In een team dat alleen in euro’s verkoopt, lijkt een valutaveld overbodig. Het probleem begint bij de eerste klant in het buitenland: een offerte in Zwitserse franken of ponden wordt als kaal getal ingevoerd, en vanaf dat moment vermengen het pipelinetotaal, de forecast en de gewonnen omzet twee valuta zonder dat iemand het ziet. Pomio CRM raadt aan bij elke deal de valuta vast te leggen, zodat het bedrag altijd betekent wat er staat.
De valuta hoort bij het bedrag
Een bedrag zonder valuta is net zo onvolledig als een bedrag zonder afspraak over btw: dealbedragen voer je het best exclusief btw in, en ze zijn pas vergelijkbaar als ook de valuta voor iedereen duidelijk is. Dat telt zodra elke open deal een bedrag heeft en die bedragen per fase of per maand worden opgeteld.
Een vaste lijst met een logische standaard
Gebruik een korte lijst met de valuta waarin u echt offreert, zoals EUR, CHF, GBP en PLN, als de gangbare drieletterige codes, en stel uw eigen valuta in als standaard. Dan hoeft niemand te kiezen bij een gewone binnenlandse deal en is een buitenlandse deal een bewuste keuze. Vrije tekst levert al snel “€”, “EUR”, “euro” en “Euro” naast elkaar op, en dan werkt geen filter meer, net als bij labels die geen vaste lijst zijn.
Bewaar het offertebedrag, reken om in rapportages
Sla het bedrag op in de valuta waarin de klant de offerte kreeg, want dat is het getal op de offerte en in het contract. Wie al bij het invoeren omrekent, verbergt de echte afspraak en heeft een verkeerde deal zodra de wisselkoers beweegt. Reken voor pipeline- en forecasttotalen in de rapportage zelf om naar één rapportagevaluta en vermeld welke koers en datum u gebruikte. Dan laat de maandelijkse vergelijking van forecast en werkelijke omzet echte verkoopverschillen zien in plaats van koersverschillen.
Spreek af wie hem mag wijzigen
De valuta van een deal wijzigen verandert de waarde net zo goed als het bedrag wijzigen. Behandel het daarom hetzelfde: is de offerte eenmaal verstuurd, wijzig de valuta dan alleen samen met een korte notitie, zoals bij een gewijzigd dealbedrag. Houdt u terugkerende en eenmalige omzet apart bij, gebruik dan voor beide delen van de deal dezelfde valuta, zodat de splitsing tussen terugkerende en eenmalige omzet vergelijkbaar blijft.