kurzer Begründung, damit die ursprüngliche Abrechnung so bleibt, wie sie ausgezahlt wurde, und die Anpassung sichtbar ist. Zusammen mit einem Protokoll, wer was geändert hat, beantwortet das die Frage, die jede Vertriebsperson früher oder später stellt: Warum ist meine Zahl anders als letzten Monat?
Provision mit Zielen und Boni verbinden
Provision steht selten allein. Viele KMU kombinieren einen Prozentsatz pro Geschäft mit einem Bonus, wenn ein Ziel erreicht wird. Liegen die Ziele im CRM, pro Person oder pro Team, kann der Bonus aus denselben gewonnenen Geschäften berechnet werden wie die Provision, und der Fortschritt ist während des Monats sichtbar statt erst danach. Halten Sie das Modell so einfach, dass eine Vertriebsperson ungefähr vorhersagen kann, was ihr ein Geschäft einbringt; eine Regel, die niemand versteht, steuert kein Verhalten.
Wer welche Zahlen sieht
Verdienste sind persönliche Informationen. Eine Vertriebsperson sollte ihre eigene Abrechnung und ihre eigenen Geschäfte sehen, eine Vertriebsleitung die Zahlen ihres Teams und nur ein kleiner Kreis die gesamte Organisation. Regeln Sie das über Rollen statt über geteilte Dateien, und prüfen Sie es bei der vierteljährlichen Zugriffsprüfung. Auch das spricht gegen die Tabelle: Eine Datei, die per E-Mail verschickt wird, kann nicht durchsetzen, wer was sieht.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM hat Provisionsregeln, Bonusszenarien und Geschäftsaufteilungen auf mehrere Beteiligte, mit Provisionsabrechnungen und Korrekturen, sodass die Vergütungslogik im CRM bleibt und nicht in Tabellen. Ziele lassen sich pro Nutzer oder pro Team festlegen, für Monat, Quartal oder Jahr, und das Scoreboard zeigt Umsatz, gewonnene Geschäfte und Fortschritt pro Zeitraum. Rollen bestimmen den Sichtbereich: Vertriebsmitarbeitende sehen standardmäßig ihre eigenen Zahlen, Führungskräfte die ihres Teams. Das Protokoll zeigt, wer wann was getan hat. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Festlegen, welche Geschäfte zählen und welche Sätze gelten; Provision nur aus gewonnenen Geschäften berechnen; jedem gewonnenen Geschäft eine verantwortliche Person geben und Aufteilungen am Geschäft erfassen; Beträge ohne Mehrwertsteuer erfassen; Abschlussdatum am Tag des Gewinns setzen; bei Änderung eines gewonnenen Betrags eine Notiz verlangen; pro Zeitraum eine Abrechnung mit den zugrunde liegenden Geschäften erstellen; Korrekturen im nächsten Zeitraum erfassen statt alte Abrechnungen zu ändern; über Rollen begrenzen, wer Verdienste sieht; Finanzen oder Lohnbuchhaltung auf Basis der freigegebenen Abrechnung auszahlen lassen.
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Wird Provision bei Gewinn des Geschäfts oder bei Zahlung des Kunden ausgezahlt?
Beides ist üblich. Die Auszahlung bei Rechnungszahlung schützt das Unternehmen vor Geschäften, die nie bezahlt werden, verzögert aber die Belohnung. Was Sie auch wählen, schreiben Sie es in die Regeln, damit Abrechnung und Auszahlung demselben Zeitpunkt folgen.
Was passiert mit Geschäften, die kurz nach dem Gewinn gekündigt werden?
Vereinbaren Sie vorab, wie lange ein Rückforderungszeitraum dauert, zum Beispiel die ersten drei Monate, und erfassen Sie eine Korrektur in der nächsten Abrechnung, statt die ursprüngliche zu ändern.
Sollten Neukunden mehr einbringen als Bestandskunden?
Viele KMU zahlen für Neugeschäft einen höheren Satz, weil es mehr Aufwand kostet. Das funktioniert nur, wenn Geschäfte mit Neu- und Bestandskunden im CRM erkennbar sind, etwa über ein Label oder die Geschäftsquelle.
Ersetzt das CRM die Lohnbuchhaltung?
Nein. Das CRM berechnet und dokumentiert, was jede Person verdient hat; Lohnbuchhaltung oder Finanzen zahlen es aus und kümmern sich um Steuern und Sozialabgaben.