Pomio CRM nutzt den Unternehmensdatensatz als Zuhause für Kontakte, Geschäfte, die verantwortliche Person, die Branchenkategorie und Labels. Der Name in diesem Datensatz ist das, wonach das Team sucht, was auf jedem verknüpften Geschäft erscheint und was in einem CSV-Export landet. Viele Unternehmen haben zwei Namen: den am Ladenschild und den im Handelsregister. Wer vorab klärt, welcher Name wohin gehört, vermeidet Dubletten und peinliche Angebote.
Zwei Namen, zwei Aufgaben
Der Handelsname ist der Name, den alle benutzen: „Bäckerei Jansen“, „Bakker IT“ oder eine Marke, die mit dem Nachnamen des Inhabers nichts zu tun hat. Der offizielle Firmenname ist der eingetragene Rechtsträger, etwa „Jansen Backwaren GmbH & Co. KG“. Der Vertrieb arbeitet mit dem ersten, Buchhaltung und Verträge brauchen den zweiten. Ärger entsteht, sobald eine Kollegin das Unternehmen unter dem Handelsnamen anlegt und ein Kollege unter dem Registernamen – dann steht derselbe Kunde zweimal im CRM.
Eine praxistaugliche Regel für KMU
Verwenden Sie den Handelsnamen als Datensatznamen, so geschrieben, wie der Kunde ihn selbst schreibt. Den vollständigen Firmennamen mit Rechtsform sowie Handelsregisternummer und, falls vorhanden, USt-IdNr. halten Sie im selben Unternehmensdatensatz fest. So findet die Suche das Unternehmen unter dem Namen, den alle verwenden, und wer ein Angebot oder einen Vertrag vorbereitet, findet den exakten Rechtsträger am selben Ort. Treffen Sie dieselbe Wahl bei Geschäftsnamen, damit eine einheitliche Benennung von Geschäften, die mit dem Unternehmensnamen beginnt, zum Datensatz passt.
Schreibweise, Rechtsform und kleine Details
Vereinbaren Sie ein paar kleine Regeln, damit Namen auffindbar bleiben. Lassen Sie die Rechtsform wie GmbH, UG oder KG im Datensatznamen weg und führen Sie sie beim offiziellen Firmennamen. Hängen Sie keinen Ort an den Namen, es sei denn, Sie arbeiten wirklich mit zwei Standorten, die jeweils einen eigenen Datensatz brauchen. Legen Sie eine Schreibweise für „&“ oder „und“ fest und bleiben Sie dabei. Vermeiden Sie Namen in Großbuchstaben, sofern die Marke nicht so geschrieben wird. Das wirkt kleinlich, entscheidet aber darüber, ob die Suche und eine Dublettenprüfung vor dem Import dasselbe Unternehmen erkennen oder übersehen.
Unternehmensgruppen mit mehreren Rechtsträgern
Hat ein Kunde eine Holding und mehrere Betriebsgesellschaften, legen Sie pro Rechtsträger, dem Sie tatsächlich Angebote machen, mit dem Sie Verträge schließen oder dem Sie Rechnungen stellen, einen eigenen Datensatz an. Arbeiten Sie nur mit einer Gesellschaft, genügt ein Datensatz, auch wenn die Gruppe größer ist. Wählen Sie Namen, die den Zusammenhang zeigen, etwa „Bäckerei Jansen – Köln“ und „Bäckerei Jansen – Großhandel“, und vermerken Sie die Gruppenstruktur in jedem Datensatz. Jeder Datensatz braucht trotzdem einen eigenen Verantwortlichen, und jeder Kontakt sollte mit dem Rechtsträger verknüpft sein, für den die Person tatsächlich arbeitet.
Dubletten an der Registernummer erkennen
Namen ändern sich und werden unterschiedlich geschrieben, eine Handelsregisternummer nicht. Ist die Nummer erfasst, sind zwei Datensätze mit unterschiedlichem Namen, aber gleicher Nummer eindeutig eine Dublette. Nehmen Sie fehlende Registernummern aktiver Kunden in die monatliche Datenqualitätsprüfung auf. Finden Sie eine Dublette, verschieben Sie Kontakte und Geschäfte in den Datensatz, den Sie behalten, und archivieren Sie den anderen, statt ihn zu löschen, damit keine Historie verloren geht.
Wenn ein Unternehmen seinen Namen ändert
Umfirmierungen, Fusionen und Übernahmen kommen vor. Ändern Sie den Datensatznamen auf den neuen Handelsnamen und notieren Sie den bisherigen Namen und das Datum der Änderung in den Notizen, damit Kolleginnen und Kollegen, die den alten Namen noch kennen, nachvollziehen können, was passiert ist. Ändert sich auch der Rechtsträger, etwa nach einer Übernahme, aktualisieren Sie zusätzlich Firmennamen und Registernummer. Legen Sie für eine Umbenennung keinen neuen Datensatz an; Kontakte, Geschäfte und Historie gehören zur selben Kundenbeziehung.
Wie Pomio CRM hilft
In Pomio CRM sind Kontakte und Geschäfte mit Unternehmen verknüpft, und jedes Unternehmen hat eine verantwortliche Person, eine Branchenkategorie und Labels. Die Live-Suche über Geschäfte, Unternehmen und Aufgaben findet das Unternehmen unter dem Namen, den das Team wirklich benutzt, und in den Notizen stehen offizieller Firmenname, Registernummer oder früherer Name im selben Datensatz. Beim Bereinigen einer Dublette archivieren Sie das Unternehmen, statt es zu löschen, und mit einem CSV-Export der Unternehmen prüfen Sie die ganze Liste schnell auf abweichende Namen. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Handelsnamen als Datensatznamen verwenden; offiziellen Firmennamen mit Rechtsform, Registernummer und USt-IdNr. im selben Datensatz führen; Rechtsform und Ort aus dem Datensatznamen heraushalten; Schreibweise für „&“ und Großbuchstaben festlegen; ein Datensatz pro Rechtsträger, dem Sie Angebote oder Rechnungen stellen; Gruppenstruktur vermerken; Dubletten an der Registernummer erkennen; zusammengeführte Datensätze archivieren statt löschen; bei Umfirmierung den Datensatz anpassen und den alten Namen notieren; Namen in der monatlichen Datenqualitätsprüfung kontrollieren.
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Was, wenn der Kunde keinen eigenen Handelsnamen hat?
Dann ist der offizielle Firmenname ohne Rechtsform der Datensatzname. Die Regel bleibt gleich: Der Name, den alle verwenden, steht vorn, die vollständigen rechtlichen Angaben stehen im Datensatz.
Gehören Einzelunternehmer und Privatkunden als Unternehmen ins CRM?
Nur wenn Sie sie als Geschäftskunden führen. Sonst bleiben sie ein Kontakt, mit dem Namen, wie er im Kontaktdatensatz steht.
Sollten wir alle alten Unternehmensnamen auf einmal bereinigen?
Beginnen Sie mit aktiven Kunden und Unternehmen mit offenen Geschäften. Alte, inaktive Datensätze können Sie korrigieren, wenn sie auftauchen, solange ein falscher Name in Berichten keine echte Verwirrung stiftet.
Hängt die Branchenkategorie vom Rechtsträger ab?
Nein. Geben Sie jedem Unternehmensdatensatz die Branchenkategorie, die beschreibt, was dieser Rechtsträger für Sie tut, auch wenn die Gruppe in mehreren Branchen aktiv ist.