De meeste dubbele bedrijfsrecords in een mkb-CRM ontstaan niet expres. Een verkoper typt “Jansen Installatietechniek”, een collega voegt later “Jansen Installatie BV” toe en een import brengt “JANSEN INSTALLATIETECHNIEK B.V.” binnen. Zoeken op naam vangt dat niet betrouwbaar af. Pomio CRM raadt aan bij elk bedrijf waar u echt zaken mee doet een officieel registratienummer vast te leggen, zodat het CRM één gegeven heeft dat niet van de spelling afhangt.
Waarom de naam niet genoeg is
Een bedrijf kan onder een andere naam handelen dan de statutaire naam, en daarom helpt het om af te spreken of het CRM de statutaire naam of de handelsnaam gebruikt. Wat u ook kiest, de naam blijft tekst die mensen verschillend typen. Het KvK-nummer hoort bij de juridische entiteit en blijft gelijk als het bedrijf zijn handelsnaam of logo verandert.
Waar het zich terugbetaalt
Het nummer geeft u een harde controle voordat een import nieuwe bedrijven toevoegt: match eerst op het nummer en pas op naam als het nummer ontbreekt. Het maakt het ook veiliger om te bepalen welke dubbele records samengevoegd mogen worden, want twee records met hetzelfde nummer zijn vrijwel zeker dezelfde klant. En zodra een deal gewonnen is, kan de financiële administratie de klant in het facturatiesysteem aanmaken zonder de gegevens opnieuw bij verkoop op te vragen.
Vestigingen en groepen
Grote klanten hebben vaak meerdere locaties of meerdere rechtspersonen. In Nederland kan één KvK-nummer meerdere vestigingsnummers hebben, en een groep bedrijven heeft meerdere KvK-nummers. Besluit vooraf of een vestiging van een klant een apart CRM-bedrijf is, en leg het nummer vast dat bij die keuze past: het KvK-nummer van de entiteit waarmee u contracteert, plus een vestigingsnummer alleen als u vestigingen als aparte records behandelt.
Welk nummer, en wanneer het verplicht is
Gebruik één veld met een duidelijke naam en een korte instructie per land, want de formaten verschillen: een Nederlands KvK-nummer heeft acht cijfers, een Belgisch ondernemingsnummer tien, en een inschrijving in het Duitse Handelsregister is pas uniek samen met het registergerecht. Niet elk bedrijf staat in een handelsregister, zoals veel buitenlandse freelancers, dus laat het veld dan leeg met een notitie in plaats van een waarde te verzinnen. Houd het btw-nummer in een eigen veld; dat dient een ander doel. Het KvK-nummer verplicht maken in de offertefase werkt goed, omdat u dan toch de juiste juridische entiteit nodig hebt. Schrijf, zoals bij elk nieuw CRM-veld, eerst op waarvoor het dient voordat u het toevoegt.