Pomio CRM scheidt de persoon van de data: een beheerder schorst de login van een gebruiker, terwijl de deals, contacten en activiteiten waar die gebruiker aan werkte met hun historie in het CRM blijven.
Waarom accounts te lang openstaan
Als iemand vertrekt, gaat de laptop terug en wordt het e-mailaccount gesloten, maar de CRM-login wordt vaak vergeten. Niemand is eigenaar van die stap, de persoon “moet misschien nog iets afronden”, of de licentie loopt gewoon door. Ondertussen kan een oud-collega vanaf een telefoon of thuiscomputer nog steeds de klantenlijst, de pipeline en elke notitie openen. Ook met goede bedoelingen zijn dat klantgegevens buiten uw controle.
Eerst overdragen, dan schorsen
Wie een login schorst vóór de overdracht, laat werk zonder eigenaar achter: deals zonder eigenaar, taken die niemand ziet en contacten die niemand opvolgt. Plan de overdracht daarom in de laatste week. Wijs open deals opnieuw toe als de eigenaar vertrekt, zet open taken op naam van een collega en draag het eigenaarschap van contacten en bedrijven over. Controleer op de laatste werkdag dat er niets open meer op naam van de vertrekkende collega staat en schors dan het account.
Waarom schorsen in plaats van verwijderen
Een gebruiker verwijderen kan de naam weghalen bij eerdere activiteiten, notities en stagewijzigingen, waardoor de historie van een deal niet meer laat zien wie wat deed. Een geschorste gebruiker kan niet inloggen, maar de naam blijft op de tijdlijn en in de auditlog staan. Zo blijven rapportages over eerdere resultaten uitlegbaar en kunt u een vraag van een klant over een oude afspraak nog beantwoorden. Dat werkt alleen als elke CRM-gebruiker een eigen login heeft; een gedeeld account kunt u niet voor één persoon schorsen.
Wie het doet, en wanneer
Leg de verantwoordelijkheid bij één rol, meestal de omgevingsbeheerder, en koppel de stap aan de vertrekdatum die HR al kent. Schors aan het einde van de laatste werkdag, of direct wanneer iemand in onmin vertrekt. Reset de meervoudige verificatie samen met het account, zie of een CRM MFA nodig heeft, en controleer of de rol en scope van de opvolger passen bij het nieuwe werk; zie scope eigen, team en organisatie.
Hoe Pomio CRM het vertrek van een gebruiker ondersteunt
Een omgevingsbeheerder kan gebruikers activeren en schorsen, rollen wijzigen en wachtwoorden en meervoudige verificatie resetten. Het eigenaarschap van deals, bedrijven en contacten kan opnieuw worden toegewezen, zodat open werk naar een collega gaat voordat de login wordt gesloten. Belangrijke acties worden vastgelegd in de auditlog, zodat duidelijk blijft wie welk account wanneer heeft geschorst, zonder wachtwoorden of geheimen in de log.
Een praktische checklist bij vertrek
Voor elke vertrekkende collega: noteer de laatste werkdag zodra die bekend is; wijs in de laatste week open deals, taken, contacten en bedrijven opnieuw toe; controleer dat er niets open meer op diens naam staat; schors het account aan het einde van de laatste werkdag; reset de meervoudige verificatie; controleer rol en scope van de opvolger; schors in plaats van te verwijderen, zodat de historie een naam houdt; loop geschorste accounts eens per kwartaal na.
Verder lezen
Moeten we een CRM-account schorsen tijdens lang verlof?
Vaak wel. Schors bij lang verlof de login en wijs open werk opnieuw toe, en activeer het account weer bij terugkomst. Historie en eigenaarschap blijven staan zolang het account geschorst is.
Mag een vertrekkende collega eerst contacten exporteren?
Alleen als de rol dat toestaat. Houd exports bij managers of beheerders, zodat een volledige klantenlijst niet op de laatste dag mee vertrekt; zie CRM-contacten exporteren naar CSV.
En freelancers en uitzendkrachten?
Behandel ze op dezelfde manier. Geef ieder een eigen login met een beperkte scope en schors die op de laatste dag van de opdracht.
Schorst Pomio CRM gebruikers automatisch?
Nee. Uw organisatie bepaalt wanneer iemand vertrekt. Pomio CRM geeft beheerders de middelen om te schorsen, opnieuw te activeren en opnieuw toe te wijzen, en legt belangrijke acties vast in de auditlog.