Pomio CRM trennt die Person von den Daten: Ein Admin sperrt das Login eines Nutzers, während die Geschäfte, Kontakte und Aktivitäten, an denen dieser Nutzer gearbeitet hat, mit ihrem Verlauf im CRM bleiben.
Warum Konten zu lange offen bleiben
Wenn jemand geht, wird der Laptop zurückgegeben und das E-Mail-Konto geschlossen, aber das CRM-Login wird oft vergessen. Niemand ist für diesen Schritt zuständig, die Person „muss vielleicht noch etwas abschließen“, oder die Lizenz läuft einfach weiter. Währenddessen kann ein ehemaliger Kollege vom Telefon oder Heimrechner aus weiterhin die Kundenliste, die Pipeline und jede Notiz öffnen. Auch bei guten Absichten sind das Kundendaten außerhalb Ihrer Kontrolle.
Erst übergeben, dann sperren
Wer ein Login vor der Übergabe sperrt, hinterlässt verwaiste Arbeit: Geschäfte ohne Eigentümer, Aufgaben, die niemand sieht, und Kontakte, die niemand nachfasst. Planen Sie die Übergabe deshalb in der letzten Woche. Weisen Sie offene Geschäfte neu zu, wenn der Eigentümer geht, übertragen Sie offene Aufgaben an eine benannte Kollegin oder einen benannten Kollegen und übergeben Sie die Zuständigkeit für Kontakte und Unternehmen. Prüfen Sie am letzten Arbeitstag, dass nichts Offenes mehr auf den Namen der ausscheidenden Person läuft, und sperren Sie dann das Konto.
Warum sperren statt löschen
Das Löschen eines Nutzers kann den Namen von früheren Aktivitäten, Notizen und Stage-Wechseln entfernen, sodass der Verlauf eines Geschäfts nicht mehr zeigt, wer was getan hat. Ein gesperrter Nutzer kann sich nicht anmelden, aber sein Name bleibt in der Zeitleiste und im Audit-Log. So bleiben Berichte über frühere Ergebnisse erklärbar, und Sie können die Frage eines Kunden zu einer alten Vereinbarung noch beantworten. Das funktioniert nur, wenn jeder CRM-Nutzer ein eigenes Login hat; ein gemeinsames Konto lässt sich nicht für eine einzelne Person sperren.
Wer es tut, und wann
Legen Sie die Verantwortung bei einer Rolle fest, meist beim Organisations-Admin, und verknüpfen Sie den Schritt mit dem Austrittsdatum, das die Personalabteilung bereits kennt. Sperren Sie am Ende des letzten Arbeitstags oder sofort, wenn jemand im Streit geht. Setzen Sie die Mehr-Faktor-Authentifizierung zusammen mit dem Konto zurück, siehe ob ein CRM MFA braucht, und prüfen Sie, ob Rolle und Scope der Nachfolge zur neuen Arbeit passen; siehe Scope own, Team und Organisation.
Wie Pomio CRM den Austritt eines Nutzers unterstützt
Ein Organisations-Admin kann Nutzer aktivieren und sperren, Rollen ändern sowie Passwörter und Mehr-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen. Die Zuständigkeit für Geschäfte, Unternehmen und Kontakte lässt sich neu zuweisen, sodass offene Arbeit an Kollegen übergeht, bevor das Login geschlossen wird. Wichtige Aktionen werden im Audit-Log festgehalten, sodass klar bleibt, wer welches Konto wann gesperrt hat, ohne Passwörter oder Geheimnisse im Log.
Eine praktische Checkliste für den Austritt
Für jede ausscheidende Person: den letzten Arbeitstag notieren, sobald er feststeht; in der letzten Woche offene Geschäfte, Aufgaben, Kontakte und Unternehmen neu zuweisen; prüfen, dass nichts Offenes mehr auf ihren Namen läuft; das Konto am Ende des letzten Arbeitstags sperren; die Mehr-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen; Rolle und Scope der Nachfolge prüfen; sperren statt löschen, damit der Verlauf einen Namen behält; gesperrte Konten einmal pro Quartal durchsehen.
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Sollten wir ein CRM-Konto bei langer Abwesenheit sperren?
Oft ja. Sperren Sie bei langer Abwesenheit das Login, weisen Sie offene Arbeit neu zu und aktivieren Sie das Konto bei der Rückkehr wieder. Verlauf und Zuständigkeiten bleiben erhalten, solange das Konto gesperrt ist.
Darf eine ausscheidende Person vorher Kontakte exportieren?
Nur wenn ihre Rolle das erlaubt. Belassen Sie Exporte bei Managern oder Admins, damit keine vollständige Kundenliste am letzten Tag mitgeht; siehe CRM-Kontakte als CSV exportieren.
Und Freelancer und Zeitarbeitskräfte?
Behandeln Sie sie genauso. Geben Sie jeder Person ein eigenes Login mit engem Scope und sperren Sie es am letzten Tag des Einsatzes.
Sperrt Pomio CRM Nutzer automatisch?
Nein. Ihre Organisation entscheidet, wann jemand geht. Pomio CRM gibt Admins die Mittel zum Sperren, Reaktivieren und Neuzuweisen und hält wichtige Aktionen im Audit-Log fest.