Die meisten Regeln zum CRM-Zugriff betreffen, was Personen sehen und ändern dürfen. Der Export gerät dabei leicht aus dem Blick, weil er sich wie eine Erleichterung anfühlt: eine Liste für ein Mailing, eine Tabelle für die Buchhaltung, ein Stand vor einer Migration. Dabei ist eine exportierte Datei die einzige Form von CRM-Daten, für die keine Regel des CRM mehr gilt. Pomio CRM empfiehlt, den Export als eigene Berechtigungsentscheidung zu behandeln und nicht als etwas, das automatisch mit Leserechten einhergeht.
Warum Exportieren etwas anderes ist als Ansehen
Im CRM bleibt ein Kontakt durch Rollen, Bereich und die Trennung der Umgebungen geschützt, und wichtige Aktionen lassen sich in einem Protokoll, wer was geändert hat, nachvollziehen. Sobald dieselben Datensätze in einer CSV-Datei stehen, gilt davon nichts mehr. Die Datei kann weitergeleitet, mit einem privaten Cloud-Ordner synchronisiert oder aufbewahrt werden, nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat. Personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern liegen dann außerhalb des Ortes, an dem Sie Datenschutzanfragen und Aufbewahrungsfristen bearbeiten, und die Frage, wo die Daten eines Kunden eigentlich liegen, wird schwerer zu beantworten.
Export im eigenen Bereich
Ein sinnvoller Standard ist, dass Personen nur exportieren, was sie ohnehin sehen dürfen, und nur aus einem Grund, der zu ihrer Arbeit passt. Ein Vertriebsmitarbeiter, der vor einem Kundenbesuch eine Liste seiner offenen Geschäfte möchte, ist ein normaler Fall. Das funktioniert am besten, wenn der Zugriff darunter stimmt: Rollen mit dem Bereich eigene, Team oder Organisation bestimmen, was ein Nutzer sieht, sodass ein Export aus dem Vertrieb von selbst auf die eigenen Datensätze begrenzt bleibt. Kollegen, die nur etwas nachschlagen müssen, kommen oft mit reinen Leserechten aus, ganz ohne Export.
Komplettexporte nur für benannte Personen
Ein Export aller Kontakte, Unternehmen und Geschäfte ist im Grunde eine Kopie Ihres Kundenstamms. Beschränken Sie ihn auf ein oder zwei benannte Personen, meist dieselben, die die Administratorrolle haben, und halten Sie diese Gruppe klein, wie in wie viele Administratoren ein CRM braucht beschrieben. Ist ein Komplettexport nötig, etwa vor einer Migration, legen Sie vorher fest, wer ihn erstellt, wo die Datei liegt und wann sie gelöscht wird. Dasselbe gilt für die Massenbearbeitung: Aktionen, die viele Datensätze auf einmal betreffen, gehören in weniger Hände.
Festlegen, was mit der Datei geschieht
Das meiste Exportrisiko ist nicht böswillig, sondern entsteht durch vergessene Dateien. Eine kurze Vereinbarung hilft: Exporte werden an einem gemeinsamen geschäftlichen Ort gespeichert und nicht auf einem persönlichen Gerät, sie werden gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist, und eine Liste für das Marketing enthält nur Kontakte, deren Einwilligung in Marketing-E-Mails vorliegt. Nehmen Sie Exportrechte in die vierteljährliche Prüfung des Nutzerzugriffs auf, und bedenken Sie, dass einen Nutzer am letzten Arbeitstag zu sperren neue Exporte verhindert, früher heruntergeladene Dateien aber nicht zurückholt.