Pomio CRM telt gewonnen deals mee voor doelen, het scorebord en de commissie, dus het moment waarop een deal op gewonnen gaat, weegt zwaarder dan het lijkt. In veel kleine salesteams verschilt dat moment per persoon: de een klikt op gewonnen na een goed telefoongesprek, de ander wacht op de handtekening, een derde pas tot de eerste factuur is betaald. Zo ontstaat een pipeline waarin hetzelfde woord drie verschillende dingen betekent.
Waarom het moment van winnen ertoe doet
Een deal op gewonnen zetten is meer dan een statuswijziging. De omzet valt daarmee in een periode, telt mee voor het doel van een persoon of team, kan commissie opleveren en is meestal het startsein voor de overdracht naar de uitvoering. Is het moment niet afgesproken, dan hangen de maandcijfers af van wie de deal toevallig wanneer heeft bijgewerkt. Twee verkopers met dezelfde resultaten kunnen zo verschillend scoren, en een manager die aan het eind van het kwartaal naar het scorebord kijkt, kan niet zien of het getal getekende omzet is of optimisme. Eén gedeelde definitie lost dat op, net zoals gedeelde stagedefinities dat doen voor de rest van de pipeline.
Drie gangbare momenten: ja, handtekening, betaling
De meeste mkb-bedrijven kiezen, vaak zonder het uit te spreken, tussen drie momenten. Het mondelinge ja komt het vroegst en voelt goed, maar klanten bedenken zich, inkoop stelt nog voorwaarden of het budget blijkt voor volgend jaar te zijn. De betaling komt het laatst en is zeker, maar kan weken of maanden achterlopen op het echte besluit en hangt af van facturatie en betaaltermijnen waar verkoop geen invloed op heeft. Daartussen zit de bindende toezegging: het moment waarop de klant heeft getekend, de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd of een inkooporder heeft gestuurd. Dat is het moment waarop het besluit valt en aantoonbaar is.
Kies voor de bindende toezegging
Voor de meeste teams van vijf tot vijftig mensen is de bindende toezegging de beste regel. Hij is controleerbaar, want er is een document of e-mail om naar te verwijzen. Hij ligt dicht bij het echte besluit, zodat de periode waarin de deal meetelt overeenkomt met de periode waarin het werk is gedaan. En hij houdt verkoop en financiën gescheiden: of en wanneer de factuur wordt betaald, volgt u op in de boekhouding, niet door een deal in het CRM open te laten staan. Maak de regel het exitcriterium van de laatste stage vóór gewonnen, bijvoorbeeld “getekend contract, geaccepteerde offerte of inkooporder ontvangen”.
Gebruik de datum van de toezegging als sluitdatum
Zet u een deal op gewonnen, dan hoort de sluitdatum de datum van de toezegging te zijn, niet de dag waarop iemand eraan toekwam het CRM bij te werken. Anders schuift een contract dat op de laatste dag van de maand is getekend door naar de volgende maand, omdat de verkoper de deal pas maandag heeft bijgewerkt. Controleer meteen ook het bedrag: de waarde hoort het afgesproken bedrag te zijn, ingevoerd op dezelfde manier als de rest van de pipeline, bijvoorbeeld exclusief btw. Wijkt het definitieve bedrag af van de laatste schatting, dan legt een korte notitie uit waarom, zoals beschreven in of een gewijzigd dealbedrag een notitie vereist.
Deals onder voorwaarde blijven open
Sommige klanten tekenen onder voorwaarde: onder voorbehoud van financiering, goedkeuring door de directie, een geslaagde pilot of een vergunning. Die deals zijn nog niet gewonnen, want het besluit kan nog beide kanten op. Laat ze open in de laatste stage, zet de verwachte sluitdatum op het moment waarop aan de voorwaarde moet zijn voldaan en maak de voorwaarde de volgende stap. In de forecast horen ze in een hoge forecastcategorie, maar niet bij de gewonnen omzet. Is aan de voorwaarde voldaan, dan zet u de deal op gewonnen met die datum.
Als een gewonnen deal toch niet doorgaat
Een enkele keer trekt een klant zich na ondertekening terug. Verwijder de deal dan niet en zet hem ook niet stilletjes terug, want daarmee herschrijft u cijfers die mensen al hebben gezien en waar misschien al commissie over is uitbetaald. Spreek liever een vaste aanpak af: de deal gaat op verloren met een duidelijke reden, een notitie legt uit wat er is gebeurd en eventuele commissie wordt in het volgende overzicht gecorrigeerd. De audittrail laat dan nog steeds zien wie wat wanneer heeft gewijzigd, zoals uitgelegd in waarom een CRM een audittrail hoort bij te houden.
Wanneer betaling toch het juiste moment is
Er zijn uitzonderingen. Kopen klanten online en betalen ze vooraf, dan vallen betaling en toezegging samen en is de betaaldatum de logische sluitdatum. Hetzelfde geldt voor kleine eenmalige bestellingen zonder contract. En sommige bedrijven, bijvoorbeeld met relatief veel klanten die wel tekenen maar niet betalen, kiezen ervoor commissie pas uit te keren over betaalde facturen, terwijl de deal bij ondertekening al op gewonnen gaat. Dat is een verstandige verdeling: verkoopresultaten volgen de toezegging, commissie volgt het geld.
Hoe Pomio CRM helpt
Pomio CRM bewaart stage, eigenaar, waarde, bron, sluitdatum en notities in één dealrecord, gekoppeld aan het bedrijf en de contactpersonen. Stagewijzigingen verschijnen in de activiteitentijdlijn en de auditlog legt vast wie wat wanneer heeft gedaan. Het scorebord toont omzet, gewonnen deals, funnel, bronnen en een ranglijst per periode, en doelen stelt u in per gebruiker of per team voor een maand, kwartaal of jaar. Commissieregels, dealsplitsingen en overzichten met correcties staan in dezelfde omgeving, zodat een gewonnen deal één keer meetelt, in de juiste periode. Een overzicht van de mogelijkheden staat op de functiepagina.
Een praktische checklist
Spreek één moment voor gewonnen af: de bindende toezegging; benoem welke documenten tellen, zoals een getekend contract, een geaccepteerde offerte of een inkooporder; maak dat het exitcriterium van de laatste stage; gebruik de datum van de toezegging als sluitdatum; controleer het bedrag bij het op gewonnen zetten; laat deals onder voorwaarde open totdat aan de voorwaarde is voldaan; volg betalingen op in de boekhouding, niet in de pipeline; behandel een ingetrokken deal als verloren met een reden en een correctie; leg de regel vast en laat hem voor iedereen gelden, ook voor de directeur.
Verder lezen
Is een e-mail met “we gaan ervoor” genoeg?
Als het een duidelijke schriftelijke acceptatie van een concrete offerte is, wel. Is het een algemene intentie zonder bedrag of omvang, laat de deal dan open en vraag om de offerte te accepteren of te tekenen.
Wat als de inkooporder weken na de handtekening komt?
Gebruik het eerste bindende document. Is het contract getekend, dan is de deal op die datum gewonnen; de inkooporder is een administratieve stap voor de facturatie.
Start de overdracht naar de uitvoering bij gewonnen?
Ja. Een deal op gewonnen zetten is het logische startsein voor de overdrachtstaak, zodat de uitvoering begint met dezelfde afgesproken omvang en hetzelfde bedrag.
Heeft dit invloed op de commissie?
Het bepaalt in welke periode een deal meetelt. Of commissie bij ondertekening of na betaling wordt uitgekeerd, is een aparte regel, beschreven in of verkoopcommissie in het CRM moet worden berekend.