Voor veel kleine bedrijven staat een groot deel van de omzet van volgend jaar al onder contract. Het risico zit niet in het binnenhalen van die omzet, maar in vergeten wanneer hij verlengd moet worden. Een klant van wie het contract stilletjes afloopt, of die één dag voor de opzegdeadline opzegt, is vaak een klant met wie al maanden niemand heeft gesproken. Pomio CRM adviseert om einddatums van contracten te behandelen als verkoopinformatie, niet als administratie die in een map verdwijnt.
Wat u vastlegt, en waar
Voor de meeste teams zijn drie velden genoeg: de einddatum van het contract, de opzegtermijn en of het contract stilzwijgend wordt verlengd. Leg ze één keer vast, bij het klantbedrijf of bij de gewonnen deal waarmee het contract begon, en houd het getekende contract als bron. Heeft één klant meerdere contracten met verschillende einddatums, leg ze dan elk apart vast in plaats van één gecombineerde datum. Maak één persoon verantwoordelijk voor het invullen van deze velden zodra een deal is gewonnen, bijvoorbeeld als onderdeel van de overdracht na een gewonnen deal, zodat de datums vanaf het begin compleet zijn in plaats van later bij elkaar gezocht.
Plan vanaf de opzegdeadline, niet vanaf de einddatum
De datum die telt, is de laatste dag waarop de klant, of u, nog iets kan veranderen. Een contract dat op 31 december afloopt met drie maanden opzegtermijn, is in feite op 30 september beslist. Begin het verlengingsgesprek ruim daarvoor, meestal twee tot vier maanden van tevoren, afhankelijk van de omvang van het contract. Voor stilzwijgend verlengde contracten geldt hetzelfde: een klant die zich vergeten voelt, zegt misschien op bij de deadline, en een prijswijziging die u wilt doorvoeren, moet op tijd worden aangekondigd.
Maak van de verlenging een eigen deal
Een verlenging is een verkoopkans met een bedrag, een eigenaar en een waarschijnlijke datum, dus behandel hem ook zo. Maak een verlengingsdeal aan op het moment dat het gesprek moet beginnen, met de verwachte sluitdatum vóór de opzegdeadline en het bedrag dat u verwacht te verlengen. Houd hem apart van nieuwe business, zoals beschreven in deals van nieuwe en bestaande klanten apart bijhouden, en houd terugkerende omzet gescheiden van eenmalige omzet, zodat de forecast laat zien hoeveel van het volgende kwartaal afhangt van verlengingen.
Eén eigenaar, één taak, één review
Elke verlengingsdeal heeft een eigenaar nodig en een eerste taak met een deadline, bijvoorbeeld “bellen om het contract door te nemen”. Bekijk in de maandelijkse of wekelijkse pipelinereview de verlengingen waarvan de opzegdeadline in het komende kwartaal valt. Alles zonder recent contact of zonder volgende stap komt als eerste aan bod, want daar komen stille opzeggingen vandaan.
Wanneer het niet de moeite waard is
Verkoopt u alleen eenmalige projecten, of lopen uw contracten voor onbepaalde tijd en zijn ze op elk moment met een korte termijn op te zeggen, dan voegt een aparte einddatum weinig toe. Een vaste controle op klanten zonder recente activiteit doet dan meer dan een datumveld dat nooit wordt ingevuld.