In een klein verkoopteam weet de verkoper gewoon welke klanten liever Duits en welke liever Engels spreken. Die kennis verdwijnt zodra een collega een deal overneemt, iemand op kantoor een offerte maakt of er een nieuwsbrief naar iedereen gaat. Pomio CRM raadt aan de voorkeurstaal bij het contact vast te leggen, zodat die niet langer afhangt van het geheugen van één persoon.
Waarom de taal bij het contact hoort
Een bedrijf in België kan een Franstalige directeur en een Nederlandstalige inkoper hebben. Een Duitse klant kan een Engelstalig hoofdkantoor hebben. Het land van het bedrijf zegt weinig over hoe een bepaalde persoon wil worden aangesproken. Daarom hoort de voorkeurstaal bij het contact, net zoals toestemming bij de persoon hoort: toestemming voor marketingmail leg je per contact vast, en de taal ook. Omdat elk contact aan een bedrijf is gekoppeld, ziet u toch in één oogopslag welke talen er binnen één klant worden gesproken.
Een vaste lijst, geen vrije tekst
Gebruik een korte lijst met de talen waarin u echt werkt, bijvoorbeeld Nederlands, Duits, Frans en Engels, in plaats van een vrij tekstveld. Vrije tekst levert al snel “NL”, “Dutch”, “Nederlands” en “nl-BE” naast elkaar op, en dan werkt geen filter of export meer. Stel voordat u het veld toevoegt de vraag uit of elk nieuw CRM-veld een duidelijk doel heeft: hier is het antwoord eenvoudig, want de taal bepaalt welke sjabloon, offertetekst en collega bij het contact passen.
Vul haar in bij het aanmaken
Het makkelijkste moment om de taal vast te leggen is bij het aanmaken van het contact: de eerste e-mail of het eerste gesprek maakt het meestal duidelijk. Vul de taal bij bestaande contacten in bij het volgende contactmoment in plaats van in één groot project, en neem contacten zonder taal mee in de maandelijkse datakwaliteitscontrole. Houd de taal los van het land en van het telefoonnummer, dat u het best in internationaal formaat opslaat; een +49-nummer betekent niet dat iemand Duitse e-mails wil.
Gebruik haar waar het telt
Een taalveld helpt alleen als mensen het gebruiken. Kies de e-mailsjabloon en offertetekst in de taal van het contact, noem de taal in de overdracht als een deal van eigenaar wisselt, en verstuur nieuwsbrieven per taal in plaats van één gemengde versie. Wisselt een contact van taal, bijvoorbeeld omdat er aan hun kant een nieuwe collega bij komt, pas het veld dan direct aan, zodat de volgende het niet opnieuw hoeft uit te zoeken.