Pomio CRM zählt gewonnene Geschäfte für Ziele, Scoreboard und Provision, deshalb ist der Moment, in dem ein Geschäft als gewonnen markiert wird, wichtiger, als er scheint. In vielen kleinen Vertriebsteams unterscheidet sich dieser Moment von Person zu Person: Die eine klickt nach einem guten Telefonat auf gewonnen, der andere wartet auf die Unterschrift, ein Dritter erst, bis die erste Rechnung bezahlt ist. So entsteht eine Pipeline, in der dasselbe Wort drei verschiedene Dinge bedeutet.
Warum der Zeitpunkt des Gewinnens zählt
Ein Geschäft als gewonnen zu markieren, ist mehr als eine Statusänderung. Der Umsatz fällt damit in einen Zeitraum, zahlt auf das Ziel einer Person oder eines Teams ein, kann Provision auslösen und ist meist der Startschuss für die Übergabe an die Umsetzung. Ist der Zeitpunkt nicht vereinbart, hängen die Monatszahlen davon ab, wer das Geschäft zufällig wann aktualisiert hat. Zwei Vertriebsmitarbeitende mit gleichen Ergebnissen können so unterschiedlich dastehen, und eine Führungskraft, die am Quartalsende auf das Scoreboard schaut, erkennt nicht, ob die Zahl unterschriebenes Geschäft oder Optimismus zeigt. Eine gemeinsame Definition löst das, genauso wie gemeinsame Stage-Definitionen für den Rest der Pipeline.
Drei übliche Zeitpunkte: Zusage, Unterschrift, Zahlung
Die meisten KMU wählen, oft ohne es auszusprechen, zwischen drei Zeitpunkten. Die mündliche Zusage kommt am frühesten und fühlt sich gut an, aber Kunden überlegen es sich anders, der Einkauf stellt noch Bedingungen oder das Budget gehört doch zum nächsten Jahr. Die Zahlung kommt am spätesten und ist sicher, kann der eigentlichen Entscheidung aber Wochen oder Monate hinterherlaufen und hängt von Rechnungsstellung und Zahlungszielen ab, auf die der Vertrieb keinen Einfluss hat. Dazwischen liegt die verbindliche Zusage: der Moment, in dem der Kunde unterschrieben, das Angebot schriftlich angenommen oder eine Bestellung geschickt hat. In diesem Moment fällt die Entscheidung, und sie ist belegbar.
Entscheiden Sie sich für die verbindliche Zusage
Für die meisten Teams von fünf bis fünfzig Personen ist die verbindliche Zusage die beste Regel. Sie ist überprüfbar, weil es ein Dokument oder eine E-Mail gibt, auf die man verweisen kann. Sie liegt nah an der echten Entscheidung, sodass der Zeitraum, in dem das Geschäft zählt, dem Zeitraum entspricht, in dem die Arbeit geleistet wurde. Und sie trennt Vertrieb und Finanzen: Ob und wann die Rechnung bezahlt wird, verfolgen Sie in der Buchhaltung, nicht indem Sie ein Geschäft im CRM offen lassen. Machen Sie die Regel zum Exit-Kriterium der letzten Stage vor gewonnen, zum Beispiel „unterschriebener Vertrag, angenommenes Angebot oder Bestellung liegt vor“.
Das Datum der Zusage als Abschlussdatum nutzen
Wird ein Geschäft als gewonnen markiert, sollte das Abschlussdatum das Datum der Zusage sein, nicht der Tag, an dem jemand dazu kam, das CRM zu aktualisieren. Sonst rutscht ein Vertrag, der am letzten Tag des Monats unterschrieben wurde, in den nächsten Monat, weil das Geschäft erst am Montag gepflegt wurde. Prüfen Sie dabei gleich den Betrag: Der Wert sollte der vereinbarte Betrag sein, erfasst wie der Rest der Pipeline, zum Beispiel ohne Mehrwertsteuer. Weicht der endgültige Betrag von der letzten Schätzung ab, erklärt eine kurze Notiz den Grund, wie in ob eine Betragsänderung eine Notiz braucht beschrieben.
Geschäfte unter Vorbehalt bleiben offen
Manche Kunden unterschreiben unter einer Bedingung: vorbehaltlich einer Finanzierung, der Zustimmung der Geschäftsführung, eines erfolgreichen Pilotprojekts oder einer Genehmigung. Diese Geschäfte sind noch nicht gewonnen, weil die Entscheidung noch in beide Richtungen gehen kann. Lassen Sie sie in der letzten Stage offen, setzen Sie das erwartete Abschlussdatum auf den Zeitpunkt, zu dem die Bedingung erfüllt sein soll, und machen Sie die Bedingung zum nächsten Schritt. Im Forecast gehören sie in eine hohe Forecast-Kategorie, aber nicht in den gewonnenen Umsatz. Ist die Bedingung erfüllt, markieren Sie das Geschäft mit diesem Datum als gewonnen.
Wenn ein gewonnenes Geschäft doch platzt
Hin und wieder zieht ein Kunde nach der Unterschrift zurück. Löschen Sie das Geschäft dann nicht und setzen Sie es auch nicht stillschweigend zurück, denn damit schreiben Sie Zahlen um, die andere bereits gesehen haben und auf die vielleicht schon Provision gezahlt wurde. Vereinbaren Sie stattdessen ein festes Vorgehen: Das Geschäft wird mit einem klaren Grund als verloren markiert, eine Notiz erklärt, was passiert ist, und eine eventuelle Provision wird in der nächsten Abrechnung korrigiert. Das Protokoll zeigt dann weiterhin, wer was wann geändert hat, wie in warum ein CRM protokollieren sollte, wer was geändert hat erklärt.
Wann die Zahlung doch der richtige Zeitpunkt ist
Es gibt Ausnahmen. Kaufen Kunden online und zahlen im Voraus, fallen Zahlung und Zusage zusammen, und das Zahlungsdatum ist das naheliegende Abschlussdatum. Dasselbe gilt für kleine einmalige Bestellungen ohne Vertrag. Und manche Unternehmen, etwa mit einem hohen Anteil an Kunden, die zwar unterschreiben, aber nicht zahlen, zahlen Provision erst auf bezahlte Rechnungen, markieren das Geschäft aber schon bei Unterschrift als gewonnen. Das ist eine sinnvolle Aufteilung: Vertriebsergebnisse folgen der Zusage, die Provision folgt dem Geld.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM hält Stage, verantwortliche Person, Wert, Quelle, Abschlussdatum und Notizen in einem Geschäftsdatensatz, verknüpft mit Unternehmen und Kontakten. Stage-Wechsel erscheinen in der Aktivitätenchronik, und das Audit-Log hält fest, wer was wann getan hat. Das Scoreboard zeigt Umsatz, gewonnene Geschäfte, Funnel, Quellen und eine Rangliste nach Zeitraum, und Ziele lassen sich pro Nutzer oder pro Team für Monat, Quartal oder Jahr festlegen. Provisionsregeln, Aufteilungen von Geschäften und Abrechnungen mit Korrekturen liegen in derselben Umgebung, sodass ein gewonnenes Geschäft einmal zählt, im richtigen Zeitraum. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Einen Zeitpunkt für gewonnen vereinbaren: die verbindliche Zusage; festlegen, welche Dokumente zählen, etwa unterschriebener Vertrag, angenommenes Angebot oder Bestellung; das zum Exit-Kriterium der letzten Stage machen; das Datum der Zusage als Abschlussdatum nutzen; beim Markieren als gewonnen den Betrag prüfen; Geschäfte unter Vorbehalt offen lassen, bis die Bedingung erfüllt ist; Zahlungen in der Buchhaltung verfolgen, nicht in der Pipeline; ein zurückgezogenes Geschäft als verloren mit Grund und Korrektur behandeln; die Regel aufschreiben und für alle anwenden, auch für die Geschäftsführung.
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Reicht eine E-Mail mit „Wir machen das“?
Wenn es eine klare schriftliche Annahme eines konkreten Angebots ist, ja. Ist es eine allgemeine Absicht ohne Betrag oder Umfang, lassen Sie das Geschäft offen und bitten um Annahme oder Unterschrift des Angebots.
Was, wenn die Bestellung Wochen nach der Unterschrift kommt?
Maßgeblich ist das erste verbindliche Dokument. Ist der Vertrag unterschrieben, ist das Geschäft an diesem Tag gewonnen; die Bestellung ist ein administrativer Schritt für die Rechnungsstellung.
Beginnt die Übergabe an die Umsetzung bei gewonnen?
Ja. Das Markieren als gewonnen ist der natürliche Auslöser für die Übergabeaufgabe, damit die Umsetzung mit demselben vereinbarten Umfang und Betrag startet.
Hat das Auswirkungen auf die Provision?
Es entscheidet, in welchem Zeitraum ein Geschäft zählt. Ob Provision bei Unterschrift oder nach Zahlung ausgezahlt wird, ist eine eigene Regel, beschrieben in ob die Vertriebsprovision im CRM berechnet werden sollte.