Jedes CRM braucht irgendwann eine Änderung, die zu groß ist, um sie Datensatz für Datensatz zu erledigen: Ein Verkäufer verlässt das Unternehmen, eine Region wird neu zugeschnitten, oder eine Liste von der Messe im Vorjahr soll ein Label bekommen. Mit der Massenbearbeitung ist das in wenigen Minuten erledigt. Sie macht es aber auch möglich, mit einem Klick den Eigentümer jedes offenen Geschäfts im Unternehmen zu überschreiben. Pomio CRM empfiehlt, Rechte zur Massenbearbeitung bewusst zu vergeben, statt sie standardmäßig freizuschalten: wer darf es, für welche Datensätze und für welche Felder.
Warum Massenänderungen eine Regel brauchen
Eine normale Änderung betrifft einen Datensatz, und wer sie vornimmt, sieht das Ergebnis sofort. Eine Massenänderung betrifft alles, was der aktuelle Filter gerade enthält. Ist der Filter nur leicht daneben, breitet sich die Änderung unbemerkt auf Geschäfte, Unternehmen und Kontakte aus, die niemand anfassen wollte. Weil die Datensätze weiterhin plausibel aussehen, zeigt sich der Fehler meist erst, wenn Forecast, Ziele oder Provisionen nicht mehr aufgehen. Eine kurze Regel verhindert das meiste davon, ohne die Menschen auszubremsen, die die Funktion wirklich brauchen.
Rechte an den Zuständigkeitsbereich koppeln
Am einfachsten folgen die Rechte zur Massenbearbeitung dem Bereich, den jemand ohnehin hat. Vertriebsmitarbeitende dürfen ihre eigenen Datensätze gesammelt ändern, etwa um den eigenen Interessenten ein Label zu geben. Die Vertriebsleitung darf innerhalb des Teams gesammelt arbeiten, etwa um Geschäfte während eines Urlaubs neu zu verteilen. Änderungen, die die ganze Organisation betreffen, zum Beispiel ein Label überall umzubenennen, gehören zu einem Administrator, und in einem kleinen Unternehmen sind das ein oder zwei Personen, wie in wie viele Administratoren ein CRM braucht beschrieben.
Festlegen, welche Felder gesammelt geändert werden dürfen
Nicht jedes Feld birgt dasselbe Risiko. Eigentümer, Labels und Archivstatus eignen sich gut für Massenänderungen, weil sie oft gruppenweise anfallen und leicht zu prüfen sind. Beträge, Stages und erwartete Abschlussdaten ändern Sie besser Geschäft für Geschäft, weil jeder Wert etwas über einen bestimmten Kunden aussagt und in den Forecast einfließt. Massenhaftes Löschen vermeiden Sie am besten ganz: Archivieren statt Löschen bewahrt den Verlauf und macht einen Fehler umkehrbar. Ist ein ausscheidender Eigentümer der Anlass, gehen Sie so vor wie beim Neuzuweisen offener Geschäfte, wenn der Eigentümer geht.
Erst filtern und zählen, dann ändern
Prüfen Sie vor einer Massenaktion, wie viele Datensätze der Filter liefert und ob diese Zahl plausibel ist. Erwarten Sie rund dreißig Geschäfte und die Liste zeigt dreihundert, brechen Sie ab. Sehen Sie sich einige Datensätze am Anfang und am Ende der Auswahl an. Exportieren Sie bei großen Änderungen vorher die Auswahl, damit die ursprünglichen Werte erhalten bleiben, und halten Sie in einer Notiz oder Teamnachricht fest, warum die Änderung vorgenommen wurde. Das Zusammenführen von Dubletten ist verwandt, aber ein eigener Fall mit eigenen Risiken; siehe wer doppelte CRM-Datensätze zusammenführen darf.
Ergebnis prüfen und wissen, wie man es rückgängig macht
Öffnen Sie nach der Änderung eine Handvoll betroffener Datensätze und prüfen Sie, ob sie wie beabsichtigt aussehen. Ist etwas schiefgegangen, führt ein klarer Verlauf am schnellsten zurück: ein Protokoll, wer was geändert hat, zeigt, wann die Änderung stattfand und von wem, archivierte Datensätze lassen sich wiederherstellen, und ein vorher erstellter Export liefert die ursprünglichen Werte. Legen Sie vorab fest, an wen man sich wendet, wenn eine Massenänderung schiefgeht, damit die Korrektur noch am selben Tag beginnt.