In einem Team, das nur in Euro verkauft, wirkt ein Währungsfeld überflüssig. Das Problem beginnt mit dem ersten Kunden im Ausland: Ein Angebot in Schweizer Franken oder Pfund wird als bloße Zahl eingetragen, und ab diesem Moment vermischen Pipeline-Summe, Forecast und gewonnener Umsatz zwei Währungen, ohne dass es jemand sieht. Pomio CRM empfiehlt, bei jedem Geschäft die Währung zu erfassen, damit der Betrag immer das bedeutet, was dort steht.
Die Währung gehört zum Betrag
Ein Betrag ohne Währung ist genauso unvollständig wie ein Betrag ohne Regel zur Mehrwertsteuer: Geschäftsbeträge erfasst man am besten ohne Mehrwertsteuer, und vergleichbar sind sie erst, wenn auch die Währung für alle klar ist. Das zählt, sobald jedes offene Geschäft einen Betrag hat und diese Beträge pro Phase oder pro Monat addiert werden.
Eine feste Liste mit sinnvollem Standard
Verwenden Sie eine kurze Liste der Währungen, in denen Sie tatsächlich anbieten, etwa EUR, CHF, GBP und PLN, als die üblichen dreistelligen Codes, und legen Sie Ihre eigene Währung als Standard fest. So muss bei einem gewöhnlichen Inlandsgeschäft niemand wählen, und ein Auslandsgeschäft ist eine bewusste Entscheidung. Freitext erzeugt schnell „€“, „EUR“, „Euro“ und „euro“ nebeneinander, und dann funktioniert kein Filter mehr, genau wie bei Labels ohne feste Liste.
Angebotsbetrag behalten, im Bericht umrechnen
Speichern Sie den Betrag in der Währung, in der der Kunde das Angebot erhalten hat, denn das ist die Zahl im Angebot und im Vertrag. Wer schon bei der Eingabe umrechnet, verdeckt die tatsächliche Vereinbarung und hat ein falsches Geschäft, sobald sich der Wechselkurs bewegt. Rechnen Sie für Pipeline- und Forecast-Summen im Bericht selbst in eine Berichtswährung um und nennen Sie Kurs und Datum. Dann zeigt der monatliche Vergleich von Forecast und tatsächlichem Ergebnis echte Vertriebsabweichungen statt Kursabweichungen.
Festlegen, wer sie ändern darf
Die Währung eines Geschäfts zu ändern verändert seinen Wert genauso wie eine Änderung des Betrags. Behandeln Sie es deshalb gleich: Ist das Angebot verschickt, ändern Sie die Währung nur zusammen mit einer kurzen Notiz, wie bei einem geänderten Geschäftsbetrag. Wenn Sie wiederkehrende und einmalige Umsätze getrennt erfassen, verwenden beide Teile des Geschäfts dieselbe Währung, damit die Trennung von wiederkehrenden und einmaligen Umsätzen vergleichbar bleibt.