Die meisten mittelständischen Unternehmen wechseln das CRM, weil das alte unübersichtlich, langsam oder teuer geworden ist. Die Versuchung ist groß, alles zu exportieren, alles zu importieren und "später" aufzuräumen. Dieses Später kommt selten: Das Team arbeitet im neuen CRM, die alten Fehler ziehen mit um, und nach ein paar Monaten fühlt sich das neue System an wie das alte. Pomio CRM empfiehlt, die Migration als den Moment zu nutzen, in dem Aufräumen am wenigsten kostet.
Warum Bereinigen vorab günstiger ist
Vor dem Umstieg haben Sie pro Objekt eine Exportdatei, die Sie in einer Tabellenkalkulation sortieren, filtern und korrigieren können. Nach dem Umstieg sind dieselben Fehler über Datensätze, Verläufe, Aufgaben und Berichte verteilt, und jede Korrektur muss von Hand im neuen System erfolgen. Dubletten sind das deutlichste Beispiel: Zwei Unternehmen in einer Tabelle zusammenzuführen dauert eine Minute; nach dem Import müssen Sie klären, welche Geschäfte, Ansprechpartner und Notizen wohin gehören. Der Beitrag Jeder CRM-Import sollte zuerst auf Dubletten prüfen beschreibt die Abgleichregeln.
Festlegen, was umzieht und was bleibt
Offene Geschäfte und aktive Kunden ziehen um, mit Eigentümer, Betrag, Stage und erwartetem Abschlussdatum.
Abgeschlossene Geschäfte ziehen nur um, wenn Sie sie für Auswertungen, Provisionen oder die Kundenhistorie brauchen. Sonst genügt ein schreibgeschützter Export des alten Systems.
Alte Leads ohne Kauf verdienen eine bewusste Entscheidung statt eines pauschalen Imports; siehe wie lange ein CRM Leads ohne Kauf aufbewahren sollte.
Ansprechpartner, die einen Kunden verlassen haben, werden vor dem Export archiviert oder verschoben, nicht danach. Halten Sie fest, was Sie entschieden haben, damit das Team weiß, wo ältere Informationen noch zu finden sind.
Zuständigkeit und Struktur vor dem Import klären
Geben Sie jedem Unternehmen und jedem offenen Geschäft genau einen aktuellen Eigentümer, der noch bei Ihnen arbeitet. Datensätze ehemaliger Kollegen sind der häufigste Grund, warum Geschäfte nach einer Migration einschlafen; wie Sie das lösen, zeigt der Beitrag über das Neuzuweisen offener Geschäfte, wenn ein Eigentümer geht. Verknüpfen Sie jeden Ansprechpartner mit einem Unternehmen, einigen Sie sich auf eine Schreibweise für Firmennamen und reduzieren Sie freie Schlagwörter auf eine kurze feste Liste von Labels. In der Tabelle sind das kleine Handgriffe, im Nachhinein große Aufgaben.
Alte Stages den neuen zuordnen
Die alte Pipeline hat oft mehr Stages als die neue oder Stages mit anderer Bedeutung. Erstellen Sie eine einfache Zuordnungstabelle: alte Stage, neue Stage und was ein Geschäft erfüllen muss, um dorthin zu gehören. Nutzen Sie die neuen Exit-Kriterien als Prüfstein. Geschäfte, die die Kriterien keiner offenen Stage erfüllen, landen nicht automatisch in der ersten Stage; sie werden mit Begründung als verloren geschlossen oder zuerst vom Eigentümer geprüft.
Zuerst mit einem kleinen Import testen
Importieren Sie zuerst ein Team oder einige Dutzend Datensätze. Prüfen Sie, ob Eigentümer, Beträge, Stages, Daten und Unternehmensverknüpfungen korrekt ankommen, ob Umlaute und Sonderzeichen in Namen erhalten bleiben und ob nichts doppelt angelegt wurde. Erst danach folgt der vollständige Import, am besten an einem ruhigen Tag. Ab diesem Moment wird im alten CRM nichts mehr geändert, damit die beiden Systeme nicht auseinanderlaufen.
Wie Pomio CRM hilft
Pomio CRM importiert und exportiert Leads, Geschäfte und Unternehmen per CSV, sodass Sie einen Testimport durchführen, das Ergebnis prüfen und bei Bedarf neu beginnen können. Geschäfte haben einen Eigentümer, einen Betrag, eine Stage, eine Quelle und Verknüpfungen zu Unternehmen und Ansprechpartnern; Datensätze werden archiviert und wiederhergestellt statt gelöscht, Labels sind filterbar, und das Audit-Protokoll zeigt nach dem Go-live, wer was geändert hat. Rollen und der Sichtbereich eigene, Team oder Organisation legen vom ersten Tag an fest, wer welche Datensätze sieht. Einen Überblick bietet die Funktionsseite.
Eine praktische Checkliste
Jedes Objekt einzeln aus dem alten CRM exportieren; pro Objekt festlegen, was umzieht und was in einem schreibgeschützten Archiv bleibt; Dubletten zusammenführen; jedem Unternehmen und jedem offenen Geschäft einen aktuellen Eigentümer geben; Ansprechpartner mit Unternehmen verknüpfen; Schlagwörter auf eine feste Liste von Labels reduzieren; alte Stages anhand der Exit-Kriterien den neuen zuordnen; einen kleinen Testimport durchführen und prüfen; das alte CRM einfrieren und den vollständigen Import starten.