Telefonnummern wirken wie das einfachste Feld im CRM, und genau deshalb ist sich niemand einig, wie man sie schreibt. Eine Kollegin tippt 0171-1234567, ein anderer +49 171 1234 567, ein dritter kopiert eine Nummer aus einer E-Mail-Signatur samt "(0)" und ein paar Punkten. Für Menschen ist jede Version lesbar, für das CRM sind es verschiedene Zeichenketten. Pomio CRM empfiehlt ein internationales Format für jede Nummer, weil die Absprache eine Minute kostet und später Stunden an Suchen, Zusammenführen und Verwählen spart.
Warum das Format wichtig ist
Suche. Ein Kunde ruft von einer Nummer an, die Sie nicht kennen. Stehen Nummern in einem Format, findet eine einzige Suche den Kontakt. Stehen sie in fünf Formaten, finden Sie sie nur, wenn Sie zufällig dieselben Leerzeichen und Bindestriche tippen.
Dubletten. Eine Telefonnummer ist eines der besten Signale dafür, dass zwei Datensätze dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen sind. Das funktioniert nur, wenn die Nummern gleich geschrieben sind; siehe jeden Import zuerst auf Duplikate prüfen und wer doppelte Datensätze zusammenführen darf.
Telefonie und Integrationen. Click-to-Call, Telefonie-Integrationen und Messaging-Tools erwarten eine Nummer, die von überall wählbar ist. Eine nationale Nummer mit führender Null stimmt nicht mehr, sobald Anrufer oder Kunde in einem anderen Land sind.
Welches Format Sie wählen
Nutzen Sie die internationale Schreibweise: ein Pluszeichen, die Ländervorwahl und die nationale Nummer ohne führende Null, ohne Leerzeichen, Klammern oder Bindestriche. Eine Berliner Festnetznummer 030 1234567 wird zu +49301234567, eine deutsche Mobilnummer 0171 1234567 zu +491711234567 und eine niederländische Nummer 020-1234567 zu +31201234567. Vermeiden Sie die Schreibweise "+49 (0)30": Sie mischt zwei Notationen und wird oft falsch gewählt.
Manche Teams bevorzugen Leerzeichen für die Lesbarkeit, etwa +49 30 123 4567. Das funktioniert, wenn alle exakt demselben Muster folgen, aber ein Format ohne Leerzeichen ist leichter zu suchen, zu vergleichen und zu exportieren. Wählen Sie eines und halten Sie es schriftlich fest.
Getrennte Felder statt einem Feld
Mobil und Festnetz getrennt. Nutzen Sie getrennte Felder für eine direkte Mobilnummer und eine allgemeine oder Festnetznummer, damit niemand raten muss, welche Nummer die Person erreicht.
Keine Hinweise im Nummernfeld. Durchwahlen, "bitte Empfang verlangen" oder "nur vormittags" gehören in eine Notiz oder ein eigenes Feld, nicht hinter die Nummer, denn Text im Feld stört Suche und Wahl.
Unternehmen und Kontakt. Eine allgemeine Zentralnummer gehört zum Unternehmen, eine persönliche Nummer zum Kontakt. Wenn Kontakte mit Unternehmen verknüpft sind, bleiben beide erreichbar; siehe jeden Kontakt mit einem Unternehmen verknüpfen.
Am Eingang korrigieren: Importe
Die meisten unsauberen Nummern kommen über Importe: Messelisten, Exporte aus einem Altsystem, Tabellen von Kollegen. Wandeln Sie die Telefonspalte in der Tabelle vor dem Import in das vereinbarte Format um und nutzen Sie die bereinigten Nummern für die Dublettenprüfung. Dasselbe gilt, wenn Daten das CRM verlassen: Mit einem einheitlichen Format ist ein Export als CSV ohne erneute Bereinigung in anderen Tools nutzbar.
Sauber halten: die monatliche Prüfung
Ergänzen Sie Ihre monatliche Datenqualitätsprüfung um eine Zeile: Nummern, die nicht mit einem Pluszeichen beginnen, Nummern mit Buchstaben oder Leerzeichen und dieselbe Nummer auf mehreren Datensätzen. Korrigieren Sie sie, solange die Liste kurz ist.
Datenschutz: nur speichern, was nötig ist
Die geschäftliche Telefonnummer eines Ansprechpartners ist ein personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO. Speichern Sie die Nummern, die Sie für die Geschäftsbeziehung brauchen, entfernen Sie persönliche Nummern, wenn jemand beim Kunden ausscheidet, und übernehmen Sie keine privaten Nummern aus sozialen Medien ohne Grund ins CRM.
Kurz gesagt
Speichern Sie jede Telefonnummer in einem internationalen Format mit Pluszeichen und Ländervorwahl, ohne Leerzeichen, führende Null oder Hinweise; trennen Sie Mobil- und Festnetznummer; wandeln Sie Nummern beim Import um; und prüfen Sie das Format monatlich.