Elk CRM krijgt vroeg of laat te maken met een wijziging die te groot is om record voor record te doen: een verkoper vertrekt, een regio wordt anders ingedeeld, of een lijst van de beurs van vorig jaar moet een label krijgen. Met bulkbewerking is dat een paar minuten werk. Het maakt het ook mogelijk om met één klik de eigenaar van elke open deal in het bedrijf te overschrijven. Pomio CRM raadt aan om bulkrechten bewust toe te kennen in plaats van ze standaard aan te zetten: wie mag het, op welke records en voor welke velden.
Waarom bulkwijzigingen een afspraak nodig hebben
Een gewone wijziging raakt één record, en wie hem doet, ziet het resultaat meteen. Een bulkwijziging raakt alles wat het filter op dat moment toevallig bevat. Klopt dat filter net niet, dan verspreidt de wijziging zich ongemerkt naar deals, bedrijven en contactpersonen die niemand wilde aanpassen. Omdat de records er nog steeds aannemelijk uitzien, komt de fout meestal pas boven als forecast, targets of commissie niet meer kloppen. Een korte afspraak voorkomt het meeste daarvan, zonder de mensen te hinderen die de functie echt nodig hebben.
Laat bulkrechten het bereik volgen
De eenvoudigste aanpak: bulkrechten volgen het bereik dat iemand al heeft. Een verkoper mag de eigen records in bulk aanpassen, bijvoorbeeld om een label toe te voegen aan de eigen prospects. Een salesmanager mag binnen het team in bulk werken, bijvoorbeeld om deals te herverdelen als iemand met verlof is. Wijzigingen die de hele organisatie raken, zoals een label overal hernoemen, horen bij een beheerder, en in een klein bedrijf zijn dat er één of twee, zoals uitgelegd in hoeveel beheerders een CRM nodig heeft.
Spreek af welke velden in bulk mogen
Niet elk veld brengt hetzelfde risico mee. Eigenaar, labels en archiefstatus lenen zich goed voor bulkwijzigingen, omdat ze vaak per groep nodig zijn en makkelijk te controleren. Bedragen, stages en verwachte sluitdatums past u beter per deal aan, omdat elk daarvan iets zegt over een specifieke klant en meetelt in de forecast. Verwijderen in bulk kunt u het beste helemaal vermijden: archiveren in plaats van verwijderen bewaart de geschiedenis en maakt een vergissing terug te draaien. Is een vertrekkende eigenaar de aanleiding, volg dan dezelfde stappen als bij open deals hertoewijzen als de eigenaar vertrekt.
Eerst filteren en tellen, dan wijzigen
Controleer voor een bulkactie hoeveel records het filter oplevert en of dat aantal logisch is. Verwacht u zo’n dertig deals en toont de lijst er driehonderd, stop dan. Bekijk een paar records bovenaan en onderaan de selectie. Exporteer bij grote wijzigingen eerst de selectie, zodat u de oorspronkelijke waarden bewaart, en leg in een notitie of teambericht vast waarom de wijziging is gedaan. Dubbele records samenvoegen lijkt erop, maar is een apart geval met eigen risico’s; zie wie dubbele CRM-records mag samenvoegen.
Controleer het resultaat en weet hoe u het terugdraait
Open na de wijziging een handvol aangepaste records en kijk of ze eruitzien zoals bedoeld. Is er iets misgegaan, dan is een duidelijke geschiedenis de snelste weg terug: een audittrail van wie wat heeft gewijzigd laat zien wanneer de wijziging plaatsvond en door wie, gearchiveerde records kunt u terugzetten, en een vooraf gemaakte export geeft u de oorspronkelijke waarden. Spreek vooraf af bij wie iemand terechtkan als een bulkwijziging misgaat, zodat het herstel dezelfde dag begint.