Eine Vertriebsleiterin fragt, wie der Oktober gelaufen ist. Ein Bericht zeigt zwölf Geschäfte, ein anderer neunzehn, und beide stammen aus demselben CRM. Meist hat niemand einen Fehler gemacht: Der eine Bericht zählt im Oktober erstellte Geschäfte, der andere im Oktober abgeschlossene. In einem mittelständischen Unternehmen ohne eigenen Analysten untergräbt das unbemerkt das Vertrauen in das CRM. Pomio CRM empfiehlt eine einfache Aufteilung.
Das Abschlussdatum beantwortet Fragen zum Umsatz
Nutzen Sie das Abschlussdatum für gewonnenen Umsatz pro Monat oder Quartal, den Stand gegenüber Zielen, Provision und den Forecast. Das sind Fragen dazu, wann Geld hereinkommt, also zählt der Moment, in dem ein Geschäft gewonnen wurde oder voraussichtlich gewonnen wird. Bei offenen Geschäften ist das das erwartete Abschlussdatum, und das funktioniert nur, wenn es aktuell ist: siehe warum ein verschobenes Abschlussdatum am selben Tag aktualisiert werden sollte. Vereinbaren Sie für gewonnene Geschäfte, wann ein Geschäft als gewonnen gilt, damit das tatsächliche Abschlussdatum für alle dasselbe bedeutet.
Das Erstellungsdatum beantwortet Fragen zu neuem Geschäft
Nutzen Sie das Erstellungsdatum, um zu sehen, wie viel neue Pipeline hinzukam, welche Leadquellen und Kampagnen sie geliefert haben und ob Marketing und Akquise Schritt halten. Ein Monat mit wenigen gewonnenen Geschäften kann trotzdem ein gesunder Monat sein, wenn viel gute Pipeline entstanden ist, und das zeigt die Sicht nach Abschlussdatum nie.
Konversion misst man pro Gruppe von Geschäften, nicht pro Kalendermonat
Um Gewinnquote oder Dauer des Vertriebszyklus zu messen, nehmen Sie die in einem Zeitraum erstellten Geschäfte und verfolgen sie, bis sie gewonnen oder verloren sind. Die im Oktober gewonnenen Geschäfte durch die im Oktober erstellten zu teilen, vermischt zwei verschiedene Gruppen und ergibt einen irreführenden Prozentsatz. Berichten Sie die Konversion pro Erstellungsmonat oder -quartal und akzeptieren Sie, dass jüngste Monate noch nicht vollständig sind.
Schreiben Sie das Datum in jeden Bericht
Nehmen Sie die Datumsbasis in den Berichtsnamen auf, zum Beispiel „Gewonnener Umsatz nach Abschlussdatum“ oder „Neue Pipeline nach Erstellungsdatum“. Vereinbaren Sie einen kurzen Standardsatz für die wöchentliche Pipeline-Besprechung und die monatliche Management-Übersicht, damit Besprechungen mit denselben Zahlen beginnen. Wenn Sie den Forecast mit dem tatsächlichen Ergebnis vergleichen, verwenden Sie auf beiden Seiten das Abschlussdatum.
Schützen Sie beide Daten
Das Erstellungsdatum wird nie geändert; wurde ein Geschäft verspätet erfasst, vermerken Sie den echten Erstkontakt in einem Feld oder einer Notiz. Das erwartete Abschlussdatum ändert sich nur mit Begründung und nur durch den Verantwortlichen oder eine Führungskraft. Ein Protokoll, wer welches Datum geändert hat, hält die Umsatzsicht verlässlich, ohne zusätzliche Kontrollen.
Praktisch anfangen
Gehen Sie diese Woche Ihre bestehenden Berichte durch und versehen Sie jeden mit seiner Datumsbasis. Entfernen oder benennen Sie Berichte um, deren Basis niemand erklären kann. Stellen Sie dann neben den Umsatzbericht nach Abschlussdatum einen Bericht für neue Pipeline nach Erstellungsdatum und nutzen Sie beide in der nächsten Monatsbesprechung.