Elk salesteam kent de klant die zegt "we vinden het goed, maar nu even niet": een budgetstop, een reorganisatie, een nieuwe manager die er na de zomer opnieuw naar wil kijken. De deal is niet verloren, maar beweegt ook niet. In veel CRM's is de reflex om een stage "On hold" te maken en die deals daarheen te slepen. Pomio CRM raadt dat af, omdat het het zichtbaarheidsprobleem oplost door precies de informatie weg te gooien die je nodig hebt als de deal terugkomt.
Waarom "on hold" geen stage is
Stages volgen het aankoopproces: gekwalificeerd, offerte, onderhandeling, enzovoort. Elke stage hoort exitcriteria te hebben die zeggen wat waar moet zijn voordat een deal verder mag. "On hold" heeft geen exitcriteria en geen plek in die volgorde; een deal kan pauzeren direct na het eerste gesprek of een week voor de handtekening. Zet je beide in dezelfde stage, dan vertelt de pipeline niet meer hoe dichtbij ze waren, terwijl je dat juist wilt weten als de klant terugkomt en je moet kiezen waar je tijd in steekt.
Wat er misgaat met een on-hold-stage
De stage wordt een parkeerplaats. Deals die niemand als verloren wil sluiten, belanden daar en blijven er maanden staan, omdat eruit halen een beslissing vraagt.
De stagehistorie raakt vertekend. Dagen in stage, conversie tussen stages en winratio per stage bevatten een lange omweg die niets zegt over hoe je verkoopproces presteert.
Herstarten wordt giswerk. Belt de klant terug, dan moet iemand reconstrueren of de deal in offerte of onderhandeling stond en welke versie van het voorstel op tafel lag.
Een betere aanpak voor uitgestelde deals
Houd de echte stage aan. De deal blijft staan waar hij stond toen de klant pauzeerde. Heeft de pauze echt iets veranderd, bijvoorbeeld een nieuwe beslisser die opnieuw wil beginnen, zet hem dan bewust een stage terug; het artikel over een deal een stage terugzetten legt uit wanneer dat klopt.
Markeer de pauze met een label. Eén afgesproken label, zoals "On hold", uit je vaste lijst met labels, zodat je uitgestelde deals in alle stages tegelijk kunt filteren.
Werk de datums bij. Zet de verwachte sluitingsdatum op de realistische nieuwe planning, niet op het eind van de huidige maand, en geef de eigenaar één check-in-taak met datum, meestal een paar dagen vóór het moment dat de klant noemde.
Schrijf op waarom. Een notitie van één regel met de reden voor de pauze en wat er moet gebeuren voordat de deal weer kan starten: budget goedgekeurd, nieuwe manager aan boord, project na de vakantie.
Houd uitgestelde deals buiten de toegezegde forecast
Een uitgestelde deal kan nog steeds waardevol zijn, maar hoort niet mee te tellen in het getal dat het team deze maand of dit kwartaal toezegt. Laat hem zichtbaar in de pipeline en houd hem buiten het toegezegde totaal tot de klant een herstart bevestigt. Werk je met forecastcategorieën, zet uitgestelde deals dan in de laagste; zie forecastcategorieën voor open deals.
Spreek een maximale wachttijd af
Zonder grens wordt "on hold" een beleefd woord voor verloren. Spreek af hoe lang een deal mag pauzeren, bijvoorbeeld 60 of 90 dagen, en bespreek uitgestelde deals in het wekelijkse pipelineoverleg. Aan het eind van die periode start de eigenaar de deal opnieuw met een bevestigde volgende stap, of sluit hij hem als verloren met een reden als "uitgesteld" of "geen besluit". Komt de klant later terug, dan kun je de deal heropenen of een nieuwe aanmaken; het artikel over een verloren deal heropenen of opnieuw aanmaken behandelt die keuze. Voor deals die zonder afspraak stil zijn gevallen, zie stille deals na inactiviteit sluiten.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM heeft een deal een eigenaar, bedrag, stage, bron, notities en koppelingen met bedrijven en contactpersonen. Met filterbare labels zie je alle uitgestelde deals over alle stages heen in het bord of de lijst, taken met een deadline en toewijzing zetten de check-in in de agenda van de eigenaar, en de activiteitentijdlijn toont elke stagewijziging, zodat de historie leesbaar blijft als een deal herstart. Gesloten deals worden gearchiveerd in plaats van verwijderd, en rollen met de scope eigen, team of organisatie bepalen wie welke uitgestelde deals ziet. Zie de functiepagina voor een overzicht.
Een praktische checklist
Maak geen on-hold-stage; laat elke uitgestelde deal in de stage die hij echt bereikte; voeg één afgesproken on-hold-label toe; zet de verwachte sluitingsdatum op de realistische nieuwe planning; maak één check-in-taak met datum voor de eigenaar; noteer de reden voor de pauze en de voorwaarde voor een herstart; houd uitgestelde deals buiten de toegezegde forecast; bespreek ze wekelijks en sluit ze als verloren met een reden zodra de maximale wachttijd voorbij is.