In vielen mittelständischen Unternehmen landet der größte Teil der Pipeline bei ein oder zwei Verkäufern. Sie sind gut darin, Gespräche zu eröffnen, also geht jede neue Anfrage an sie, und nach ein paar Monaten haben sie sechzig oder achtzig offene Geschäfte. So viele kann niemand ordentlich nachfassen. Die Geschäfte unten in der Liste bleiben liegen, aber sie bleiben offen, behalten ihren Betrag und zählen weiter im Forecast. Pomio CRM empfiehlt, zu vereinbaren, wie viele offene Geschäfte eine Person realistisch bearbeiten kann, und diese Zahl zu nutzen, um Überlastung früh zu erkennen.
Warum zu viele offene Geschäfte pro Person der Pipeline schaden
Ein offenes Geschäft ist ein Versprechen, dass jemand daran arbeitet. Das stimmt nur, wenn der Eigentümer ihm Aufmerksamkeit gibt: ein Anruf, ein Angebot, ein datierter nächster Schritt. Hat jemand mehr Geschäfte als Zeit, werden die am wenigsten aussichtsreichen still ignoriert. Sie altern in ihrer Stage, was Sie sehen, wenn das CRM die Tage in der aktuellen Stage zeigt, und sie lassen die Pipeline größer wirken, als sie ist. Das ist derselbe Effekt wie bei unqualifizierten Deals im Forecast: Die Summe wächst, die echte Abschlusschance nicht.
Warum eine harte Grenze das falsche Mittel ist
Eine Regel, die das 41. Geschäft sperrt, klingt ordentlich, drängt aber echte Chancen aus dem CRM. Verkäufer bewahren neue Leads dann im Postfach oder in einem Notizbuch auf, bis ein Platz frei wird, und niemand sonst sieht sie. Außerdem behandelt eine solche Regel jedes Geschäft gleich, obwohl eine große Ausschreibung viel mehr Zeit kostet als eine kleine Folgebestellung. Halten Sie das CRM vollständig und nutzen Sie die Zahl als Schwelle, die ein Gespräch auslöst, nicht als Mauer.
Wie Sie eine sinnvolle Schwelle festlegen
Beginnen Sie bei der Zeit, nicht beim Ehrgeiz. Fragen Sie, wie vielen Geschäften eine Person neben ihrer übrigen Arbeit innerhalb von zwei Wochen einen sinnvollen nächsten Schritt geben kann. Bei langen, komplexen Geschäften können das zwanzig sein, bei kurzen, einfachen vielleicht fünfzig. Legen Sie die Zahl pro Rolle statt pro Person fest, schreiben Sie sie neben Ihre Stage-Definitionen und prüfen Sie sie alle paar Monate an dem, was tatsächlich passiert. Geschäfte, die mit einem vereinbarten Neustartdatum auf Eis liegen, können Sie getrennt zählen, solange diese Stage nicht dazu dient, Arbeit zu verstecken.
Was Sie tun, wenn jemand darüber liegt
Schauen Sie die Zahl im wöchentlichen Pipeline-Review an. Liegt jemand über der Schwelle, ist der erste Schritt Aufräumen, nicht Umverteilen: Geschäfte ohne Kontakt seit Wochen werden aktualisiert oder als verloren geschlossen, wie unter stille offene Deals nach Inaktivität schließen beschrieben. Liegt die Person danach immer noch darüber, entscheidet die Führungskraft, welche Geschäfte an eine Kollegin oder einen Kollegen gehen, und der neue Eigentümer übernimmt den vollständigen Datensatz, damit jedes Geschäft einen einzigen Eigentümer behält. Vergleichen Sie Personen nicht anhand der Zahl selbst; die Frage ist, ob an jedem offenen Geschäft wirklich jemand arbeitet.