Pomio CRM gebruikt het bedrijfsrecord als thuisbasis voor contacten, deals, de eigenaar, de branchecategorie en labels. De naam op dat record is waar het team op zoekt, wat op elke gekoppelde deal staat en wat in een CSV-export terechtkomt. Veel bedrijven hebben twee namen: die op de gevel en die in het Handelsregister. Wie vooraf bepaalt welke naam waar komt, voorkomt dubbele records en onhandige offertes.
Twee namen, twee taken
De handelsnaam is de naam die mensen gebruiken: „Bakkerij Jansen”, „Bakker IT” of een merknaam die niets met de achternaam van de eigenaar te maken heeft. De statutaire naam is de geregistreerde rechtspersoon, zoals „J. Jansen Holding B.V.”. Sales werkt met de eerste, de financiële administratie en contracten hebben de tweede nodig. Het gaat mis zodra de ene collega het bedrijf onder de handelsnaam aanmaakt en de andere onder de statutaire naam: dan staat dezelfde klant twee keer in het CRM.
Een werkbare regel voor het mkb
Gebruik de handelsnaam als recordnaam, geschreven zoals de klant hem zelf schrijft. Zet de volledige statutaire naam met rechtsvorm, en het KvK-nummer en btw-nummer als u die hebt, op hetzelfde bedrijfsrecord. Zo vindt de zoekfunctie het bedrijf onder de naam die iedereen gebruikt, terwijl wie een offerte of contract opstelt de exacte rechtspersoon op dezelfde plek vindt. Hanteer dezelfde keuze bij dealnamen, zodat een vaste naamgeving voor deals die met de bedrijfsnaam begint, aansluit op het record.
Spelling, rechtsvorm en kleine details
Maak een paar kleine afspraken, zodat namen vindbaar blijven. Laat de rechtsvorm, zoals B.V. of V.O.F., weg uit de recordnaam en bewaar die bij de statutaire naam. Zet geen plaatsnaam in de naam, tenzij u echt met twee vestigingen werkt die elk een eigen record nodig hebben. Kies één schrijfwijze voor „&” of „en” en houd die vast. Vermijd namen in hoofdletters, tenzij het merk zo geschreven wordt. Het lijken details, maar ze bepalen of de zoekfunctie en een controle op duplicaten vóór een import hetzelfde bedrijf herkennen of juist missen.
Concerns met meerdere rechtspersonen
Heeft een klant een holding en meerdere werkmaatschappijen, maak dan één bedrijfsrecord per rechtspersoon waaraan u daadwerkelijk offreert, contracteert of factureert. Werkt u alleen met één werkmaatschappij, dan is één record genoeg, ook als het concern groter is. Geef de records namen die de samenhang laten zien, bijvoorbeeld „Bakkerij Jansen – Utrecht” en „Bakkerij Jansen – Groothandel”, en noteer de concernstructuur op elk record. Elk record heeft nog steeds een eigen eigenaar nodig, en elk contact hoort gekoppeld aan de rechtspersoon waarvoor die persoon werkt.
Herken dubbele bedrijven aan het KvK-nummer
Namen veranderen en worden verschillend gespeld; een KvK-nummer niet. Staat het nummer op het record, dan zijn twee records met een andere naam maar hetzelfde nummer duidelijk dubbel. Neem ontbrekende KvK-nummers van actieve klanten mee in de maandelijkse datakwaliteitscontrole. Vindt u een dubbel bedrijf, verplaats dan contacten en deals naar het record dat u houdt en archiveer het andere record in plaats van het te verwijderen, zodat er geen historie verloren gaat.
Als een bedrijf van naam verandert
Rebrandings, fusies en overnames komen voor. Pas de recordnaam aan naar de nieuwe handelsnaam en noteer de oude naam en de datum van de wijziging in de notities, zodat collega’s die de oude naam nog kennen begrijpen wat er is gebeurd. Verandert ook de rechtspersoon, bijvoorbeeld na een overname, werk dan ook de statutaire naam en het KvK-nummer bij. Maak voor een naamswijziging geen nieuw bedrijfsrecord aan; de contacten, deals en historie horen bij dezelfde relatie.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM zijn contacten en deals aan bedrijven gekoppeld, en heeft elk bedrijf een eigenaar, branchecategorie en labels. Live zoeken in deals, bedrijven en taken vindt het bedrijf onder de naam die het team echt gebruikt, en in de notities staan de statutaire naam, het KvK-nummer of de vroegere naam op hetzelfde record. Ruimt u een dubbel bedrijf op, dan archiveert u het in plaats van het te verwijderen, en met een CSV-export van bedrijven loopt u de hele lijst snel na op afwijkende namen. Een overzicht van de mogelijkheden staat op de functiepagina.
Een praktische checklist
Gebruik de handelsnaam als recordnaam; bewaar statutaire naam met rechtsvorm, KvK-nummer en btw-nummer op hetzelfde record; laat rechtsvorm en plaatsnaam uit de recordnaam; spreek een schrijfwijze af voor „&” en hoofdletters; één record per rechtspersoon waaraan u offreert of factureert; noteer de concernstructuur; herken dubbele bedrijven aan het KvK-nummer; archiveer samengevoegde records in plaats van ze te verwijderen; pas bij een naamswijziging het record aan en noteer de oude naam; controleer namen in de maandelijkse datakwaliteitscontrole.
Verder lezen
Wat als de klant geen aparte handelsnaam heeft?
Dan is de statutaire naam zonder rechtsvorm de recordnaam. De regel blijft gelijk: de naam die mensen gebruiken staat vooraan, de volledige juridische gegevens staan op het record.
Horen eenmanszaken en particulieren als bedrijf in het CRM?
Alleen als u ze als zakelijke klant behandelt. Anders houdt u ze als contact aan, met de naam zoals die op het contactrecord staat.
Moeten we alle oude bedrijfsnamen in één keer opschonen?
Begin bij actieve klanten en bedrijven met open deals. Oude, inactieve records kunt u corrigeren als ze langskomen, tenzij een verkeerde naam echt verwarring geeft in rapportages.
Hangt de branchecategorie af van de rechtspersoon?
Nee. Geef elk bedrijfsrecord de branchecategorie die beschrijft wat die rechtspersoon voor u doet, ook als het concern in meerdere sectoren actief is.