Een salesmanager vraagt hoe oktober ging. Het ene rapport zegt twaalf deals, het andere negentien, en beide komen uit hetzelfde CRM. Meestal heeft niemand een fout gemaakt: het ene rapport telt deals die in oktober zijn aangemaakt, het andere deals die in oktober zijn gesloten. In een mkb-bedrijf zonder eigen analist ondermijnt dat ongemerkt het vertrouwen in het CRM. Pomio CRM raadt een eenvoudige verdeling aan.
De sluitdatum beantwoordt vragen over omzet
Gebruik de sluitdatum voor gewonnen omzet per maand of kwartaal, voortgang ten opzichte van targets, commissie en de forecast. Dat zijn vragen over wanneer er geld binnenkomt, dus telt het moment waarop een deal gewonnen is of naar verwachting gewonnen wordt. Voor open deals is dat de verwachte sluitdatum, en die werkt alleen als hij actueel is: lees waarom een verschoven sluitdatum dezelfde dag moet worden bijgewerkt. Spreek voor gewonnen deals af wanneer een deal als gewonnen telt, zodat de werkelijke sluitdatum voor iedereen hetzelfde betekent.
De aanmaakdatum beantwoordt vragen over nieuwe business
Gebruik de aanmaakdatum om te zien hoeveel nieuwe pipeline erbij kwam, welke leadbronnen en campagnes die opleverden en of marketing en prospectie bijblijven. Een maand met weinig gewonnen deals kan toch een gezonde maand zijn als er veel goede pipeline is aangemaakt, en dat laat de sluitdatum nooit zien.
Conversie meet je per groep deals, niet per kalendermaand
Wil je winratio of doorlooptijd meten, neem dan de deals die in één periode zijn aangemaakt en volg ze tot ze gewonnen of verloren zijn. Deals die in oktober gewonnen zijn delen door deals die in oktober zijn aangemaakt, haalt twee verschillende groepen door elkaar en geeft een misleidend percentage. Rapporteer conversie per aanmaakmaand of -kwartaal en accepteer dat recente maanden nog niet compleet zijn.
Zet de datum in elk rapport
Neem de datumbasis op in de rapportnaam, bijvoorbeeld “Gewonnen omzet op sluitdatum” of “Nieuwe pipeline op aanmaakdatum”. Spreek een korte standaardset af voor de wekelijkse pipelinebespreking en het maandelijkse managementoverzicht, zodat overleggen met dezelfde cijfers beginnen. Als je de forecast vergelijkt met de werkelijke omzet, gebruik dan aan beide kanten de sluitdatum.
Bescherm beide data
De aanmaakdatum wordt nooit aangepast; is een deal te laat ingevoerd, noteer het echte eerste contact dan in een veld of notitie. De verwachte sluitdatum verandert alleen met een reden, en alleen door de eigenaar of een manager. Een audittrail van wie welke datum wijzigde, houdt het omzetbeeld betrouwbaar zonder extra controles.
Praktisch beginnen
Loop deze week je bestaande rapporten na en geef elk rapport een label met de datumbasis. Verwijder of hernoem rapporten waarvan niemand de basis kan uitleggen. Zet daarna naast het omzetrapport op sluitdatum één rapport voor nieuwe pipeline op aanmaakdatum, en gebruik ze allebei in de volgende maandbespreking.