De meeste afspraken over CRM-toegang gaan over wat mensen mogen zien en wijzigen. Exporteren schiet er makkelijk bij in, omdat het als gemak voelt: een lijst voor een mailing, een spreadsheet voor de boekhouder, een momentopname voor een migratie. Toch is een geëxporteerd bestand de enige vorm van CRM-gegevens die zich aan geen enkele regel van het CRM meer houdt. Pomio CRM raadt aan exporteren als een aparte bevoegdheid te behandelen, en niet als iets dat automatisch bij leesrechten hoort.
Waarom exporteren iets anders is dan inzien
In het CRM blijft een contactpersoon beschermd door rollen, bereik en scheiding tussen omgevingen, en zijn belangrijke handelingen terug te zien in een audittrail van wie wat heeft gewijzigd. Zodra dezelfde records in een CSV-bestand staan, geldt dat allemaal niet meer. Het bestand kan worden doorgestuurd, naar een privé-cloudmap worden gesynchroniseerd of bewaard blijven nadat iemand uit dienst is. Persoonsgegevens zoals namen, e-mailadressen en telefoonnummers staan dan buiten de plek waar u privacyverzoeken en bewaartermijnen afhandelt, waardoor de vraag waar de gegevens van een klant eigenlijk staan lastiger te beantwoorden is.
Exporteren binnen het eigen bereik
Een verstandige standaard is dat mensen alleen exporteren wat ze al mogen zien, en alleen met een reden die bij hun werk past. Een verkoper die een lijst van de eigen open deals wil voor een klantbezoek is een normaal geval. Dat werkt het best als de onderliggende toegang klopt: rollen met bereik eigen, team of organisatie bepalen wat een gebruiker ziet, zodat een export van een verkoper vanzelf beperkt blijft tot de eigen records. Collega’s die alleen iets moeten opzoeken, kunnen vaak met alleen leesrechten toe, zonder dat ze iets hoeven te exporteren.
Volledige exports alleen voor vaste personen
Een export van alle contacten, bedrijven en deals is in feite een kopie van uw klantenbestand. Beperk dat tot één of twee vaste personen, meestal dezelfde mensen die de beheerdersrol hebben, en houd die groep klein, zoals beschreven in hoeveel beheerders een CRM nodig heeft. Is een volledige export nodig, bijvoorbeeld voor een migratie, spreek dan vooraf af wie hem maakt, waar het bestand staat en wanneer het wordt verwijderd. Hetzelfde geldt voor records in bulk aanpassen: handelingen die veel records tegelijk raken, horen bij minder mensen.
Spreek af wat er met het bestand gebeurt
Het meeste exportrisico is niet kwaadwillig; het komt van bestanden die vergeten worden. Een korte afspraak helpt: exports worden op een gedeelde zakelijke locatie bewaard en niet op een persoonlijk apparaat, ze worden verwijderd zodra het doel is bereikt, en een lijst voor marketing bevat alleen contacten die toestemming voor marketingmail hebben gegeven. Neem exportrechten mee in de controle van gebruikerstoegang per kwartaal, en bedenk dat een gebruiker schorsen op de laatste werkdag nieuwe exports tegenhoudt, maar eerder gedownloade bestanden niet terughaalt.