Pomio CRM ist für das Vertriebsteam gebaut, aber früher oder später fragen auch andere Kolleginnen und Kollegen nach Zugang. Die Buchhaltung möchte prüfen, was vereinbart wurde, bevor die Rechnung rausgeht, der Support möchte wissen, wer der Ansprechpartner im Vertrieb ist, und die Geschäftsführung möchte die Pipeline sehen, ohne einen Bericht anzufordern. In vielen kleinen Unternehmen wird die Antwort improvisiert: Jemand bekommt dieselben Rechte wie ein Vertriebsmitarbeiter oder leiht sich ein Login. Eine Rolle mit reinen Leserechten ist meist die bessere Wahl.
Wer außerhalb des Vertriebs nach Zugang fragt
Die Anfragen kommen meist aus denselben Richtungen. Buchhaltung und Verwaltung wollen den vereinbarten Betrag und den Ansprechpartner für die Rechnung sehen. Support und Customer Success wollen die Vorgeschichte eines Kunden kennen, bevor sie zum Telefon greifen. Projektleitung und Umsetzung wollen wissen, was bei einem gerade gewonnenen Geschäft genau verkauft wurde. Geschäftsführung und Inhaber wollen Pipeline und Scoreboard verfolgen. Das Marketing möchte manchmal wissen, welche Quellen Kunden bringen. Alle müssen lesen, kaum jemand von ihnen muss Geschäfte, Stages oder Beträge ändern.
Warum volle Rechte der falsche Standard sind
Allen Kollegen dieselben Rechte wie dem Vertrieb zu geben, wirkt großzügig, verursacht aber Probleme, die erst später sichtbar werden. Jemand aus der Buchhaltung korrigiert einen Betrag in einem Geschäft, über das der Vertrieb noch verhandelt. Der Support verschiebt ein Geschäft in eine andere Stage, weil der Kunde am Telefon etwas erwähnt hat. Eine gut gemeinte Aufräumaktion archiviert Unternehmen, die der Vertrieb noch nutzt. Jede Änderung ist für sich nachvollziehbar, aber die Pipeline ist dann nicht mehr der gemeinsame Datenbestand des Vertriebsteams, und die Zahlen im Scoreboard lassen sich nicht mehr erklären. Bearbeitungsrechte gehören zu den Personen, die für die Geschäfte verantwortlich sind, wie in warum jedes offene Geschäft einen einzigen Eigentümer braucht beschrieben.
Warum ein geteiltes Login oder Exporte per E-Mail schlechter sind
Die zwei üblichen Notlösungen sind ein geteiltes Konto und eine Tabelle. Bei einem geteilten Login kann hinterher niemand sagen, wer was angesehen oder geändert hat, und das Passwort landet in Chatnachrichten und Notizbüchern; deshalb sollte jeder CRM-Nutzer ein eigenes Login haben. Eine Tabelle per E-Mail ist veraltet, sobald sie geöffnet wird, wird auf Laptops und in Postfächer kopiert und enthält Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die nun außerhalb des CRM liegen. Beides ist schwerer zu kontrollieren als ein sauber eingerichtetes Konto mit Leserechten.
Leserechte als Standard für Kollegen außerhalb des Vertriebs
Für die meisten Unternehmen mit fünf bis fünfzig Personen funktioniert eine einfache Regel am besten: Wer außerhalb des Vertriebs mindestens wöchentlich Kundeninformationen braucht, bekommt ein eigenes Konto mit reinen Leserechten. Damit lassen sich Unternehmen, Kontakte und Geschäfte öffnen, Notizen und die Aktivitätenchronik lesen und die Pipeline verfolgen, aber nichts verschieben, bearbeiten oder archivieren. Fällt etwas Falsches auf, gibt die Person das an den Eigentümer des Datensatzes weiter, der es korrigiert. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört, und die Kollegen haben trotzdem den Kontext, den sie brauchen.
Die Sichtbarkeit begrenzen, nicht nur die Aktionen
Leserechte legen fest, was jemand tun darf, die Sichtbarkeit legt fest, was jemand sehen darf. Eine Supportkraft für eine Region braucht nicht die Geschäfte aller Teams, und eine Projektleiterin vielleicht nur die Geschäfte des Teams, mit dem sie zusammenarbeitet. Wählen Sie die kleinste Sichtbarkeit, die ausreicht: eigen, Team oder die ganze Organisation. Die Geschäftsführung braucht meist die Sicht auf die Organisation, die meisten anderen Kollegen ein Team. Das Modell wird in wie RBAC own, team und tenant in einem CRM funktioniert erklärt, und dieselbe Frage für das Vertriebsteam selbst in ob Vertriebsmitarbeitende die Geschäfte ihrer Kollegen sehen sollten.
Wenn jemand außerhalb des Vertriebs doch bearbeiten muss
Es gibt Ausnahmen. Eine Office-Managerin, die eingehende Leads erfasst, ein Customer-Success-Manager, der Verlängerungen verantwortet, oder ein Geschäftsführer, der noch einige Schlüsselkunden selbst betreut, leisten Vertriebsarbeit und brauchen für diesen Teil des CRM eine Vertriebsrolle. Behandeln Sie das als bewusste Entscheidung mit benanntem Grund, nicht als Upgrade auf Zuruf. Administratorrechte sind noch einmal eine eigene Frage und gehören zu ein oder zwei Personen, wie in wie viele Administratoren ein CRM braucht erklärt.
Sicherheit und personenbezogene Daten
Auch ein Konto mit reinen Leserechten gibt Zugriff auf personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten und verdient deshalb dieselbe Sorgfalt wie jedes andere Konto. Aktivieren Sie MFA, laden Sie Personen mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse ein und sperren Sie das Konto am letzten Arbeitstag, wie bei jedem Nutzer, der das Unternehmen verlässt. Entscheiden Sie gesondert, ob jemand auch Daten exportieren darf; einen Datensatz am Bildschirm zu lesen, ist ein kleineres Risiko als eine Datei mit allen Kontakten auf einem Laptop. Wichtige Aktionen sollten hinterher in einem Protokoll nachvollziehbar sein.
Die Liste aktuell halten
Konten mit Leserechten geraten leicht in Vergessenheit, weil sich ihre Nutzer selten beschweren. Führen Sie eine kurze Liste, wer Leserechte hat, für welchen Teil des CRM und warum. Gehen Sie sie bei der vierteljährlichen Zugriffsprüfung durch: Kollegen mit neuer Aufgabe, abgeschlossene Projekte und Konten, die seit Monaten nicht genutzt wurden, können gesperrt werden. Wer einmal im Quartal eine Kennzahl braucht, ist mit einem Bericht aus dem Scoreboard besser bedient als mit einem Konto.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM kennt vier Rollen: Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Viewer und Organisationsadministrator, jeweils mit der Sichtbarkeit eigen, Team oder Organisation, serverseitig durchgesetzt und nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet. Nutzer werden per E-Mail eingeladen, lassen sich aktivieren und sperren und können optional MFA mit einer Authenticator-App nutzen. Geschäfte, Unternehmen, Kontakte, Notizen und die Aktivitätenchronik liegen in einer Umgebung, das Scoreboard zeigt Ergebnisse nach Zeitraum, und das Audit-Log hält bei wichtigen Aktionen fest, wer was wann getan hat. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite und den Sicherheitsansatz auf der Sicherheitsseite.
Eine praktische Checkliste
Erfassen, welche Kollegen außerhalb des Vertriebs nach Zugang fragen und warum; regelmäßigen Nutzern ein eigenes Konto mit reinen Leserechten geben; die kleinste ausreichende Sichtbarkeit wählen; Bearbeitungsrechte bei den Eigentümern der Datensätze lassen; eine Vertriebsrolle nur an Kollegen vergeben, die wirklich Vertriebsarbeit leisten, mit benanntem Grund; Administratorrechte bei ein oder zwei Personen halten; MFA für jedes Konto aktivieren, auch mit Leserechten; gesondert entscheiden, wer Daten exportieren darf; Tabellen per E-Mail durch Zugang oder einen Bericht ersetzen; Konten sperren, wenn Personen gehen; die Liste jedes Quartal prüfen.
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Sollte die Geschäftsführung nur Leserechte bekommen?
Oft ja. Eine Geschäftsführung, die die Pipeline verfolgt, aber selbst keine Geschäfte verantwortet, ist mit Leserechten und der Sicht auf die Organisation gut bedient. Wer noch Schlüsselkunden betreut, braucht für diese Geschäfte eine Vertriebsrolle.
Können Kollegen mit Leserechten Notizen hinzufügen?
Mit einer strikten Rolle mit reinen Leserechten nicht. Wenn Support oder Umsetzung regelmäßig Informationen ergänzen, die der Vertrieb braucht, vereinbaren Sie, wie sie diese weitergeben, oder geben Sie dieser Gruppe eine Vertriebsrolle mit begrenzter Sichtbarkeit.
Ist ein Konto mit Leserechten günstiger?
Das hängt vom CRM und vom Tarif ab. Prüfen Sie zuerst die Preise, und kosten Konten gleich viel, sollte die Wahl zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten trotzdem der Arbeit folgen, nicht dem Preis.
Und externe Steuerberater oder Partner?
Seien Sie bei Personen außerhalb des Unternehmens vorsichtiger. Geben Sie nur bei klarem Bedarf und mit einer Vereinbarung zum Datenschutz Zugang, mit der kleinstmöglichen Sichtbarkeit, und sperren Sie das Konto, sobald die Arbeit erledigt ist. Manchmal genügt ein Export nur der benötigten Felder.