Pomio CRM lässt ein Team nach Labels filtern, neben Teams, Standorten und Live-Suche über Geschäfte, Unternehmen und Aufgaben. Labels helfen in einem Filter nur, wenn alle dieselben Wörter für dasselbe verwenden, und das ist eine Vereinbarung, keine Einstellung.
Was schiefgeht, wenn alle eigene Labels anlegen
Wenn jeder Nutzer selbst ein neues Label eintippen kann, wächst die Liste schnell. Eine Person setzt „Heiß“ auf ein Geschäft, eine andere „heißer Lead“, eine dritte „Priorität“, und alle drei meinen dasselbe. Ein Filter auf eines davon übersieht dann die anderen beiden, sodass die Liste, die eine Führungskraft am Montag ansieht, unvollständig ist, ohne dass es jemand merkt. Nach einem Jahr ist die Labelliste länger als die Pipeline, und niemand verlässt sich mehr darauf.
Wofür ein Label da ist, und wofür nicht
Ein Label markiert etwas, für das das CRM kein Feld hat: eine Prüfung vor dem Nachfassen, eine Kampagne, eine Region, über die Sie gesondert berichten, oder ein befristetes Projekt. Nutzen Sie keine Labels für Informationen, die schon ein Feld haben. Die Stage gehört in die Pipeline, die verantwortliche Person in das Verantwortlichenfeld und die Herkunft eines Leads in das Quellenfeld. Dasselbe gilt für die Branchenkategorie eines Unternehmens und die Forecast-Kategorie eines Geschäfts. Wenn ein Label ein Feld wiederholt, laufen beide auseinander, und niemand weiß mehr, was stimmt.
Halten Sie die Liste kurz und schreiben Sie auf, was jedes Label bedeutet
Die meisten kleinen Teams kommen mit zehn bis zwanzig Labels aus. Geben Sie jedem Label einen Namen, der sich selbst erklärt, und eine Zeile dazu, wann man es setzt und wann man es entfernt. Legen Sie diese Liste dort ab, wo das ganze Team sie findet, zum Beispiel in den Einarbeitungsnotizen für neue Kolleginnen und Kollegen. Ein Label ohne festgehaltene Bedeutung wird zur persönlichen Notiz, und persönliche Notizen gehören nicht in einen gemeinsamen Filter.
Lassen Sie eine Person neue Labels anlegen
Neue Labels sind in Ordnung, aber jemand muss darüber entscheiden. Lassen Sie die Hauptadministration oder die Vertretung Labels anlegen oder umbenennen, und alle anderen fragen danach. Das hält Dubletten aus der Liste und ist leicht zu regeln, wenn das CRM wenige, namentlich benannte Administratoren hat. Eine Anfrage nach einem neuen Label ist auch ein guter Moment, um zu prüfen, ob ein Feld oder ein vorhandenes Label dieselbe Aufgabe erfüllt.
Nutzen Sie Labels in den Filtern, die Sie ohnehin ansehen
Labels zeigen ihren Wert in den Ansichten, die das Team tatsächlich nutzt. Nehmen Sie einen Labelfilter in das wöchentliche Pipeline-Review auf, zum Beispiel alle offenen Geschäfte mit einem Label, das „vor dem Versand prüfen“ bedeutet, damit diese Geschäfte in der Besprechung erledigt und nicht vergessen werden. Ein Label, das nie in einem Filter oder Review auftaucht, braucht meist niemand.
Räumen Sie die Liste jedes Quartal auf
Gehen Sie einmal pro Quartal mit der Administration die Liste durch. Führen Sie Labels zusammen, die dasselbe bedeuten, übertragen Sie die Datensätze auf das Label, das bleibt, und streichen Sie Labels, die nicht mehr genutzt werden, etwa eines für eine beendete Kampagne. Erledigen Sie das Übertragen als eine Massenaktion, wo Ihre Rolle es erlaubt, damit die Datensätze vollständig bleiben. Aktualisieren Sie gleichzeitig die festgehaltene Liste.
Wie Pomio CRM eine feste Labelliste unterstützt
In Pomio CRM sind Labels filterbar, neben Teams, Standorten und Live-Suche über Geschäfte, Unternehmen und Aufgaben. Massenaktionen stehen zur Verfügung, wo die Rolle des Nutzers sie erlaubt, sodass das Zusammenführen oder Streichen eines Labels nicht bedeutet, Datensätze einzeln zu bearbeiten. Rollen und ihr Bereich (eigene, Team oder Organisation) werden auf dem Server durchgesetzt, und wichtige Aktionen werden im Audit-Log festgehalten, sodass klar bleibt, wer was geändert hat.
Eine praktische Checkliste
Vereinbaren Sie eine kurze Liste von Labels; schreiben Sie pro Label eine Zeile dazu, wann man es setzt und entfernt; lassen Sie nur die Administration Labels anlegen oder umbenennen; nutzen Sie nie ein Label für Stage, Verantwortliche, Quelle, Betrag oder ein anderes vorhandenes Feld; nehmen Sie Labelfilter in das wöchentliche Pipeline-Review auf; führen Sie jedes Quartal Dubletten zusammen und streichen Sie ungenutzte Labels per Massenaktion; aktualisieren Sie die festgehaltene Liste nach jeder Änderung.
Weiterlesen
Wie viele Labels braucht das CRM eines kleinen Unternehmens?
Die meisten kleinen Teams kommen mit zehn bis zwanzig aus. Wird die Liste länger, prüfen Sie, ob einige Labels ein Feld wiederholen oder dasselbe bedeuten wie ein anderes Label.
Sollten Labels in einer Sprache sein?
Ja. Wählen Sie eine Sprache für die Labelnamen, auch in einem Team, das in zwei Sprachen arbeitet, damit ein Filter keine Datensätze übersieht, die in der anderen Sprache gelabelt wurden.
Darf ein Datensatz mehr als ein Label haben?
Ja, solange jedes Label eine andere Frage beantwortet. Zwei fast gleichbedeutende Labels auf einem Datensatz zeigen, dass die Liste aufgeräumt werden muss.
Was machen wir mit alten Labels aus einem früheren CRM?
Importieren Sie nicht alle. Ordnen Sie die nützlichen Ihrer neuen Liste zu, machen Sie aus Labels, die ein Feld beschreiben, dieses Feld, und lassen Sie den Rest weg.