In vielen kleinen Vertriebsteams läuft der Sommer- oder Weihnachtsurlaub nach demselben Muster ab: Jemand ist weg, ein Kunde ruft mit einer Frage zu einem Angebot an, und niemand weiß, was vereinbart wurde. Der Reflex ist, alle offenen Geschäfte auf eine Kollegin oder einen Kollegen zu übertragen und zwei Wochen später wieder zurück. Pomio CRM empfiehlt eine einfachere Regel, die die Zuständigkeit stabil hält und trotzdem sicherstellt, dass jeder Käufer eine Antwort bekommt.
Eigentümer und Vertretung sind zwei verschiedene Dinge
Der Eigentümer ist die Person, die für das Geschäft verantwortlich ist: für die Beziehung zum Käufer, für Betrag und erwartetes Abschlussdatum im Forecast und für das Ergebnis, wenn das Geschäft gewonnen oder verloren wird. Eine Vertretung ist vorübergehend: jemand, der Fragen beantwortet und vereinbarte nächste Schritte weiterführt, solange der Eigentümer abwesend ist. Wer beides vermischt, bekommt Probleme. Wechselt der Eigentümer bei jedem Urlaub, springen Geschäfte in Berichten pro Verkäufer zwischen Namen hin und her, Ziele und etwaige Provisionsregeln werden schwieriger, und der Verlauf zeigt nicht mehr, wer die Beziehung aufgebaut hat. Behalten Sie den Eigentümer und regeln Sie die Vertretung getrennt.
Was Sie vor dem Urlaub regeln
Einige Tage vor der Abwesenheit geht der Eigentümer alle offenen Geschäfte durch. Jedes Geschäft bekommt eine kurze Übergabenotiz: wo es steht, was der Käufer zuletzt gesagt hat, was zugesagt wurde und was ausdrücklich nicht zugesagt werden darf. Jede Aufgabe, die in die Abwesenheit fällt, wird mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Vertretung zugewiesen. Geschäfte ohne klaren nächsten Schritt bekommen zuerst einen; ein Geschäft mit einem Datum für den nächsten Schritt lässt sich viel leichter vertreten als eines, bei dem nur der Eigentümer weiß, wie es weitergeht. Nennen Sie schließlich in der Abwesenheitsnotiz die Vertretung, damit ein Käufer weiß, an wen er sich wenden kann.
Sorgen Sie dafür, dass die Vertretung das Geschäft auch sieht
Eine Vertretung funktioniert nur, wenn sie das Geschäft öffnen, die Notizen lesen und Aktivitäten erfassen kann. In einem Team, in dem Vertriebsmitarbeitende die Geschäfte ihrer Kollegen sehen, ist dafür nichts weiter nötig. Ist der Zugriff auf eigene Datensätze beschränkt, prüfen Sie vor dem Urlaub, ob die Vertretung Teamzugriff hat, oder lassen Sie die Vertriebsleitung vertreten. Teilen Sie keine Zugangsdaten als Abkürzung: Jeder Nutzer arbeitet mit seinem eigenen Konto, damit der Aktivitätsverlauf zeigt, wer tatsächlich mit dem Käufer gesprochen hat.
Wann ein neuer Eigentümer die richtige Entscheidung ist
Nicht jede Abwesenheit ist ein Urlaub. Eine längere Krankheit, Elternzeit oder der Wechsel in eine andere Rolle bedeuten, dass das Geschäft ohne den ursprünglichen Eigentümer abgeschlossen wird oder sich verzögert. Warten verschiebt dann nur Entscheidungen, und die Geschäfte sollten mit einer Notiz zur Begründung einem neuen Eigentümer zugewiesen werden. Vereinbaren Sie im Team eine einfache Grenze, zum Beispiel dass eine Abwesenheit, die über das erwartete Abschlussdatum hinausgeht oder kein festes Rückkehrdatum hat, zu einer Neuzuweisung führt, und wenden Sie sie bei allen gleich an.
Die Rückgabe nach dem Urlaub
Am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub hinterlässt die Vertretung an jedem bearbeiteten Geschäft eine kurze Notiz: was passiert ist, was zugesagt wurde und welche Aufgaben noch offen sind. Offene Aufgaben gehen an den Eigentümer zurück. Sehen Sie sich die vertretenen Geschäfte im nächsten Pipeline-Review gemeinsam an, damit nichts, was während der Abwesenheit geschehen ist, zwischen zwei Personen verloren geht.