Viele mittelständische Kunden haben mehr als einen Standort: eine Ladenkette, eine Pflegeeinrichtung mit mehreren Häusern, einen Großhändler mit Lagern oder eine Gruppe von Restaurants. Früher oder später fragt jemand, ob jeder Standort ein eigenes Unternehmen im CRM sein sollte. Ohne klare Regel legt ein Vertriebsmitarbeiter fünf Datensätze an, ein anderer behält einen, und Pipeline, Zuständigkeiten und Berichte passen nicht mehr zusammen. Pomio CRM empfiehlt einen einfachen Test.
Der Test: Tritt der Standort als eigener Kunde auf?
Legen Sie für einen Standort einen eigenen Unternehmensdatensatz an, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: Es gibt einen eigenen Entscheider, der Ja oder Nein sagen kann, der Standort unterschreibt einen eigenen Vertrag oder Auftrag, er wird separat abgerechnet, oder er ist eine eigene juristische Person mit eigener Registernummer. Trifft keiner dieser Punkte zu, gehören die Standorte zu einem Kunden und damit zu einem Datensatz.
Wann ein Datensatz besser ist
Ist der Einkauf zentral geregelt und gibt es einen Vertrag und eine Rechnungsadresse, verursacht die Aufteilung des Kunden auf mehrere Datensätze nur zusätzliche Arbeit. Geschäfte landen beim falschen Standort, die Aktivitätshistorie zerfällt und niemand sieht die gesamte Beziehung. Führen Sie ein Unternehmen, erfassen Sie die Standorte im Adress- oder Notizfeld und vermerken Sie bei jedem Kontakt, an welchem Standort er arbeitet. Verwenden Sie für den Namen die Regel für offiziellen Firmennamen oder Handelsnamen und hängen Sie keinen Ortsnamen an, es sei denn, die Standorte brauchen wirklich eigene Datensätze.
Wann separate Datensätze besser sind
Entscheidet und bezahlt ein Franchisenehmer oder ein Regionalbüro selbst, verhält er sich wie ein eigener Kunde. Geben Sie ihm einen eigenen Datensatz, eigene Geschäfte und einen eigenen Verantwortlichen und verwenden Sie einen einheitlichen Namen, etwa den Handelsnamen gefolgt vom Ort. Vermerken Sie die Zentrale in einem Feld oder in der Beschreibung, damit Kollegen sehen, dass die Datensätze zusammengehören, und legen Sie vorab fest, wer gruppenweite Vereinbarungen betreut.
Kontakte und Geschäfte mit dem richtigen Datensatz verknüpfen
Egal wie Sie sich entscheiden: Jeder Kontakt sollte mit einem Unternehmen verknüpft sein und jedes offene Geschäft mit dem Unternehmen, das unterschreiben wird. Ein Geschäft für einen Standort gehört zum Datensatz dieses Standorts, wenn er separat geführt wird, und sonst zum Hauptdatensatz.
Die Regel beim Import und beim Zusammenführen anwenden
Die meisten Probleme entstehen bei Importen und Bereinigungen. Prüfen Sie die Regel, bevor Sie eine Liste mit mehreren Adressen pro Kunde importieren, und weisen Sie die Personen, die doppelte Datensätze zusammenführen dürfen, darauf hin, dass separat abgerechnete Standorte keine Dubletten sind, auch wenn die Namen fast gleich aussehen.
Wie Pomio CRM dabei hilft
In Pomio CRM sind Unternehmen, Kontakte, Geschäfte und Verantwortliche verknüpfte Datensätze, sodass Pipeline-Ansichten und Berichte der gewählten Struktur folgen. Rollen bestimmen, wer Unternehmen anlegen, bearbeiten oder zusammenführen darf, und das Audit-Log zeigt, wer was wann geändert hat.
Kurz gesagt
Geben Sie einem Standort nur dann einen eigenen Unternehmensdatensatz, wenn er selbst entscheidet, Verträge schließt oder abgerechnet wird. Führen Sie sonst einen Datensatz mit den Standorten, verknüpfen Sie jeden Kontakt und jedes Geschäft mit dem richtigen Datensatz, geben Sie jedem separaten Standort einen Verantwortlichen und wenden Sie dieselbe Regel beim Import und beim Zusammenführen an.