De meeste mkb-bedrijven stappen over op een ander CRM omdat het oude rommelig, traag of duur is geworden. De verleiding is groot om alles te exporteren, alles te importeren en "later" op te ruimen. Dat later komt zelden: het team gaat in het nieuwe CRM aan de slag, de oude fouten verhuizen mee en na een paar maanden voelt het nieuwe systeem precies als het oude. Pomio CRM raadt aan de migratie te zien als hét moment waarop opschonen het minste kost.
Waarom eerst opschonen goedkoper is
Vóór de overstap heb je per object één exportbestand dat je in een spreadsheet kunt sorteren, filteren en corrigeren. Na de overstap zitten dezelfde fouten verspreid over records, tijdlijnen, taken en rapportages, en moet elke correctie met de hand in het nieuwe systeem. Dubbele records zijn het duidelijkste voorbeeld: twee bedrijven samenvoegen in een spreadsheet kost een minuut, terwijl je na de import moet uitzoeken welke deals, contactpersonen en notities waar horen. In het artikel over elke CRM-import eerst op duplicaten controleren staan de matchregels.
Bepaal wat meegaat en wat achterblijft
Open deals en actieve klanten gaan mee, met eigenaar, bedrag, stage en verwachte sluitingsdatum.
Afgesloten deals gaan alleen mee als je ze gebruikt voor rapportage, commissie of klanthistorie. Anders volstaat een alleen-lezen export van het oude systeem.
Oude leads die nooit iets kochten verdienen een bewuste keuze in plaats van een import op de automatische piloot; lees hoe lang een CRM leads zonder klantrelatie bewaart.
Contactpersonen die bij een klant zijn vertrokken archiveer of verplaats je vóór de export, niet erna. Leg vast wat je hebt besloten, zodat het team weet waar oude informatie nog te vinden is.
Regel eigenaarschap en structuur vóór de import
Geef elk bedrijf en elke open deal één actuele eigenaar die nog bij je werkt. Records van oud-collega's zijn de meest voorkomende reden dat deals na een migratie stil komen te liggen; het artikel over open deals hertoewijzen als de eigenaar vertrekt laat zien hoe je dat aanpakt. Koppel elke contactpersoon aan een bedrijf, spreek één schrijfwijze voor bedrijfsnamen af en breng losse tags terug tot een korte vaste lijst labels. In een spreadsheet zijn dat kleine klussen, achteraf grote.
Koppel oude stages aan nieuwe
De oude pipeline heeft vaak meer stages dan de nieuwe, of stages die iets anders betekenen. Maak een eenvoudige vertaaltabel: oude stage, nieuwe stage en wat een deal moet hebben om daar te staan. Gebruik de nieuwe exitcriteria als toets. Deals die aan de criteria van geen enkele open stage voldoen, zet je niet standaard in de eerste stage; die sluit je als verloren met een reden, of de eigenaar beoordeelt ze eerst.
Test eerst met een kleine import
Importeer eerst één team of een paar dozijn records. Controleer of eigenaren, bedragen, stages, datums en bedrijfskoppelingen goed aankomen, of letters met accenten in namen heel blijven en of er niets dubbel is binnengekomen. Pas daarna doe je de volledige import, liefst op een rustige dag. Vanaf dat moment wijzigt niemand meer iets in het oude CRM, zodat de twee systemen niet uit elkaar gaan lopen.
Hoe Pomio CRM helpt
Pomio CRM importeert en exporteert leads, deals en bedrijven via CSV, zodat je een testimport kunt doen, het resultaat kunt controleren en zo nodig opnieuw kunt beginnen. Deals hebben een eigenaar, bedrag, stage, bron en koppelingen met bedrijven en contactpersonen; records worden gearchiveerd en hersteld in plaats van verwijderd, labels zijn filterbaar en de audittrail laat na de livegang zien wie wat heeft gewijzigd. Rollen en de scope eigen, team of organisatie bepalen vanaf dag één wie welke records ziet. Op de functiepagina staat een overzicht.
Een praktische checklist
Exporteer elk object apart uit het oude CRM; bepaal per object wat meegaat en wat in een alleen-lezen archief blijft; voeg dubbelingen samen; geef elk bedrijf en elke open deal een actuele eigenaar; koppel contactpersonen aan bedrijven; breng tags terug tot een vaste lijst labels; vertaal oude stages naar nieuwe aan de hand van exitcriteria; doe een kleine testimport en controleer die; bevries het oude CRM en voer de volledige import uit.