In vielen kleinen Unternehmen wird das Angebot in einer Textverarbeitung oder einem Rechnungsprogramm erstellt, aus dem Postfach einer Person versendet und in einem Ordner abgelegt. Das Geschäft im CRM zeigt noch den Betrag, der im ersten Gespräch geschätzt wurde. Wochen später ruft der Kunde mit einer Frage an, die zuständige Person ist nicht da, und niemand findet heraus, welche Version verschickt wurde. Pomio CRM empfiehlt, ein versendetes Angebot als Teil des Geschäfts zu behandeln, nicht als separates Dokument an einem anderen Ort.
Warum das Angebot zum Geschäft gehört
Ein versendetes Angebot ist das klarste Signal dafür, wo ein Geschäft steht: Der Kunde kennt Preis und Umfang, und der nächste Schritt liegt bei ihm. Ist es am Geschäft erfasst, sieht jeder, der den Datensatz öffnet, was angeboten wurde, und die Pipeline-Besprechung kann sich um echte Angebote drehen statt um Hoffnungen. Es hält auch den Geschäftsbetrag ehrlich. Nennt das Angebot einen Betrag und das Geschäft einen anderen, stimmt der Pipeline-Bericht nicht. Deshalb sollte eine Änderung des Geschäftsbetrags eine kurze Notiz bekommen, und Beträge werden am besten ohne Mehrwertsteuer erfasst, wie in den meisten geschäftlichen Angeboten.
Was Sie pro Angebot erfassen
Halten Sie es kurz und für alle gleich: das Versanddatum, eine Versionsnummer, den Nettobetrag, das Gültigkeitsdatum und das Dokument selbst, angehängt oder verlinkt. Eine einheitliche Versionsnummer, zum Beispiel der Geschäftsname gefolgt von v1, v2 und so weiter, passt gut zu einer einheitlichen Benennung von Geschäften. Das Gültigkeitsdatum ist in der Praxis am wichtigsten: Es gibt der Vertriebsperson einen natürlichen Anlass zum Nachfassen und zeigt einer Führungskraft, welche Angebote stillschweigend abgelaufen sind.
Wenn sich das Angebot ändert
Angebote werden oft überarbeitet: ein Rabatt, ein anderer Umfang, eine zusätzliche Option. Erfassen Sie jede neue Version, statt die alte zu überschreiben, und setzen Sie den Geschäftsbetrag auf die letzte Version, mit einer Notiz, was sich geändert hat. So bleibt die Historie erhalten, wenn der Kunde sich auf ein früheres Angebot bezieht, und ein Protokoll, wer was geändert hat, erzählt den Rest. Ein abgelaufenes Angebot ohne Antwort ist nicht automatisch verloren; es ist ein Anlass, den Kunden zu kontaktieren und entweder eine neue Version zu senden oder das Geschäft mit einem klaren Grund abzuschließen.
Das angenommene Angebot markiert den Gewinn
Nimmt der Kunde an, ist das unterschriebene oder bestätigte Angebot der Nachweis für den Gewinn. Viele Mittelständler nutzen das als Regel dafür, wann ein Geschäft als gewonnen markiert wird, und hängen die angenommene Version an das Geschäft, damit Umsetzung und Buchhaltung mit demselben Dokument arbeiten. Die Übergabe nach einem gewonnenen Geschäft ist viel einfacher, wenn der angenommene Umfang und Preis im Datensatz stehen statt im Postfach einer einzelnen Person.