In veel mkb-bedrijven komt het grootste deel van de pipeline bij een of twee verkopers terecht. Ze zijn goed in het openen van gesprekken, dus elke nieuwe aanvraag gaat naar hen, en na een paar maanden hebben ze zestig of tachtig open deals op hun naam. Zoveel kan niemand goed opvolgen. De deals onderaan de lijst komen stil te liggen, maar blijven open, houden hun bedrag en tellen mee in de forecast. Pomio CRM raadt aan af te spreken hoeveel open deals één persoon realistisch kan bewerken, en dat aantal te gebruiken om overbelasting vroeg te zien.
Waarom te veel open deals per persoon de pipeline schaadt
Een open deal is een belofte dat iemand ermee bezig is. Dat klopt alleen als de eigenaar er aandacht aan geeft: een belletje, een offerte, een volgende stap met een datum. Heeft iemand meer deals dan tijd, dan worden de minst kansrijke stilletjes genegeerd. Ze blijven hangen in hun stage, wat je ziet als het CRM het aantal dagen in de huidige stage toont, en ze laten de pipeline groter lijken dan hij is. Dat is hetzelfde effect als ongekwalificeerde deals in een forecast: het totaal groeit, maar de echte kans op afsluiten niet.
Waarom een harde limiet het verkeerde middel is
Een regel die de 41e deal blokkeert klinkt overzichtelijk, maar duwt echte kansen uit het CRM. Verkopers gaan nieuwe leads in hun mailbox of een notitieboekje bewaren tot er een plek vrijkomt, en dan ziet niemand anders ze. Ook behandelt zo’n regel elke deal als gelijk, terwijl een grote aanbesteding veel meer tijd kost dan een kleine herhaalorder. Houd het CRM volledig en gebruik het aantal als grens die een gesprek start, niet als muur.
Hoe je een zinnige grens bepaalt
Begin bij tijd, niet bij ambitie. Vraag hoeveel deals één persoon binnen twee weken een zinvolle volgende stap kan geven, naast zijn andere werk. Voor een verkoper met lange, complexe deals kan dat twintig zijn; voor iemand met korte, eenvoudige deals misschien vijftig. Leg het aantal per rol vast in plaats van per persoon, zet het naast je stagedefinities en toets het om de paar maanden aan wat er werkelijk gebeurt. Deals die on hold staan met een afgesproken herstartdatum kun je apart tellen, zolang die stage niet wordt gebruikt om werk te verstoppen.
Wat je doet als iemand erboven zit
Bekijk het aantal in het wekelijkse pipelineoverleg. Zit iemand boven de grens, dan is de eerste stap opschonen, niet herverdelen: deals zonder contact in weken worden bijgewerkt of als verloren gesloten, zoals beschreven in stille open deals na inactiviteit sluiten. Zit de persoon daarna nog steeds boven de grens, dan beslist de manager welke deals naar een collega gaan, en de nieuwe eigenaar neemt het volledige record over, zodat elke deal één eigenaar houdt. Vergelijk mensen niet op het aantal zelf; de vraag is of aan elke open deal iemand echt werkt.