Pomio CRM bewaart deals met stage, eigenaar, bedrag, sluitingsdatum en verliesreden bij het bedrijf. Vroeg of laat meldt een klant die nee zei zich toch weer. Dan staat u voor een kleine administratieve keuze met grote gevolgen voor uw rapportages: de oude deal terug de pipeline in slepen, of een nieuwe beginnen.
Een verloren deal is geschiedenis, geen concept
Zodra een deal op verloren gaat, legt het CRM een moment vast: de stage die werd bereikt, het bedrag dat op tafel lag en de verliesreden. Met die gegevens beantwoordt u later de vragen van het management: waarom verliezen we, in welke stage en aan wie. Heropent u het record en schuift u het door, dan overschrijft u dat moment. Het verlies verdwijnt uit de rapportage, en een deal met maanden stilte ertussen lijkt één heel lange salescyclus.
Wanneer u een nieuwe deal aanmaakt
Maak een nieuwe deal aan zodra er iets wezenlijks is veranderd: de klant komt na weken of maanden terug, de scope of het budget is anders, iemand anders neemt nu het besluit, of de oorspronkelijke verliesreden geldt niet meer omdat de situatie is veranderd. Geef de nieuwe deal een eigen bedrag, een eigen verwachte sluitingsdatum, een eigenaar en de stage waarin hij echt staat, en dat is meestal vooraan. Verwijs in de eerste notitie naar de oude deal, zodat iedereen die het record opent de achtergrond kent.
Wanneer heropenen wel kan
Heropen alleen als het verlies zelf niet klopte: iemand zette de verkeerde deal op verloren, of de klant draaide het besluit binnen een paar dagen terug en verder veranderde er niets. Dan is het verlies eigenlijk nooit gebeurd, en zou laten staan de cijfers juist de andere kant op vertekenen. Vraag om een korte notitie waarom de deal is heropend, net als wanneer een deal teruggaat naar een eerdere stage. Een eenvoudige huisregel helpt, bijvoorbeeld: dezelfde scope en binnen twee weken, dan heropenen; in alle andere gevallen een nieuwe deal.
Houd beide deals aan elkaar gekoppeld
De waarde van de oude deal zit in de context: de bezwaren, de concurrent die won, de prijs die te hoog was. Koppel beide deals aan hetzelfde bedrijf en dezelfde primaire contactpersoon, en noem de oude deal in de eerste notitie van de nieuwe. Verwijder de verloren deal niet om de lijst op te schonen; juist gesloten deals maken een verliesanalyse mogelijk.
Wat het met uw cijfers doet
Winrate, gemiddelde doorlooptijd en verliesredenen rekenen er allemaal op dat gesloten deals gesloten blijven. Een team dat verloren deals vrij heropent, ziet een hogere winrate en minder verlies dan er werkelijk is. Een team dat een nieuwe deal aanmaakt, ziet het verlies én de latere winst, en dat is het eerlijke beeld: de eerste poging mislukte, de tweede lukte. Bespreek heropende deals in de wekelijkse pipelinereview, zodat de gewoonte zichtbaar blijft.
Hoe Pomio CRM helpt
In Pomio CRM houdt een verloren deal zijn stage, bedrag en verliesreden bij het bedrijf, naast elke nieuwe deal die u voor dezelfde klant aanmaakt. Notities en het auditlog laten zien wie een deal sloot of heropende, en wanneer. Pomio beslist niet voor u of een terugkerende klant een nieuwe kans is; het houdt beide deals en hun geschiedenis op één plek.
Een praktische checklist
Klant komt na weken of maanden terug: nieuwe deal; andere scope, ander budget of andere beslisser: nieuwe deal; per vergissing op verloren gezet of binnen dagen teruggedraaid met dezelfde scope: heropenen met een notitie; de verloren deal nooit verwijderen; beide deals aan hetzelfde bedrijf en dezelfde contactpersoon koppelen; de oude deal noemen in de eerste notitie van de nieuwe; heropende deals wekelijks bespreken.
Verder lezen
Oogt de pipeline met een nieuwe deal niet voller?
Niet meer dan bij heropenen. In beide gevallen staat er één deal open; het verschil is dat het eerdere verlies in uw cijfers blijft staan.
In welke stage begint de nieuwe deal?
In de stage waarin hij echt staat. Een terugkerende klant heeft meestal opnieuw een voorstel nodig, dus een vroege stage is vaak de eerlijke keuze, ook als u de klant goed kent.
Neemt de nieuwe deal het oude bedrag over?
Alleen bij dezelfde scope. Anders vult u het bedrag in van wat nu op tafel ligt.
Wat als de oude deal aan een concurrent verloren ging?
Laat die verliesreden staan. Stapt de klant terug over, dan is dat een nieuwe deal en nuttig bewijs voor de volgende vergelijking met die concurrent.