Veel mkb-klanten hebben meer dan één locatie: een winkelketen, een zorgorganisatie met meerdere locaties, een groothandel met depots of een groep restaurants. Vroeg of laat vraagt iemand of elke vestiging een eigen bedrijf in het CRM moet worden. Zonder duidelijke regel maakt de ene verkoper vijf records aan en houdt de andere er één, en kloppen pipeline, eigenaarschap en rapportages niet meer. Pomio CRM raadt één eenvoudige toets aan.
De toets: gedraagt de vestiging zich als eigen klant?
Maak een apart bedrijfsrecord aan voor een vestiging als minstens één van deze punten geldt: er is een eigen beslisser die ja of nee kan zeggen, de vestiging tekent een eigen contract of order, ze wordt apart gefactureerd, of het is een eigen rechtspersoon met een eigen KvK-nummer. Geldt geen van deze punten, dan horen de locaties bij één klant en dus bij één record.
Wanneer één record beter is
Als de inkoop centraal geregeld is en er één contract en één factuuradres is, levert het opsplitsen van de klant over meerdere records alleen extra werk op. Deals belanden bij de verkeerde locatie, de activiteitenhistorie raakt versnipperd en niemand ziet de volledige relatie. Houd één bedrijf aan, leg de locaties vast in het adres- of notitieveld en noteer bij elk contact op welke vestiging die werkt. Gebruik de regel voor statutaire naam of handelsnaam voor de bedrijfsnaam en zet er geen plaatsnaam achter, tenzij de vestigingen echt aparte records nodig hebben.
Wanneer aparte records beter zijn
Als een franchisenemer of regiokantoor zelf beslist en betaalt, gedraagt die zich als aparte klant. Geef die vestiging een eigen record, eigen deals en een eigen eigenaar, en gebruik een vaste naamopbouw, zoals de handelsnaam gevolgd door de plaats. Noteer het hoofdkantoor in een veld of in de omschrijving, zodat collega's zien dat de records bij elkaar horen, en spreek vooraf af wie groepsbrede afspraken behandelt.
Koppel contacten en deals aan het juiste record
Welke keuze je ook maakt, elk contact hoort gekoppeld aan een bedrijf en elke open deal gekoppeld aan het bedrijf dat gaat tekenen. Een deal voor één locatie hoort bij het record van die locatie als die apart is, en bij het hoofdrecord als er maar één is.
Pas de regel toe bij imports en samenvoegen
De meeste problemen ontstaan bij imports en opschoonacties. Toets de regel voordat je een lijst met meerdere adressen per klant importeert, en laat de mensen die dubbele records mogen samenvoegen weten dat apart gefactureerde vestigingen geen dubbelingen zijn, ook als de namen bijna gelijk zijn.
Hoe Pomio CRM hierbij helpt
In Pomio CRM zijn bedrijven, contacten, deals en eigenaren gekoppelde records, zodat pipelineweergaven en rapportages de structuur volgen die je kiest. Rollen bepalen wie bedrijven mag aanmaken, bewerken of samenvoegen, en de audit log laat zien wie wat wanneer heeft gewijzigd.
Kort samengevat
Geef een vestiging alleen een eigen bedrijfsrecord als die zelf beslist, contracteert of gefactureerd wordt. Houd anders één record aan met de locaties erop, koppel elk contact en elke deal aan het juiste record, geef elke aparte vestiging één eigenaar en pas dezelfde regel toe bij imports en samenvoegen.