Die meisten doppelten Unternehmensdatensätze in einem CRM im Mittelstand entstehen nicht absichtlich. Ein Vertriebler tippt „Jansen Haustechnik“, eine Kollegin legt später „Jansen Haustechnik GmbH“ an, und ein Import bringt „JANSEN HAUSTECHNIK GMBH“ mit. Eine Suche nach dem Namen fängt das nicht zuverlässig ab. Pomio CRM empfiehlt, bei jedem Unternehmen, mit dem Sie tatsächlich Geschäfte machen, eine amtliche Registernummer zu erfassen, damit das CRM eine Angabe hat, die nicht von der Schreibweise abhängt.
Warum der Name nicht reicht
Ein Unternehmen kann unter einem anderen Namen auftreten als dem offiziellen Firmennamen, deshalb hilft es, festzulegen, ob das CRM den offiziellen Firmennamen oder den Handelsnamen verwendet. Was Sie auch wählen, der Name bleibt Text, den Menschen unterschiedlich schreiben. Die Registernummer gehört zur juristischen Einheit und bleibt gleich, wenn das Unternehmen seinen Auftritt oder sein Logo ändert.
Wo es sich auszahlt
Die Nummer gibt Ihnen eine feste Prüfung, bevor ein Import neue Unternehmen anlegt: Gleichen Sie zuerst über die Nummer ab und nur über den Namen, wenn die Nummer fehlt. Sie macht es auch sicherer zu entscheiden, welche doppelten Datensätze zusammengeführt werden dürfen, denn zwei Datensätze mit derselben Nummer sind fast sicher derselbe Kunde. Und sobald ein Geschäft gewonnen ist, kann die Buchhaltung den Kunden im Rechnungssystem anlegen, ohne die Angaben erneut beim Vertrieb zu erfragen.
Standorte und Unternehmensgruppen
Große Kunden haben oft mehrere Standorte oder mehrere juristische Einheiten. Eine Unternehmensgruppe besteht häufig aus mehreren eingetragenen Gesellschaften mit jeweils eigener Nummer. Entscheiden Sie vorab, ob ein Standort eines Kunden ein eigenes CRM-Unternehmen ist, und erfassen Sie die Nummer, die zu dieser Entscheidung passt: die Registernummer der Gesellschaft, mit der Sie den Vertrag schließen.
Welche Nummer, und wann sie Pflicht wird
Verwenden Sie ein Feld mit klarem Namen und einer kurzen Anleitung je Land, denn die Formate unterscheiden sich: Eine deutsche Handelsregisternummer wie „HRB 12345“ ist nur zusammen mit dem Registergericht eindeutig, eine niederländische KvK-Nummer hat acht Ziffern und eine belgische Unternehmensnummer zehn. Nicht jedes Unternehmen steht im Handelsregister, etwa viele Freiberufler und Einzelunternehmer, also lassen Sie das Feld dann mit einer Notiz leer, statt einen Wert zu erfinden. Führen Sie die USt-IdNr. in einem eigenen Feld; sie dient einem anderen Zweck. Die Registernummer in der Angebotsphase zur Pflicht zu machen funktioniert gut, weil Sie dann ohnehin die richtige juristische Einheit brauchen. Wie bei jedem neuen CRM-Feld sollten Sie vorher festhalten, wofür es dient.