In veel kleine bedrijven wordt de offerte gemaakt in een tekstverwerker of facturatieprogramma, verstuurd vanuit iemands mailbox en opgeslagen in een map. De deal in het CRM toont nog het bedrag dat in het eerste gesprek werd geschat. Weken later belt de klant met een vraag, de verkoper is er niet, en niemand kan vinden welke versie is verstuurd. Pomio CRM raadt aan een verstuurde offerte te behandelen als onderdeel van de deal, niet als een los document ergens anders.
Waarom de offerte bij de deal hoort
Een verstuurde offerte is het duidelijkste signaal van waar een deal staat: de klant kent prijs en omvang, en de volgende stap ligt bij hem. Staat de offerte bij de deal, dan ziet iedereen die het record opent wat er is aangeboden, en kan de pipelinebespreking over echte voorstellen gaan in plaats van over verwachtingen. Het houdt ook het dealbedrag eerlijk. Noemt de offerte het ene bedrag en de deal een ander, dan klopt het pipelinerapport niet. Daarom hoort bij het wijzigen van een dealbedrag een korte notitie, en worden bedragen het best exclusief btw ingevoerd, net als in de meeste zakelijke offertes.
Wat u per offerte vastlegt
Houd het kort en voor iedereen gelijk: de datum waarop de offerte is verstuurd, een versienummer, het bedrag exclusief btw, de geldig-tot-datum en het document zelf, als bijlage of link. Een vast versienummer, bijvoorbeeld de dealnaam gevolgd door v1, v2 enzovoort, past goed bij een vaste naamgeving voor deals. De geldig-tot-datum is in de praktijk het belangrijkst: die geeft de verkoper een natuurlijk moment om op te volgen, en laat een manager zien welke aanbiedingen stilletjes zijn verlopen.
Als de offerte verandert
Offertes worden vaak aangepast: een korting, een andere omvang, een extra optie. Leg elke nieuwe versie vast in plaats van de oude te overschrijven, en zet het dealbedrag op de laatste versie met een notitie over wat er is veranderd. Zo blijft de geschiedenis bewaard als de klant naar een eerder aanbod verwijst, en vertelt een audittrail van wie wat heeft gewijzigd de rest van het verhaal. Een verlopen offerte zonder antwoord is niet automatisch verloren; het is een reden om de klant te benaderen en een nieuwe versie te sturen of de deal met een duidelijke reden af te sluiten.
De geaccepteerde offerte markeert de winst
Accepteert de klant, dan is de getekende of bevestigde offerte het bewijs van de winst. Veel mkb-bedrijven gebruiken dat als regel voor wanneer een deal op gewonnen gaat, en voegen de geaccepteerde versie toe aan de deal, zodat uitvoering en financiële administratie met hetzelfde document werken. De overdracht na een gewonnen deal gaat veel makkelijker als de geaccepteerde omvang en prijs in het record staan in plaats van in de mailbox van één persoon.