Pomio CRM laat een team filteren op labels, naast teams, locaties en live zoeken in deals, bedrijven en taken. Labels zijn alleen bruikbaar in een filter als iedereen dezelfde woorden voor hetzelfde gebruikt, en dat is een afspraak, geen instelling.
Wat er misgaat als iedereen eigen labels maakt
Als elke gebruiker zelf een nieuw label kan typen, groeit de lijst snel. De een zet “Warm” op een deal, de ander “warme lead”, een derde “Prioriteit”, en alle drie bedoelen hetzelfde. Een filter op één ervan mist dan de andere twee, zodat de lijst die een manager op maandag bekijkt onvolledig is zonder dat iemand het merkt. Na een jaar is de labellijst langer dan de pipeline en vertrouwt niemand hem nog.
Waar een label voor is, en waarvoor niet
Een label markeert iets waar het CRM geen veld voor heeft: een controle die nodig is vóór opvolging, een campagne, een regio waarover u apart rapporteert of een tijdelijk project. Gebruik geen labels voor informatie die al een veld heeft. De stage hoort in de pipeline, de eigenaar in het eigenaarveld en de herkomst van een lead in het bronveld. Hetzelfde geldt voor de branchecategorie van een bedrijf en de forecastcategorie van een deal. Als een label een veld herhaalt, lopen die twee uit elkaar en weet niemand meer welke klopt.
Houd de lijst kort en schrijf op wat elk label betekent
De meeste kleine teams redden het met tien tot twintig labels. Geef elk label een naam die zichzelf uitlegt, en één regel over wanneer u het gebruikt en wanneer u het weghaalt. Bewaar die lijst waar het hele team hem kan vinden, bijvoorbeeld in de inwerknotities voor nieuwe collega’s. Een label zonder vastgelegde betekenis wordt een persoonlijke notitie, en persoonlijke notities horen niet in een gedeeld filter.
Laat één persoon nieuwe labels toevoegen
Nieuwe labels zijn prima, maar iemand moet erover beslissen. Laat de hoofdbeheerder of de reservebeheerder labels toevoegen of hernoemen, en laat de rest erom vragen. Dat houdt dubbele labels buiten de lijst en is eenvoudig te regelen als het CRM een klein aantal vaste beheerders heeft. Een verzoek om een nieuw label is ook een goed moment om te vragen of een veld of een bestaand label hetzelfde doet.
Gebruik labels in de filters die u toch al bekijkt
Labels bewijzen hun waarde in de weergaven die het team echt gebruikt. Voeg een labelfilter toe aan de wekelijkse pipelinereview, bijvoorbeeld alle open deals met een label dat “controleren vóór versturen” betekent, zodat die deals in het overleg worden opgepakt in plaats van vergeten. Een label dat nooit in een filter of review opduikt, is meestal een label dat niemand nodig heeft.
Ruim de lijst elk kwartaal op
Loop één keer per kwartaal de lijst door met de beheerder. Voeg labels samen die hetzelfde betekenen, zet de records over naar het label dat u houdt, en schrap labels die niet meer gebruikt worden, zoals een label voor een afgelopen campagne. Doe het overzetten als één bulkactie waar uw rol dat toestaat, zodat de records compleet blijven. Werk de vastgelegde lijst tegelijk bij.
Hoe Pomio CRM een vaste lijst labels ondersteunt
In Pomio CRM zijn labels filterbaar, naast teams, locaties en live zoeken in deals, bedrijven en taken. Bulkacties zijn beschikbaar waar de rol van de gebruiker dat toestaat, zodat samenvoegen of schrappen van een label niet betekent dat u records één voor één aanpast. Rollen en hun bereik (eigen, team of organisatie) worden op de server afgedwongen, en belangrijke acties worden vastgelegd in de auditlog, zodat duidelijk blijft wie wat heeft gewijzigd.
Een praktische checklist
Spreek één korte lijst labels af; schrijf per label één regel op over wanneer u het gebruikt en weghaalt; laat alleen een beheerder labels toevoegen of hernoemen; gebruik nooit een label voor stage, eigenaar, bron, bedrag of een ander bestaand veld; voeg labelfilters toe aan de wekelijkse pipelinereview; voeg elk kwartaal dubbele labels samen en schrap ongebruikte labels met een bulkactie; werk de vastgelegde lijst na elke wijziging bij.
Verder lezen
Hoeveel labels heeft het CRM van een klein bedrijf nodig?
De meeste kleine teams redden het met tien tot twintig. Wordt de lijst langer, kijk dan of sommige labels een veld herhalen of hetzelfde betekenen als een ander label.
Moeten labels in één taal zijn?
Ja. Kies één taal voor de labelnamen, ook in een team dat in twee talen werkt, zodat een filter geen records mist die in de andere taal zijn gelabeld.
Mag een record meer dan één label hebben?
Ja, zolang elk label een andere vraag beantwoordt. Twee labels die op één record bijna hetzelfde betekenen, zijn een teken dat de lijst moet worden opgeruimd.
Wat doen we met oude labels uit een vorig CRM?
Importeer ze niet allemaal. Koppel de bruikbare aan uw nieuwe lijst, maak van labels die een veld beschrijven dat veld, en laat de rest weg.